Eine Bereitstellungsregel ist ein kurzer, verständlicher Text, der angibt, wer ein Konto in einer SaaS haben sollte und was dieses Konto ihnen gibt. Jede SaaS hat eine Regel, und du verwendest sie, um den Zugang zur Einarbeitung zu automatisieren und um Konten zu identifizieren, die dort nicht sein sollten.

Funktion/Merkmal

Übersicht

Factorial IT wendet die veröffentlichte Regel einer SaaS auf zwei Arten an:

• Bei der Einarbeitung wählt es die Konten vor, die der neue Mitarbeiter erhalten sollte.
• Bei bestehenden Konten kennzeichnet es jedes Konto, das nicht übereinstimmt.

Um ein Konto manuell zu erstellen oder zu entfernen, siehe Verwalte deine SaaS.

Bevor du beginnst

• Du benötigst die Manage SaaS-Berechtigung, um eine Regel zu bearbeiten, zu überprüfen und zu veröffentlichen.
• Damit Factorial IT Konten selbst erstellen kann, muss die SaaS mit der Bereitstellung verbunden sein. Wenn die SaaS manuell verfolgt wird, erhält die Einarbeitung stattdessen eine Provision [App-Name]-Aufgabe für den SaaS-Besitzer.

So verwendest du es

1. Gehe zu SaaS > Verzeichnis und wähle die SaaS aus.
2. Öffne die Registerkarte Einstellungen. Unter Setup zeigt die Regeln-Karte die Regel und ihren Status an.
3. Klicke auf die Karte, um die Regel zu öffnen. Wenn die SaaS noch keine Regel hat, klicke auf Setup.
4. Schreibe die Bedingungen (siehe Schreibe die Regel unten).
5. Überprüfe den Entwurf, und veröffentliche ihn dann (siehe Vorschau und veröffentlichen unten).

Regelstatus

Wenn eine SaaS keine veröffentlichte Regel hat, wählt die Einarbeitung nichts vor und kein Konto wird gekennzeichnet.

Finde die SaaS, die noch eine Regel benötigen

1. Gehe zu SaaS > Verzeichnis.
2. Filtere nach Regeln > Unveröffentlicht. Du kannst auch die Regeln-Spalte im Spaltenauswahlmenü anzeigen.

Im Verzeichnis zählt eine Regel mit ausstehenden Änderungen als Veröffentlicht. Eine SaaS mit nur einem Entwurf oder ohne Regel zählt als Unveröffentlicht. Der CSV-Export verwendet denselben Filter.

Schreibe die Regel

Eine Regel ist in Abschnitte unterteilt. Unter jedem Abschnitt steht eine Bedingung pro Zeile, in Alltagswörtern geschrieben:

• Globale Ausschlüsse: Personen, die von der Regel ignoriert werden. Du kümmerst dich selbst um ihren Zugang.
• Zugangsregeln: Wer ein Konto haben muss und wer nicht.
• Rollenregeln, Lizenzregeln, Gruppenregeln und Organisationsregeln: Wer welche Rolle, Lizenz, Gruppe oder Einheit erhält. Jeder Abschnitt erscheint nur, wenn die SaaS tatsächlich diesen Anspruch hat.
• Zu ignorierende Dienstkonten: Konten, die keinem Mitarbeiter gehören, z. B. ein gemeinsames Administratorkonto.

Baue jede Bedingung auf den Mitarbeiterdaten auf, die Factorial IT bereits hat: Team, Berufsbezeichnung, Arbeitsort, rechtliche Einheit, Vorgesetzter, Beschäftigungsart oder ein benutzerdefiniertes Feld. Du kannst auch Personen nach E-Mail auflisten. Schreibe Gruppen, Rollen und Lizenzen genau so, wie sie im Ansprüche-Tab der SaaS erscheinen.

## Zugangs regeln

- Mitarbeiter mit Team 'Design' oder 'Produkt'
- Mitarbeiter mit Beschäftigungs art 'Praktikant' darf keinen Zugang

## Gruppen regeln

- Mitarbeiter mit Team 'Design' → 'design' Gruppe
- Mitarbeiter mit Berufsbezeichnung 'Leiter Design' → 'admins' Gruppe

Vorschau und veröffentlichen

Änderungen werden als Entwurf gespeichert und ändern nichts, bis du sie veröffentlichst.

1. Vorschau des Entwurfs. Klicke auf Vorschau oben im ONE-Chat, neben der Regel. Du siehst, welche Mitarbeiter der Entwurf kennzeichnen würde, was sich für jeden von ihnen ändern würde und wie viele Mitarbeiter bereits übereinstimmen.
2. Veröffentlichen. Klicke auf Änderungen veröffentlichen in der Leiste am unteren Ende der Regel. Ab diesem Moment verwenden die Einarbeitungen und Probleme die neue Version.

Um eine Regel nicht mehr zu verwenden, klicke auf ⋯ > Unveröffentlichen. Der Entwurf bleibt erhalten, und die SaaS verhält sich, als hätte sie keine Regel.

Regeln mit ONE schreiben

ONE kann eine erste Regel aus den bereits vorhandenen Konten in der SaaS entwerfen. Es schaut sich an, wer ein Konto hat und mit welchen Gruppen, Rollen, Lizenzen und organisatorischen Einheiten. Frage im Chat, zum Beispiel Schreibe die Bereitstellungsregel für Notion aus seinen aktuellen Konten. Wenn etwas nicht stimmt, sage es in einfachen Worten, und es korrigiert den Text.

Um mehrere SaaS auf einmal zu bearbeiten, frage in einem einzigen Gespräch, zum Beispiel Überprüfe die Bereitstellungsregeln meiner verbundenen SaaS und schlage Korrekturen vor. ONE speichert, was es schreibt, als Entwurf und veröffentlicht eine Regel erst, wenn du bestätigst. Lies jede Regel, bevor du bestätigst, denn sie bestimmt, wer Zugang erhält.

Überprüfe SaaS-Probleme

Factorial IT überprüft jedes Konto gegen die veröffentlichte Regel seiner SaaS und kennzeichnet jede Abweichung:

• Ein Mitarbeiter, der ein Konto haben sollte, aber keines hat
• Ein Konto, das die Regel nicht gewährt
• Eine fehlende Gruppe, Rolle, Lizenz oder organisatorische Einheit oder eine Gruppe, Rolle oder Lizenz, die die Regel nicht gewährt
• Ein Konto, das keinem Mitarbeiter gehört

Du findest die Probleme aller deiner SaaS unter SaaS > Probleme. Auf einer SaaS-Seite zeigt die Probleme-Spalte des Identitäten-Tabs die Probleme jedes Kontos an.

Das Kennzeichnen ändert von sich aus nichts. Um ein Konto zu korrigieren, öffne seine Identität und klicke auf Berechtigungen bearbeiten oder Deprovisionieren. Wenn die Regel das Problem ist, korrigiere die Regel.

Wie Regeln bei der Einarbeitung angewendet werden

Factorial IT liest die veröffentlichten Regeln, wenn eine Einarbeitung erstellt wird, und erneut, sobald die Details bestätigt sind. Es wählt dann vor:

• Die Gruppen, Rollen und Lizenzen des Postfachs des neuen Mitarbeiters, die aus der Regel deines E-Mail-Anbieters stammen. Welche E-Mail-Anbieter ein Postfach erhalten, wird im Schritt E-Mail bereitstellen deiner Einarbeitungs-Einstellungen festgelegt, unabhängig davon, ob es eine Regel gibt oder nicht.
• Die Konten des neuen Mitarbeiters in deinen anderen SaaS, mit ihren Gruppen, Rollen, Lizenzen und organisatorischen Einheiten.

Die Schritte E-Mail bereitstellen und SaaS-Konten bereitstellen warten, während die Vorauswahl erarbeitet wird, und öffnen sich dann mit den bereits angekreuzten Konten. Wenn die Vorauswahl nicht abgeschlossen werden kann, öffnen sich die Schritte leer und du wählst die Konten selbst aus. Ein Schritt, der bereits begonnen hat, behält seine Auswahl. Du kannst die Auswahl weiterhin ändern, bevor die Konten erstellt werden. Siehe Automatisiere deine Einarbeitungen.

Wenn der Onboarding-Agent eine Einarbeitung durchführt, erstellt er die Konten, die durch die Regeln abgedeckt sind.

Regeln berühren niemals bestehende Konten. Das Veröffentlichen einer Regel oder eine Änderung der HR-Daten eines Mitarbeiters gewährt oder entzieht keinen Zugang. Jede Abweichung erscheint unter SaaS > Probleme, und du entscheidest, was zu tun ist.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Ein neuer Mitarbeiter hat keine Konten für eine SaaS vorselektiert bekommen. Die SaaS hat keine veröffentlichte Regel oder die Regel deckt diese Person nicht ab. Überprüfe den Status auf der Regeln-Karte.
• Die Einarbeitungsschritte öffneten sich leer. Die Vorauswahl konnte nicht abgeschlossen werden. Wähle die Konten manuell aus.
• Das Veröffentlichen einer Regel hat den Zugang von niemandem entfernt. Das ist zu erwarten. Regeln ändern keine bestehenden Konten. Behebe Abweichungen unter SaaS > Probleme.
• Eine Regel wählt Konten vor oder kennzeichnet Konten, die du nicht erwartet hast, und die Vorschau erklärt nicht, warum. Kontaktiere support@factorial.it mit:
  • Der SaaS und dem betroffenen Mitarbeiter
  • Der Zeile der Regel, von der du erwartest, dass sie angewendet wird
  • Was Factorial IT vorselektiert oder gekennzeichnet hat

FAQ

1. Hat ein Entwurf Auswirkungen auf irgendetwas?
   Nein. Nur die veröffentlichte Version wählt Konten vor und kennzeichnet Probleme.
    
2. Kann eine Regel mehrere SaaS abdecken?
   Nein. Jede SaaS hat ihre eigene Regel.
    
3. Welche Daten kann eine Bedingung verwenden?
   Team, Berufsbezeichnung, Arbeitsort, rechtliche Einheit, Vorgesetzter, Beschäftigungsart, ein benutzerdefiniertes Feld oder die E-Mail einer Person.
    
4. Verwendet eine manuell verfolgte SaaS Regeln?
   Ja. Anstelle der Erstellung des Kontos erhält die Einarbeitung eine Provision [App-Name]-Aufgabe für den SaaS-Besitzer.