Els permisos decideixen qui pot veure les despeses, editar-les, marcar-les com a pagades, reemborsar-les o canviar la configuració de Despeses. Configura'ls un sol cop, perquè l'equip de finances pugui treballar sense demanar-ho cada vegada a un/a admin i ningú no vegi més del compte.

Configura els permisos de Despeses

Descripció general

• Els permisos s'atorguen mitjançant grups de permisos. Cada treballador/a pertany a un sol grup i té tots els permisos d'aquest grup.
• Factorial inclou tres grups: Administradors (tots els permisos, no es pot editar), Grup predeterminat (totes les persones que no s'han mogut a un altre grup; la seva pàgina es titula Treballadors predeterminats) i Espai de benvinguda. Edita el Grup predeterminat o crea'n de propis, per exemple «Equip de finances» o «Responsables d'equip».
• Els permisos no decideixen qui aprova una despesa (ho decideix el flux d'aprovació) ni, si la teva empresa paga per usuari/ària, qui pot crear despeses (ho decideix ser usuari/ària de Despeses). Consulta les preguntes freqüents 4 i 5.

Com fer-ho

1. Ves a Configuració > Permisos.
2. Fes clic a Mostra el grup en un grup (per exemple, Grup predeterminat, que inclou totes les persones que no s'han mogut a un altre grup) o crea'n un amb Nou grup personalitzat.
3. Desplaça't fins a la secció Despeses.
4. Marca els permisos que necessitis. Per als tres permisos que tenen abast, marca també a qui s'apliquen (consulta la pregunta freqüent 8).
5. Desplaça't fins a baix de tot i fes clic a Desa. Si surts de la pàgina sense desar, es perden els canvis.

Compte: un permís sense abast (per exemple, Pot marcar les despeses com a pagades) també dona Pot veure i descarregar «Despeses» per a tota l'empresa. Consulta la pregunta freqüent 6.

Els permisos de Despeses

Permisos que s'apliquen a tota l'empresa:

Permisos que pots limitar a algunes persones (pregunta freqüent 8): Pot veure i descarregar «Despeses» (veure la llista de despeses i exportar-la), Pot editar despeses amb estat pendent i Pot eliminar despeses manuals rebutjades.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

Una persona amb permisos encara no pot crear despeses.
Si la teva empresa paga per usuari/ària, ha de ser usuari/ària de Despeses. Consulta Afegeix persones a Despeses.

Un/a responsable d'equip veu les despeses de tothom, no només les del seu equip.
Revisa els permisos sense abast del grup. Si n'actives un (per exemple, Pot marcar les despeses com a pagades), es dona Pot veure i descarregar «Despeses» per a tota l'empresa.

No veig Afegir despeses noves en nom d'una altra persona ni Pot reemborsar despeses.
Depenen del teu pla. El teu account manager t'ho pot confirmar.

Algú no pot obrir ni fer clic a res a Configuració > Despeses (polítiques, flux d'aprovació, verificacions de despesa).
Necessita Pot accedir a la configuració de despeses.

Un permís que no he marcat s'ha activat sol.
Alguns permisos en necessiten d'altres per funcionar, així que Factorial te'ls activa. Consulta la pregunta freqüent 6.

Els canvis de permisos han desaparegut.
Els canvis no es desen fins que fas clic a Desa a la part inferior de la pàgina; si surts sense desar, es perden.

Preguntes freqüents

1. Ara la configuració obre ONE. Els/les admins encara poden canviar la configuració a mà?
   La majoria, sí: els tipus de despesa, el formulari de despeses, les tarifes, els grups de despeses i la comptabilitat encara es canvien a mà. El flux d'aprovació i les verificacions de despesa només es creen i es canvien conversant amb ONE: revises el resultat i no canvia res fins que fas clic a Desa. Per a totes dues coses necessites Pot accedir a la configuració de despeses.
   
2. Un/a treballador/a pot pertànyer a més d'un grup de permisos?
   No. Cada treballador/a pertany a un sol grup. Per canviar els permisos d'algú, mou-lo/la a un altre grup o edita el seu grup.
   
3. On és la llista d'usuaris/àries de Despeses? Abans era a Permisos.
   Ara és a Configuració > Subscripció > Usuaris de Despeses.
   
4. Els permisos decideixen qui aprova una despesa?
   No. Qui aprova una despesa ho decideix el flux d'aprovació, i els/les revisors/es sempre poden veure les despeses que se'ls demana que revisin. Consulta Configura el flux d'aprovació.
   
5. Els permisos decideixen qui pot crear despeses?
   Si la teva empresa paga per usuari/ària, no: ho decideix ser usuari/ària de Despeses. Si no, ho decideix el permís Pot crear una despesa. Consulta Afegeix persones a Despeses.
   
6. Quins permisos de Despeses n'activen d'altres automàticament?
   
   • Editar despeses pendents, eliminar les rebutjades, restablir el flux d'aprovació, marcar com a pagada, Aprovador global i veure l'entitat legal activen Pot veure i descarregar «Despeses». Els permisos sense abast el donen per a tota l'empresa, així que, si algú només ha de veure les despeses del seu equip, no li donis cap permís sense abast.
   • Afegir despeses noves en nom d'una altra persona també activa Pot crear una despesa i Pot veure i descarregar «Despeses».
   • Pot reemborsar despeses també activa Pot marcar les despeses com a pagades i el permís de nòmina per crear complements a partir de despeses.
   • Pot accedir a la configuració de despeses també activa Editar la configuració d'aprovacions.
   • Pot gestionar targetes activa els permisos de targetes i de comptes bancaris que necessita.
7. Com configuro un grup de permisos per a l'equip de finances?
   Normalment, l'equip de finances revisa les despeses de tothom, les reemborsa i manté la configuració al dia. Ves a Configuració > Permisos i crea un grup anomenat, per exemple, «Equip de finances». A Despeses, activa Pot veure i descarregar «Despeses» Per a tota l'empresa i, després, Pot marcar les despeses com a pagades, Pot reemborsar despeses (si el teu pla l'inclou) i Pot accedir a la configuració de despeses. Afegeix-hi les persones de l'equip de finances i desa.
   
8. Quins permisos de Despeses puc limitar a algunes persones (abast) i a qui?
   Es poden limitar tres permisos. Pots triar Per a si mateix/a, Per als subordinats directes i indirectes, Per a les persones dels equips que lidera, Per a les persones de la seva entitat legal o Per a tota l'empresa:

   Permís	Què permet fer
   Pot veure i descarregar «Despeses»	Veure la llista de despeses i exportar-la.
   Pot editar despeses amb estat pendent	Canviar una despesa mentre espera l'aprovació. La despesa continua pendent i la seva aprovació no es reinicia.
   Pot eliminar despeses manuals rebutjades	Eliminar despeses rebutjades que no s'han pagat amb targeta.

   La resta de permisos de Despeses s'apliquen a tota l'empresa.
   
9. Com evito que els/les treballadors/es vegin les despeses dels altres?
   Ves a Configuració > Permisos i obre el grup al qual pertanyen (per a tothom, el Grup predeterminat). A Despeses, configura Pot veure i descarregar «Despeses» com a Per a si mateix/a o desmarca'l. Comprova també que el grup no tingui activat cap permís sense abast (per exemple, Pot marcar les despeses com a pagades), perquè el donen per a tota l'empresa. Fes clic a Desa.
   
10. Algú té el permís però no veu les despeses d'una altra entitat legal. Per què?
    Revisa l'abast de Pot veure i descarregar «Despeses». Per a les persones de la seva entitat legal limita el permís a la seva entitat legal; tria Per a tota l'empresa per incloure-hi les altres. Veure l'entitat legal del treballador només mostra a quina entitat legal pertany cada treballador/a: no dona accés a les seves despeses.
    
11. Per què algú no veu Despeses > Despeses d'empleats, o només hi veu les despeses d'alguns/es treballadors/es?
    Aquesta pàgina mostra les despeses d'altres persones. Cal tenir Pot veure i descarregar «Despeses» per als subordinats directes i indirectes, els equips que lidera o tota l'empresa, o que se li hagi demanat que revisi una despesa. Tothom veu les seves despeses a Les meves despeses > Despeses. Si la pàgina no apareix a algú que l'hauria de veure, consulta Descobreix per què no veus Despeses o el botó Nova despesa.