Reembolse muitos colaboradores/as de uma só vez com um único arquivo bancário: Factorial prepara um arquivo de transferência SEPA com cada despesa aprovada que você selecionar, e você o envia para o seu banco. Sem digitar IBANs e valores à mão, e os colaboradores/as podem acompanhar cada despesa de Aprovada a Enviada para pagamento até Pagas.

Enviar despesas aprovadas para pagamento

Visão geral

Use isso para reembolsar despesas do próprio bolso em euros, fora da folha de pagamento.

Antes de começar

• Seu plano inclui reembolso de despesas com SEPA, e você tem permissão para reembolsar despesas.
• As despesas estão Aprovadas, foram pagas pelo colaborador/a (do próprio bolso) e devem ser reembolsadas em euros (EUR).
• Cada colaborador/a tem um IBAN em seu perfil, sob Informações bancárias.
• Sua empresa tem uma conta bancária adicionada em Tesouraria, de onde o pagamento será feito.

Como usar

1. Vá para Gastos > Despesas dos colaboradores/as e clique na aba Aprovadas.
2. Selecione as despesas que você deseja reembolsar.
3. Clique em Reembolsar > Reembolsar via SEPA.
4. Em Reembolso via SEPA, verifique o número de despesas e o total, e defina a Data esperada de reembolso (hoje por padrão): a data em que você espera que os colaboradores/as sejam pagos.
5. Clique em Enviar. As despesas mudam para Enviadas para pagamento (na aba Pagas), e um pedido de pagamento é criado para cada uma em Tesouraria.

Criar o arquivo SEPA e pagá-lo

Como usar

1. Vá para Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento.
2. Selecione os pedidos de pagamento das despesas e clique em Enviar para pagamento.
3. Em Enviar pedidos de pagamento para pagamento, escolha Criar novo pagamento em massa (ou Adicionar a pagamento em massa existente) e clique em Continuar.
4. Verifique o Nome, escolha Arquivo SEPA em Método de pagamento e a Conta de onde o pagamento será feito, e clique em Continuar. Se sua empresa tiver uma conta bancária Factorial, você pode escolher Pagar com Factorial em vez disso.
5. O pagamento em massa se abre, com o IBAN e o valor de cada colaborador/a. Clique em Baixar arquivo SEPA e envie-o para o seu banco online.
   

   

6. Uma vez que seu banco tenha feito as transferências, abra o pagamento em massa no Factorial e clique em Marcar como pago. As despesas se tornam Pagas (com Pagar com Factorial, quando o pagamento for concluído).

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

"IBAN ausente": não consigo enviar as despesas para pagamento.
"Você não pode processar reembolsos sem o IBAN de um colaborador/a." Alguns colaboradores/as não têm um IBAN em seu perfil. Ou:

• adicione o IBAN ausente no perfil do colaborador/a (Informações bancárias > IBAN) e tente novamente, ou
• clique em Ignorar e continuar para pagar todos os outros agora, e pague os demais depois.

"Arquivo SEPA não pôde ser gerado. O IBAN de [nome] é inválido."
Corrija o IBAN desse colaborador/a em seu perfil e gere o arquivo novamente.

Não vejo "Reembolsar via SEPA".
Verifique se as despesas estão Aprovadas, do próprio bolso e em euros, e se você tem permissão para reembolsar despesas.

"Nenhuma das despesas selecionadas pode ser reembolsada via SEPA."
Cada despesa deve estar aprovada e em euros, e seu colaborador/a precisa ter uma conta bancária válida e uma entidade legal.

"Entidade legal [nome] não possui CPF. Adicione-o antes de gerar o arquivo SEPA."
Para empresas na Espanha ou em Portugal, os bancos precisam do CPF da entidade legal no arquivo. Peça ao seu/a administrador/a para adicioná-lo à entidade legal e, em seguida, gere o arquivo novamente.

Enviei uma despesa para pagamento por engano.
Exclua seu pedido de pagamento em Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento, antes que o pagamento seja realizado. A despesa volta a ser Aprovada.

FAQ

1. O arquivo SEPA segue o ISO 20022?

Sim. É um arquivo XML no formato de Transferência de Crédito SEPA ISO 20022 (pain.001.001.03), um formato padrão usado por bancos na área SEPA. Verifique com seu banco se ele aceita.

2. Posso reembolsar despesas em outras moedas com SEPA?

Não. Os pagamentos SEPA são apenas em euros. Use a folha de pagamento ou pague de outra forma e marque como pagas.

3. De onde vem a conta bancária do colaborador/a?

Do perfil do colaborador/a, sob Informações bancárias.

4. Preciso conectar meu banco ao Factorial?

Não. Você baixa o arquivo e o envia para o seu banco por conta própria. Se você tiver uma conta bancária Factorial, você também pode escolher Pagar com Factorial.

5. Quando o colaborador/a vê a despesa como paga?

Quando o pagamento em massa é marcado como pago no Factorial, ou quando a transferência é concluída se você pagou com Factorial. Até lá, eles veem Enviado para pagamento. Uma vez que está Pago, o colaborador/a vê Pago em sua despesa, com a data em que foi marcado como pago.

6. Vejo "Reembolsar via SEPA". Isso significa que funcionará?

A opção é oferecida para despesas aprovadas, do próprio bolso e em euros, se seu plano e permissões permitirem. Quando você clica, Factorial verifica cada colaborador/a: sem um IBAN em seu perfil você verá IBAN ausente, e uma despesa que não pode ser paga dessa forma será deixada de fora ("Nenhuma das despesas selecionadas pode ser reembolsada via SEPA.").

7. Onde aparecem as despesas que enviei para pagamento na Tesouraria?

Em Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento, um pedido para cada despesa. Selecione-os e clique em Enviar para pagamento para colocá-los em um pagamento em massa. Nas Despesas, eles aparecem como Enviadas para pagamento até que o pagamento seja marcado como pago.