Una regla de aprovisionamiento es un texto corto y en lenguaje sencillo que indica quién debe tener una cuenta en un SaaS y qué les otorga esa cuenta. Cada SaaS tiene una regla, y la utilizas para automatizar el acceso de incorporación y para detectar cuentas que no deberían estar allí.

Funcionalidad

Descripción general

Factorial IT aplica la regla publicada de un SaaS de dos maneras:

• En la incorporación, preselecciona las cuentas que la nueva contratación debe obtener.
• En cuentas existentes, marca cada cuenta que no coincide.

Para crear o eliminar una cuenta manualmente, consulta Gestionar tu SaaS.

Antes de empezar

• Necesitas el permiso de Gestionar SaaS para editar, previsualizar y publicar una regla.
• Para que Factorial IT cree cuentas por sí mismo, el SaaS debe estar conectado con el aprovisionamiento. Si el SaaS se rastrea manualmente, la incorporación recibe una tarea de Aprovisionar [nombre de la app] para el propietario del SaaS en su lugar.

Cómo usar

1. Ve a SaaS > Directorio y selecciona el SaaS.
2. Abre la pestaña de Configuración. En Configuración, la tarjeta de Reglas muestra la regla y su estado.
3. Haz clic en la tarjeta para abrir la regla. Si el SaaS aún no tiene regla, haz clic en Configuración.
4. Escribe las condiciones (consulta Escribir la regla más abajo).
5. Previsualiza el borrador y luego publícalo (consulta Previsualizar y publicar más abajo).

Estados de la regla

Si un SaaS no tiene regla publicada, las incorporaciones no preseleccionan nada para él y ninguna cuenta es marcada.

Encuentra el SaaS que aún necesita una regla

1. Ve a SaaS > Directorio.
2. Filtra por Reglas > No publicadas. También puedes mostrar la columna de Reglas desde el selector de columnas.

En el directorio, una regla con cambios pendientes cuenta como Publicado. Un SaaS con solo un borrador, o sin regla alguna, cuenta como No publicado. La exportación a CSV utiliza el mismo filtro.

Escribir la regla

Una regla se divide en secciones. Bajo cada sección, coloca una condición por línea, escrita en palabras cotidianas:

• Exclusiones globales: personas que la regla ignora. Tú manejas su acceso tú mismo.
• Reglas de acceso: quién debe tener una cuenta y quién no debe.
• Reglas de rol, Reglas de licencia, Reglas de grupo y Reglas de unidad organizativa: quién obtiene qué rol, licencia, grupo o unidad. Cada sección solo aparece cuando el SaaS realmente tiene ese tipo de derecho.
• Cuentas de servicio a ignorar: cuentas que no pertenecen a ningún empleado, por ejemplo, una cuenta de administrador compartida.

Construye cada condición sobre los datos de empleados que Factorial IT ya tiene: equipo, título del trabajo, ubicación laboral, entidad legal, gerente, tipo de empleo o un campo personalizado. También puedes listar personas por correo electrónico. Escribe grupos, roles y licencias exactamente como aparecen en la pestaña de Derechos del SaaS.

## Reglas de acceso

- Empleados con equipo 'Diseño' o 'Producto'
- Empleados con tipo de empleo 'Practicante' no deben tener acceso

## Reglas de grupo

- Empleados con equipo 'Diseño' → 'grupo' 'diseño'
- Empleados con título de trabajo 'Jefe de Diseño' → 'grupo' 'administradores'

Previsualizar y publicar

Las ediciones se guardan como un borrador y no cambian nada hasta que publiques.

1. Previsualiza el borrador. Haz clic en Previsualizar en la parte superior del chat de ONE, al lado de la regla. Verás qué empleados marcaría el borrador, qué cambiaría para cada uno de ellos y cuántos empleados ya coinciden.
2. Publicar. Haz clic en Publicar cambios en la barra en la parte inferior de la regla. A partir de ese momento, las incorporaciones y los problemas utilizarán la nueva versión.

Para dejar de usar una regla, haz clic en ⋯ > Despublicar. El borrador se conserva, y el SaaS se comporta como si no tuviera regla.

Escribir reglas con ONE

ONE puede redactar una primera regla a partir de las cuentas que ya existen en el SaaS. Observa quién tiene una cuenta y con qué grupos, roles, licencias y unidades organizativas. Pregunta en el chat, por ejemplo Escribe la regla de aprovisionamiento para Notion a partir de sus cuentas actuales. Si algo está mal, dilo en palabras sencillas y corregirá el texto.

Para trabajar con varios SaaS de una vez, pregunta en una sola conversación, por ejemplo Revisa las reglas de aprovisionamiento de mis SaaS conectados y propone correcciones. ONE guarda lo que escribe como un borrador y solo publica una regla una vez que confirmes. Lee cada regla antes de confirmar, porque controla quién obtiene acceso.

Revisar problemas de SaaS

Factorial IT verifica cada cuenta contra la regla publicada de su SaaS y marca cada discrepancia:

• Un empleado que debería tener una cuenta pero no tiene ninguna
• Una cuenta que la regla no otorga
• Un grupo, rol, licencia o unidad organizativa faltante, o un grupo, rol o licencia que la regla no otorga
• Una cuenta que no pertenece a ningún empleado

Encuentras los problemas de todos tus SaaS en SaaS > Problemas. En una página de SaaS, la columna de Problemas de la pestaña de Identidades muestra los problemas de cada cuenta.

Marcar nunca cambia nada por sí mismo. Para corregir una cuenta, abre su identidad y haz clic en Editar permisos o Desaprovisionar. Si la regla es el problema, corrige la regla.

Cómo se aplican las reglas en la incorporación

Factorial IT lee las reglas publicadas cuando se crea una incorporación, y nuevamente una vez que se confirman sus detalles. Luego, preselecciona:

• Los grupos, roles y licencias del buzón de la nueva contratación, tomados de la regla de tu proveedor de correo electrónico. Qué proveedores de correo electrónico obtienen un buzón se establece en el paso de Aprovisionar correo electrónico de la configuración de tu incorporación, ya sea que haya o no una regla.
• Las cuentas de la nueva contratación en tus otros SaaS, con sus grupos, roles, licencias y unidades organizativas.

Los pasos de Aprovisionar correo electrónico y Aprovisionar cuentas SaaS esperan mientras se trabaja en la preselección, luego se abren con las cuentas ya marcadas. Si la preselección no se puede completar, los pasos se abren vacíos y eliges las cuentas tú mismo. Un paso que ya ha comenzado mantiene su selección. Aún puedes cambiar la selección antes de que se creen las cuentas. Consulta Automatiza tus incorporaciones.

Cuando el Onboarding ejecuta una incorporación, crea las cuentas cubiertas por las reglas.

Las reglas nunca tocan cuentas existentes. Publicar una regla, o un cambio en los datos de RRHH de un empleado, ni otorga ni quita acceso. Cualquier discrepancia aparece en SaaS > Problemas, y tú decides qué hacer.

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

• Una nueva contratación no tiene cuentas preseleccionadas para un SaaS. El SaaS no tiene regla publicada, o la regla no cubre a esa persona. Verifica el estado en la tarjeta de Reglas.
• Los pasos de incorporación se abrieron vacíos. La preselección no pudo completarse. Selecciona las cuentas manualmente.
• Publicar una regla no eliminó el acceso de nadie. Eso es esperado. Las reglas no cambian cuentas existentes. Corrige las discrepancias desde SaaS > Problemas.
• Una regla preselecciona o marca cuentas que no esperabas, y la previsualización no explica por qué. Contacta a support@factorial.it con:
  • El SaaS y el empleado en cuestión
  • La línea de la regla que esperabas que se aplicara
  • Qué Factorial IT preseleccionó o marcó

FAQ

1. ¿Un borrador afecta algo?
   No. Solo la versión publicada preselecciona cuentas y marca problemas.
    
2. ¿Puede una regla cubrir varios SaaS?
   No. Cada SaaS tiene su propia regla.
    
3. ¿Qué datos puede usar una condición?
   Equipo, título del trabajo, ubicación laboral, entidad legal, gerente, tipo de empleo, un campo personalizado, o el correo electrónico de una persona.
    
4. ¿Un SaaS rastreado manualmente usa reglas?
   Sí. En lugar de crear la cuenta, la incorporación recibe una tarea de Aprovisionar [nombre de la app] para el propietario del SaaS.