Uma regra de provisionamento é um texto curto e em linguagem simples que diz quem deve ter uma conta em um SaaS e o que essa conta oferece. Cada SaaS tem uma regra, e você a utiliza para automatizar o acesso de integração e identificar contas que não deveriam estar lá.

Funcionalidade

Visão Geral

Factorial IT aplica a regra publicada de um SaaS de duas maneiras:

• No onboarding, ela pré-seleciona as contas que a nova contratação deve receber.
• Em contas existentes, ela sinaliza cada conta que não corresponde.

Para criar ou remover uma conta manualmente, veja Gerenciar seu SaaS.

Antes de começar

• Você precisa da permissão Gerenciar SaaS para editar, visualizar e publicar uma regra.
• Para que o Factorial IT crie contas por conta própria, o SaaS deve estar conectado com o provisionamento. Se o SaaS for rastreado manualmente, o onboarding recebe uma tarefa Provisionar [nome do app] para o proprietário do SaaS em vez disso.

Como usar

1. Vá para SaaS > Diretório e escolha o SaaS.
2. Abra a aba Configurações. Em Configuração, o cartão Regras mostra a regra e seu status.
3. Clique no cartão para abrir a regra. Se o SaaS ainda não tiver uma regra, clique em Configuração.
4. Escreva as condições (veja Escreva a regra abaixo).
5. Visualize o rascunho e depois publique (veja Visualizar e publicar abaixo).

Status das regras

Se um SaaS não tiver uma regra publicada, os onboardings não pré-selecionam nada para ele e nenhuma conta é sinalizada.

Encontre o SaaS que ainda precisa de uma regra

1. Vá para SaaS > Diretório.
2. Filtre por Regras > Não publicadas. Você também pode mostrar a coluna Regras a partir do seletor de colunas.

No diretório, uma regra com alterações pendentes conta como Publicada. Um SaaS com apenas um rascunho, ou sem regra alguma, conta como Não publicada. A exportação CSV usa o mesmo filtro.

Escreva a regra

Uma regra é dividida em seções. Sob cada seção, coloque uma condição por linha, escrita em palavras do dia a dia:

• Exclusões globais: pessoas que a regra ignora. Você gerencia o acesso delas por conta própria.
• Regras de acesso: quem deve ter uma conta e quem não deve.
• Regras de função, Regras de licença, Regras de grupo e Regras de unidade organizacional: quem recebe qual função, licença, grupo ou unidade. Cada seção aparece apenas quando o SaaS realmente tem esse tipo de direito.
• Contas de serviço a ignorar: contas que não pertencem a nenhum funcionário, por exemplo, uma conta de administrador compartilhada.

Construa cada condição com dados de funcionários que o Factorial IT já possui: equipe, cargo, local de trabalho, entidade legal, gerente, tipo de emprego ou um campo personalizado. Você também pode listar pessoas por e-mail. Escreva grupos, funções e licenças exatamente como aparecem na aba Direitos do SaaS.

## Regras de acesso

- Funcionários com equipe 'Design' ou 'Produto'
- Funcionários com tipo de emprego 'Estagiário' não devem ter acesso

## Regras de grupo

- Funcionários com equipe 'Design' → 'grupodedesign'
- Funcionários com cargo 'Chefe de Design' → 'grupodeadmins'

Visualizar e publicar

As edições são salvas como um rascunho e não alteram nada até que você publique.

1. Visualize o rascunho. Clique em Visualizar no topo do chat ONE, ao lado da regra. Você verá quais funcionários o rascunho sinalizaria, o que mudaria para cada um deles e quantos funcionários já correspondem.
2. Publique. Clique em Publicar alterações na barra na parte inferior da regra. A partir desse momento, onboardings e problemas usam a nova versão.

Para parar de usar uma regra, clique em ⋯ > Despublicar. O rascunho é mantido, e o SaaS se comporta como se não tivesse regra.

Escreva regras com ONE

ONE pode elaborar uma primeira regra a partir das contas que já existem no SaaS. Ele analisa quem tem uma conta e com quais grupos, funções, licenças e unidades organizacionais. Pergunte no chat, por exemplo Escreva a regra de provisionamento para Notion a partir de suas contas atuais. Se algo estiver errado, diga em palavras simples e ele corrigirá o texto.

Para trabalhar com vários SaaS de uma só vez, pergunte em uma única conversa, por exemplo Revise as regras de provisionamento dos meus SaaS conectados e proponha correções. ONE salva o que escreve como um rascunho e só publica uma regra quando você confirmar. Leia cada regra antes de confirmar, porque ela controla quem recebe acesso.

Revise os problemas do SaaS

Factorial IT verifica cada conta contra a regra publicada de seu SaaS e sinaliza cada discrepância:

• Um funcionário que deveria ter uma conta, mas não tem nenhuma
• Uma conta que a regra não concede
• Um grupo, função, licença ou unidade organizacional ausente, ou um grupo, função ou licença que a regra não concede
• Uma conta que não pertence a nenhum funcionário

Você encontra os problemas de todos os seus SaaS em SaaS > Problemas. Em uma página de SaaS, a coluna Problemas da aba Identidades mostra os problemas de cada conta.

A sinalização nunca altera nada por si só. Para corrigir uma conta, abra sua identidade e clique em Editar permissões ou Retirar provisionamento. Se a regra for o problema, corrija a regra.

Como as regras se aplicam no onboarding

Factorial IT lê as regras publicadas quando um onboarding é criado e novamente uma vez que seus detalhes são confirmados. Em seguida, ela pré-seleciona:

• Os grupos, funções e licenças da caixa de entrada da nova contratação, retirados da regra do seu provedor de e-mail. Quais provedores de e-mail recebem uma caixa de entrada é definido na etapa Provisionar e-mail das suas configurações de onboarding, independentemente de haver uma regra ou não.
• As contas da nova contratação em seus outros SaaS, com seus grupos, funções, licenças e unidades organizacionais.

As etapas Provisionar e-mail e Provisionar contas SaaS aguardam enquanto a pré-seleção é elaborada, depois abrem com as contas já marcadas. Se a pré-seleção não puder ser concluída, as etapas abrem vazias e você escolhe as contas por conta própria. Uma etapa que já começou mantém sua seleção. Você ainda pode mudar a seleção antes que as contas sejam criadas. Veja Automatize seus onboardings.

Quando o Onboarding executa um onboarding, ele cria as contas cobertas pelas regras.

As regras nunca afetam contas existentes. Publicar uma regra ou uma alteração nos dados de RH de um funcionário não concede nem remove acesso. Qualquer discrepância aparece em SaaS > Problemas, e você decide o que fazer.

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• Uma nova contratação não teve contas pré-selecionadas para um SaaS. O SaaS não tem uma regra publicada ou a regra não cobre essa pessoa. Verifique o status no cartão Regras.
• As etapas do onboarding abriram vazias. A pré-seleção não pôde ser concluída. Escolha as contas manualmente.
• Publicar uma regra não removeu o acesso de ninguém. Isso é esperado. As regras não alteram contas existentes. Corrija as discrepâncias em SaaS > Problemas.
• Uma regra pré-seleciona ou sinaliza contas que você não esperava, e a visualização não explica o porquê. Entre em contato com support@factorial.it com:
  • O SaaS e o funcionário em questão
  • A linha da regra que você esperava que se aplicasse
  • O que Factorial IT pré-selecionou ou sinalizou

FAQ

1. Um rascunho afeta algo?
   Não. Apenas a versão publicada pré-seleciona contas e sinaliza problemas.
    
2. Uma regra pode cobrir vários SaaS?
   Não. Cada SaaS tem sua própria regra.
    
3. Quais dados uma condição pode usar?
   Equipe, cargo, local de trabalho, entidade legal, gerente, tipo de emprego, um campo personalizado ou o e-mail de uma pessoa.
    
4. Um SaaS rastreado manualmente usa regras?
   Sim. Em vez de criar a conta, o onboarding recebe uma tarefa Provisionar [nome do app] para o proprietário do SaaS.