Los permisos deciden quién puede ver los gastos, editarlos, marcarlos como pagados, reembolsarlos o cambiar la configuración de Gastos. Configúralos una sola vez, para que el equipo de finanzas pueda trabajar sin pedírselo cada vez a un/a admin y nadie vea más de lo que debe.

Configura los permisos de Gastos

Descripción general

• Los permisos se dan mediante grupos de permisos. Cada empleado/a pertenece a un solo grupo y tiene todos los permisos de ese grupo.
• Factorial incluye tres grupos: Administradores (todos los permisos, no se puede editar), Grupo predeterminado (todas las personas que no se han movido a otro grupo; su página se titula Empleados predeterminados) y Espacio de bienvenida. Edita el Grupo predeterminado o crea los tuyos, por ejemplo «Equipo de finanzas» o «Responsables de equipo».
• Los permisos no deciden quién aprueba un gasto (lo decide el flujo de aprobación) ni, si tu empresa paga por usuario/a, quién puede crear gastos (lo decide ser usuario/a de Gastos). Consulta las preguntas frecuentes 4 y 5.

Cómo hacerlo

1. Ve a Configuración > Permisos.
2. Haz clic en Ver grupo en un grupo (por ejemplo, Grupo predeterminado, que incluye a todas las personas que no se han movido a otro grupo) o crea uno con Nuevo grupo personalizado.
3. Desplázate hasta la sección Gastos.
4. Marca los permisos que necesites. En los tres permisos que tienen alcance, marca también a quién se aplican (consulta la pregunta frecuente 8).
5. Desplázate hasta abajo y haz clic en Guardar. Si sales de la página sin guardar, se pierden los cambios.

Atención: un permiso sin alcance (por ejemplo, Puede marcar gastos como pagados) también da Puede ver y descargar «Gastos» para toda la empresa. Consulta la pregunta frecuente 6.

Los permisos de Gastos

Permisos que se aplican a toda la empresa:

Permisos que puedes limitar a algunas personas (pregunta frecuente 8): Puede ver y descargar «Gastos» (ver la lista de gastos y exportarla), Puede editar gastos en estado pendiente y Puede eliminar gastos manuales rechazados.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Alguien con permisos sigue sin poder crear gastos.
Si tu empresa paga por usuario/a, tiene que ser usuario/a de Gastos. Consulta Añade personas a Gastos.

Un/a responsable de equipo ve los gastos de todo el mundo, no solo los de su equipo.
Revisa los permisos sin alcance del grupo. Si activas uno (por ejemplo, Puede marcar gastos como pagados), se da Puede ver y descargar «Gastos» para toda la empresa.

No veo Añadir gastos nuevos en nombre de otra persona ni Puede reembolsar gastos.
Dependen de tu plan. Tu account manager te lo puede confirmar.

Alguien no puede abrir ni hacer clic en nada en Configuración > Gastos (políticas, flujo de aprobación, comprobaciones de gastos).
Necesita Puede acceder a la configuración de gastos.

Un permiso que no he marcado se ha activado solo.
Algunos permisos necesitan otros para funcionar, así que Factorial te los activa. Consulta la pregunta frecuente 6.

Mis cambios de permisos han desaparecido.
Los cambios no se guardan hasta que haces clic en Guardar al final de la página; si sales sin guardar, se pierden.

Preguntas frecuentes

1. Ahora la configuración abre ONE. ¿Los/as admins pueden seguir cambiando la configuración a mano?
   La mayoría, sí: los tipos de gasto, el formulario de gastos, las tarifas, los grupos de gastos y la contabilidad se siguen cambiando a mano. El flujo de aprobación y las comprobaciones de gastos solo se crean y se cambian conversando con ONE: revisas el resultado y no cambia nada hasta que haces clic en Guardar. Para ambas cosas necesitas Puede acceder a la configuración de gastos.
   
2. ¿Un/a empleado/a puede pertenecer a más de un grupo de permisos?
   No. Cada empleado/a pertenece a un solo grupo. Para cambiar los permisos de alguien, muévelo/a a otro grupo o edita su grupo.
   
3. ¿Dónde está la lista de usuarios/as de Gastos? Antes estaba en Permisos.
   Ahora está en Configuración > Suscripción > Usuarios de Gastos.
   
4. ¿Los permisos deciden quién aprueba un gasto?
   No. Quién aprueba un gasto lo decide el flujo de aprobación, y los/as revisores/as siempre pueden ver los gastos que se les pide revisar. Consulta Configura el flujo de aprobación.
   
5. ¿Los permisos deciden quién puede crear gastos?
   Si tu empresa paga por usuario/a, no: lo decide ser usuario/a de Gastos. Si no, lo decide el permiso Puede crear un gasto. Consulta Añade personas a Gastos.
   
6. ¿Qué permisos de Gastos activan otros automáticamente?
   
   • Editar gastos pendientes, eliminar los rechazados, restablecer el flujo de aprobación, marcar como pagado, Aprobador global y ver la entidad legal activan Puede ver y descargar «Gastos». Los permisos sin alcance lo dan para toda la empresa, así que, si alguien solo debe ver los gastos de su equipo, no le des ningún permiso sin alcance.
   • Añadir gastos nuevos en nombre de otra persona también activa Puede crear un gasto y Puede ver y descargar «Gastos».
   • Puede reembolsar gastos también activa Puede marcar gastos como pagados y el permiso de nómina para crear complementos a partir de gastos.
   • Puede acceder a la configuración de gastos también activa Editar la configuración de aprobaciones.
   • Puede gestionar tarjetas activa los permisos de tarjetas y cuentas bancarias que necesita.
   
   
7. ¿Cómo configuro un grupo de permisos para el equipo de finanzas?
   Normalmente, el equipo de finanzas revisa los gastos de todo el mundo, los reembolsa y mantiene la configuración al día. Ve a Configuración > Permisos y crea un grupo llamado, por ejemplo, «Equipo de finanzas». En Gastos, activa Puede ver y descargar «Gastos» Para toda la empresa y, después, Puede marcar gastos como pagados, Puede reembolsar gastos (si tu plan lo incluye) y Puede acceder a la configuración de gastos. Añade a las personas del equipo de finanzas al grupo y guarda.
   
8. ¿Qué permisos de Gastos puedo limitar a algunas personas (alcance) y a quién?
   Se pueden limitar tres permisos. Puedes elegir Para sí mismo/a, Para sus subordinados directos e indirectos, Para las personas de los equipos que lidera, Para las personas de su entidad legal o Para toda la empresa:

   Permiso	Qué permite hacer
   Puede ver y descargar «Gastos»	Ver la lista de gastos y exportarla.
   Puede editar gastos en estado pendiente	Cambiar un gasto mientras espera la aprobación. El gasto sigue pendiente y su aprobación no se reinicia.
   Puede eliminar gastos manuales rechazados	Eliminar gastos rechazados que no se han pagado con tarjeta.

   El resto de permisos de Gastos se aplican a toda la empresa.
   
9. ¿Cómo evito que los/as empleados/as vean los gastos de los demás?
   Ve a Configuración > Permisos y abre el grupo al que pertenecen (para todo el mundo, el Grupo predeterminado). En Gastos, configura Puede ver y descargar «Gastos» como Para sí mismo/a o desmárcalo. Comprueba también que el grupo no tenga activado ningún permiso sin alcance (por ejemplo, Puede marcar gastos como pagados), porque lo dan para toda la empresa. Haz clic en Guardar.
   
10. Alguien tiene el permiso pero no ve los gastos de otra entidad legal. ¿Por qué?
    Revisa el alcance de Puede ver y descargar «Gastos». Para las personas de su entidad legal limita el permiso a su propia entidad legal; elige Para toda la empresa para incluir las demás. Ver la entidad legal del empleado solo muestra a qué entidad legal pertenece cada empleado/a: no da acceso a sus gastos.
    
11. ¿Por qué alguien no ve Gastos > Gastos de empleados, o solo ve los gastos de algunos/as empleados/as?
    Esa página muestra los gastos de otras personas. Hace falta tener Puede ver y descargar «Gastos» para los subordinados directos e indirectos, los equipos que lidera o toda la empresa, o que se le haya pedido revisar un gasto. Todo el mundo ve sus propios gastos en Mis gastos > Gastos. Si la página no le aparece a alguien que debería verla, consulta Descubre por qué no ves Gastos o el botón Nuevo gasto.