Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores/as.
Devuelve a muchos empleados/as a la vez con un solo archivo bancario: Factorial prepara un archivo de transferencia SEPA con cada gasto aprobado que selecciones, y lo subes a tu banco. No es necesario escribir IBANs y montos a mano, y los/as empleados/as pueden seguir cada gasto desde Aprobado hasta Enviado a pagar hasta Pagado.
Enviar gastos aprobados a pagar
Resumen
Úsalo para reembolsar gastos de bolsillo en euros, fuera de la nómina.
Antes de empezar
- Tu plan incluye el reembolso de gastos con SEPA, y tienes permiso para reembolsar gastos.
- Los gastos están Aprobados, fueron pagados por el/la empleado/a (de bolsillo) y se van a reembolsar en euros (EUR).
- Cada empleado/a tiene un IBAN en su perfil, bajo Información bancaria.
- Tu empresa tiene una cuenta bancaria añadida en Tesorería, de la cual se pagará.
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as y haz clic en la pestaña Aprobados.
- Selecciona los gastos que deseas reembolsar.
- Haz clic en Reembolsar > Reembolsar vía SEPA.
- En Reembolso vía SEPA, verifica el número de gastos y el total, y establece la Fecha esperada de reembolso (hoy por defecto): la fecha en que esperas que se pague a los/as empleados/as.
- Haz clic en Enviar. Los gastos se mueven a Enviado a pagar (en la pestaña Pagado), y se crea una solicitud de pago para cada uno en Tesorería.
Crear el archivo SEPA y pagarlo
Cómo usar
- Ve a Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago.
- Selecciona las solicitudes de pago de gastos y haz clic en Enviar a pagar.
- En Enviar solicitudes de pago a pagar, elige Crear nuevo pago masivo (o Añadir a pago masivo existente) y haz clic en Continuar.
- Verifica el Nombre, elige Archivo SEPA en Método de pago y la Cuenta de la que se pagará, luego haz clic en Continuar. Si tu empresa tiene una cuenta bancaria de Factorial, puedes elegir Pagar con Factorial en su lugar.
- Se abre el pago masivo, con el IBAN y el monto de cada empleado/a. Haz clic en Descargar archivo SEPA y súbelo a tu banca en línea.
- Una vez que tu banco haya realizado las transferencias, abre el pago masivo en Factorial y haz clic en Marcar como pagado. Los gastos se convierten en Pagado (con Pagar con Factorial, cuando se complete el pago).
Consejos y Mejores Prácticas
- Corrige los IBANs faltantes antes de fin de mes. Pide a los/as empleados/as que añadan su IBAN en su perfil, bajo Información bancaria, para que nadie sea omitido.
- Varios gastos con el mismo IBAN se combinan en una sola transferencia en el archivo, para que un/a empleado/a reciba un solo pago, no diez.
- ¿Gastos en otra moneda? Reembolsa a través de la nómina si la moneda coincide con el salario del/a empleado/a, o págales de otra manera y márcalos como pagados (consulta ¿Cómo marco un gasto como pagado, o lo deshago? y Gastos en otra moneda).
Artículos relacionados: ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? · ¿Cómo marco un gasto como pagado, o lo deshago?
Resolución de Problemas y FAQ
Resolución de Problemas
"IBAN faltante": No puedo enviar los gastos a pagar.
"No puedes procesar reembolsos sin el IBAN de un/a empleado/a." Algunos/as empleados/as no tienen un IBAN en su perfil. O bien:
- añade el IBAN faltante en el perfil del/de la empleado/a (Información bancaria > IBAN) y vuelve a intentarlo, o
- haz clic en Omitir y continuar para pagar a los/as demás ahora, y paga a los/as otros/as más tarde.
"No se pudo generar el archivo SEPA. El IBAN de [nombre] es inválido."
Corrige el IBAN de ese/a empleado/a en su perfil, luego genera el archivo nuevamente.
No veo "Reembolsar vía SEPA".
Verifica que los gastos estén Aprobados, de bolsillo y en euros, y que tengas permiso para reembolsar gastos.
"Ninguno de los gastos seleccionados puede ser reembolsado vía SEPA."
Cada gasto debe estar aprobado y en euros, y su empleado/a necesita una cuenta bancaria válida y una entidad legal.
"La entidad legal [nombre] no tiene NIF. Agrégalo antes de generar el archivo SEPA."
Para empresas en España o Portugal, los bancos necesitan el NIF de la entidad legal en el archivo. Pide a tu administrador/a que lo agregue a la entidad legal, luego genera el archivo nuevamente.
Envié un gasto a pagar por error.
Elimina su solicitud de pago en Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago, antes de que se realice el pago. El gasto regresa a Aprobado.
FAQ
1. ¿El archivo SEPA sigue ISO 20022?
Sí. Es un archivo XML en el formato de Transferencia de Crédito SEPA ISO 20022 (pain.001.001.03), un formato estándar utilizado por los bancos en el área SEPA. Verifica con tu banco que lo acepte.
2. ¿Puedo reembolsar gastos en otras monedas con SEPA?
No. Los pagos SEPA son solo en euros. Usa la nómina, o págales de otra manera y márcalos como pagados.
3. ¿De dónde proviene la cuenta bancaria del/de la empleado/a?
De su perfil de empleado/a, bajo Información bancaria.
4. ¿Necesito conectar mi banco a Factorial?
No. Descargas el archivo y lo subes a tu banco tú mismo/a. Si tienes una cuenta bancaria de Factorial, también puedes elegir Pagar con Factorial.
5. ¿Cuándo ve el/a empleado/a el gasto como pagado?
Cuando el pago masivo se marca como pagado en Factorial, o cuando se completa la transferencia si pagaste con Factorial. Hasta entonces ven Enviado a pagar. Una vez que esté Pagado, el/a empleado/a verá Pagado en su gasto, con la fecha en que se marcó como pagado.
6. Veo "Reembolsar vía SEPA". ¿Eso significa que funcionará?
La opción se ofrece para gastos aprobados, de bolsillo y en euros, si tu plan y permisos lo permiten. Cuando haces clic, Factorial verifica a cada empleado/a: sin un IBAN en su perfil verás IBAN faltante, y un gasto que no se puede pagar de esta manera se omite ("Ninguno de los gastos seleccionados puede ser reembolsado vía SEPA.").
7. ¿Dónde aparecen los gastos que envié a pagar en Tesorería?
En Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago, una solicitud por cada gasto. Selecciónalos y haz clic en Enviar a pagar para ponerlos en un pago masivo. En Gastos, aparecen como Enviado a pagar hasta que el pago se marque como pagado.