Une règle de provisionnement est un texte court et simple qui indique qui devrait avoir un compte dans un SaaS et ce que ce compte leur donne. Chaque SaaS a une règle, et vous l'utilisez pour automatiser l'accès à l'intégration et pour repérer les comptes qui ne devraient pas être là.
Fonctionnalité
Vue d'ensemble
Factorial IT applique la règle publiée d'un SaaS de deux manières :
- Lors de l'intégration, elle pré-sélectionne les comptes que la nouvelle recrue devrait obtenir.
- Sur les comptes existants, elle signale chaque compte qui ne correspond pas.
Pour créer ou supprimer un compte manuellement, voir Gérer votre SaaS.
Avant de commencer
- Vous avez besoin de la permission Gérer SaaS pour éditer, prévisualiser et publier une règle.
- Pour que Factorial IT crée des comptes lui-même, le SaaS doit être connecté avec le provisionnement. Si le SaaS est suivi manuellement, l'intégration reçoit une tâche Provisionner [nom de l'application] pour le propriétaire du SaaS à la place.
Comment utiliser
- Allez dans SaaS > Répertoire et choisissez le SaaS.
- Ouvrez l'onglet Paramètres. Sous Configuration, la carte Règles montre la règle et son statut.
- Cliquez sur la carte pour ouvrir la règle. Si le SaaS n'a pas encore de règle, cliquez sur Configurer.
- Écrivez les conditions (voir Écrire la règle ci-dessous).
- Prévisualisez le brouillon, puis publiez-le (voir Prévisualiser et publier ci-dessous).
Statuts des règles
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Publié | La règle est active. Elle pré-sélectionne des comptes et signale les comptes qui ne correspondent pas. |
| Modifications en attente | La règle est active, et le brouillon contient des modifications qui ne sont pas encore actives. |
| Non publié | Seulement un brouillon. Il n'a aucun effet. |
Si un SaaS n'a pas de règle publiée, les intégrations ne pré-sélectionnent rien pour lui et aucun compte n'est signalé.
Trouver le SaaS qui a encore besoin d'une règle
- Allez dans SaaS > Répertoire.
- Filtrez par Règles > Non publiées. Vous pouvez également afficher la colonne Règles depuis le sélecteur de colonnes.
Dans le répertoire, une règle avec des modifications en attente compte comme Publiée. Un SaaS avec seulement un brouillon, ou sans règle du tout, compte comme Non publié. L'exportation CSV utilise le même filtre.
Écrire la règle
Une règle est divisée en sections. Sous chaque section, mettez une condition par ligne, écrite en mots courants :
- Exclusions globales : personnes que la règle ignore. Vous gérez leur accès vous-même.
- Règles d'accès : qui doit avoir un compte, et qui ne doit pas.
- Règles de rôle, Règles de licence, Règles de groupe et Règles d'unité organisationnelle : qui obtient quel rôle, licence, groupe ou unité. Chaque section n'apparaît que lorsque le SaaS a réellement ce type de droit.
- Comptes de service à ignorer : comptes qui n'appartiennent à aucun employé, par exemple un compte administrateur partagé.
Construisez chaque condition sur les données des employés que Factorial IT détient déjà : équipe, intitulé de poste, lieu de travail, entité légale, manager, type d'emploi ou un champ personnalisé. Vous pouvez également lister des personnes par email. Épelez les groupes, rôles et licences exactement comme ils apparaissent dans l'onglet Droits du SaaS.
## Règles d'accès
- Employés avec équipe 'Design' ou 'Produit'
- Employés avec type d'emploi 'Stagiaire' ne doivent pas avoir d'accès
## Règles de groupe
- Employés avec équipe 'Design' → 'groupe' 'design'
- Employés avec titre de poste 'Responsable de Design' → 'groupe' 'admins'
Prévisualiser et publier
Les modifications sont enregistrées en tant que brouillon et ne changent rien jusqu'à ce que vous publiiez.
- Prévisualiser le brouillon. Cliquez sur Prévisualiser en haut du chat ONE, à côté de la règle. Vous voyez quels employés le brouillon signalerait, ce qui changerait pour chacun d'eux, et combien d'employés correspondent déjà.
- Publier. Cliquez sur Publier les modifications dans la barre en bas de la règle. À partir de ce moment, les intégrations et les problèmes utilisent la nouvelle version.
Pour arrêter d'utiliser une règle, cliquez sur ⋯ > Dépublier. Le brouillon est conservé, et le SaaS se comporte comme s'il n'avait pas de règle.
Écrire des règles avec ONE
ONE peut rédiger une première règle à partir des comptes qui existent déjà dans le SaaS. Il examine qui a un compte et avec quels groupes, rôles, licences et unités organisationnelles. Demandez dans le chat, par exemple Écrire la règle de provisionnement pour Notion à partir de ses comptes actuels. Si quelque chose ne va pas, dites-le en termes simples et il corrigera le texte.
Pour traiter plusieurs SaaS en une seule fois, demandez dans une seule conversation, par exemple Réviser les règles de provisionnement de mes SaaS connectés et proposer des corrections. ONE sauvegarde ce qu'il écrit en tant que brouillon et ne publie une règle que lorsque vous confirmez. Lisez chaque règle avant de confirmer, car elle détermine qui obtient l'accès.
Réviser les problèmes de SaaS
Factorial IT vérifie chaque compte par rapport à la règle publiée de son SaaS et signale chaque incohérence :
- Un employé qui devrait avoir un compte mais n'en a pas
- Un compte que la règle ne permet pas
- Un groupe, rôle, licence ou unité organisationnelle manquant, ou un groupe, rôle ou licence que la règle ne permet pas
- Un compte qui n'appartient à aucun employé
Vous trouvez les problèmes de tous vos SaaS dans SaaS > Problèmes. Sur une page de SaaS, la colonne Problèmes de l'onglet Identités montre les problèmes de chaque compte.
Le fait de signaler ne change jamais rien en soi. Pour corriger un compte, ouvrez son identité et cliquez sur Modifier les permissions ou Déprovisionner. Si la règle est le problème, corrigez la règle.
Comment les règles s'appliquent lors de l'intégration
Factorial IT lit les règles publiées lorsqu'une intégration est créée, et à nouveau une fois que ses détails sont confirmés. Elle pré-sélectionne alors :
- Les groupes, rôles et licences de la boîte mail de la nouvelle recrue, pris à partir de la règle de votre fournisseur de messagerie. Quels fournisseurs de messagerie obtiennent une boîte mail est défini dans l'étape Provisionner l'email de vos paramètres d'intégration, qu'il y ait ou non une règle.
- Les comptes de la nouvelle recrue dans vos autres SaaS, avec leurs groupes, rôles, licences et unités organisationnelles.
Les étapes Provisionner l'email et Provisionner les comptes SaaS attendent pendant que la pré-sélection est effectuée, puis s'ouvrent avec les comptes déjà cochés. Si la pré-sélection ne peut pas être complétée, les étapes s'ouvrent vides et vous choisissez les comptes vous-même. Une étape qui a déjà commencé conserve sa sélection. Vous pouvez encore changer la sélection avant que les comptes ne soient créés. Voir Automatisez vos intégrations.
Lorsque l'agent de Onboarding exécute une intégration, il crée les comptes couverts par les règles.
Les règles ne touchent jamais aux comptes existants. Publier une règle, ou un changement dans les données RH d'un employé, n'accorde ni ne retire l'accès. Toute incohérence apparaît dans SaaS > Problèmes, et vous décidez quoi faire.
Conseils et meilleures pratiques
- Prévisualisez toujours avant de publier. La prévisualisation montre qui serait signalé et ce qui changerait.
- Copiez les noms des droits depuis l'onglet Droits. Les groupes, rôles et licences doivent correspondre exactement.
- Commencez à partir du brouillon de ONE pour les SaaS qui ont déjà des comptes. Il construit la règle à partir de qui a accès aujourd'hui.
- Lisez chaque règle que ONE propose avant de confirmer. La règle décide qui obtient l'accès.
- Excluez les comptes administrateurs partagés sous Comptes de service à ignorer, afin qu'ils ne soient pas signalés.
- Utilisez Dépublier plutôt que de supprimer du texte lorsque vous souhaitez mettre une règle en pause. Le brouillon reste.
Dépannage et FAQ
Dépannage
- Une nouvelle recrue n'a eu aucun compte pré-sélectionné pour un SaaS. Le SaaS n'a pas de règle publiée, ou la règle ne couvre pas cette personne. Vérifiez le statut sur la carte Règles.
- Les étapes d'intégration se sont ouvertes vides. La pré-sélection n'a pas pu se terminer. Choisissez les comptes manuellement.
- La publication d'une règle n'a pas retiré l'accès de quiconque. C'est attendu. Les règles ne changent pas les comptes existants. Corrigez les incohérences depuis SaaS > Problèmes.
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Une règle pré-sélectionne ou signale des comptes que vous ne vous attendiez pas, et la prévisualisation n'explique pas pourquoi. Contactez support@factorial.it avec :
- Le SaaS et l'employé concerné
- La ligne de la règle que vous vous attendiez à appliquer
- Ce que Factorial IT a pré-sélectionné ou signalé
FAQ
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Un brouillon affecte-t-il quelque chose ?
Non. Seule la version publiée pré-sélectionne des comptes et signale des problèmes.
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Une règle peut-elle couvrir plusieurs SaaS ?
Non. Chaque SaaS a sa propre règle.
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Quelles données une condition peut-elle utiliser ?
Équipe, intitulé de poste, lieu de travail, entité légale, manager, type d'emploi, un champ personnalisé ou l'email d'une personne.
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Un SaaS suivi manuellement utilise-t-il des règles ?
Oui. Au lieu de créer le compte, l'intégration reçoit une tâche Provisionner [nom de l'application] pour le propriétaire du SaaS.