Aquest article és per: equips de finances i administradors/es.
Retorna molts empleats/des a la vegada amb un sol fitxer bancari: Factorial prepara un fitxer de transferència SEPA amb cada despesa aprovada que seleccionis, i tu el puges al teu banc. No cal escriure IBANs i quantitats a mà, i els/les empleats/des poden seguir cada despesa des de Aprovada fins a Enviada a pagar fins a Pagada.
Envia les despeses aprovades a pagar
Visió general
Utilitza-ho per retornar despeses de butxaca en euros, fora de la nòmina.
Abans de començar
- El teu pla inclou retornar despeses amb SEPA, i tens permís per reemborsar despeses.
- Les despeses són Aprovades, han estat pagades per l'empleat/a (de butxaca), i han de ser retornades en euros (EUR).
- Cada empleat/a té un IBAN al seu perfil, sota Informació bancària.
- La teva empresa té un compte bancari afegit a Tresoreria, per pagar des d'ell.
Com utilitzar
- Ves a Despeses > Despeses dels/les empleats/des i fes clic a la pestanya Aprovades.
- Selecciona les despeses que vols retornar.
- Fes clic a Reemborsar > Reemborsar via SEPA.
- En Reemborsament via SEPA, comprova el nombre de despeses i el total, i estableix la Data esperada de reemborsament (avui per defecte): la data que esperes que els/les empleats/des siguin pagats.
- Fes clic a Enviar. Les despeses es mouen a Enviades a pagar (a la pestanya Pagades), i es crea una sol·licitud de pagament per a cada una a Tresoreria.
Crea el fitxer SEPA i paga'l
Com utilitzar
- Ves a Tresoreria > Pagaments > Sol·licituds de pagament.
- Selecciona les sol·licituds de pagament de despeses i fes clic a Enviar a pagar.
- En Enviar sol·licituds de pagament a pagar, tria Crea nou pagament en massa (o Afegeix a un pagament en massa existent) i fes clic a Continuar.
- Comprova el Nom, tria Fitxer SEPA en Mètode de pagament i el Compte per pagar, després fes clic a Continuar. Si la teva empresa té un compte bancari Factorial, pots triar Pagar amb Factorial en el seu lloc.
- El pagament en massa s'obre, amb l'IBAN i l'import de cada empleat/a. Fes clic a Descarregar fitxer SEPA i puja'l al teu banc en línia.
- Un cop el teu banc hagi realitzat les transferències, obre el pagament en massa a Factorial i fes clic a Marcar com a pagat. Les despeses es converteixen en Pagades (amb Pagar amb Factorial, quan el pagament es completa).
Consells i millors pràctiques
- Corregiu IBANs que falten abans de final de mes. Demana als empleats que afegeixin el seu IBAN al seu perfil, sota Informació bancària, perquè ningú sigui obviat.
- Variades despeses amb el mateix IBAN es combinen en una sola transferència al fitxer, de manera que un empleat/a rep un pagament, no deu.
- Despeses en una altra moneda? Retorna-les a través de la nòmina si la moneda coincideix amb el salari de l'empleat/a, o paga-les fora de Factorial i marca-les com a pagades (vegeu Com marco una despesa com a pagada, o la desfaig? i Despeses en una altra moneda).
Articles relacionats: Com retorno despeses a través de la nòmina? · Com marco una despesa com a pagada, o la desfaig?
Solució de problemes i FAQ
Solució de problemes
"IBAN que falta": No puc enviar les despeses a pagar.
"No pots processar reemborsaments sense l'IBAN d'un/a empleat/a." Alguns empleats/es no tenen un IBAN al seu perfil. O bé:
- afegeix l'IBAN que falta al perfil de l'empleat/a (Informació bancària > IBAN) i torna a provar, o
- fes clic a Salt i continua per pagar la resta ara, i paga els altres més tard.
"No s'ha pogut generar el fitxer SEPA. L'IBAN de [nom] és invàlid."
Corregiu l'IBAN d'aquest empleat/a al seu perfil, després genera el fitxer de nou.
No veig "Reemborsar via SEPA".
Comprova que les despeses són Aprovades, de butxaca i en euros, i que tens permís per reemborsar despeses.
"Cap de les despeses seleccionades pot ser reemborsada via SEPA."
Cada despesa ha d'estar aprovada i en euros, i el seu empleat/a necessita un compte bancari vàlid i una entitat legal.
"L'entitat legal [nom] no té NIF. Afegeix-lo abans de generar el fitxer SEPA."
Per a empreses a Espanya o Portugal, els bancs necessiten el NIF de l'entitat legal al fitxer. Demana al teu administrador/a que l'afegeixi a l'entitat legal, després genera el fitxer de nou.
He enviat una despesa a pagar per error.
Elimina la seva sol·licitud de pagament a Tresoreria > Pagaments > Sol·licituds de pagament, abans que es realitzi el pagament. La despesa torna a estar Aprovada.
FAQ
1. El fitxer SEPA segueix l'ISO 20022?
Sí. És un fitxer XML en el format de Transferència de Crèdit SEPA ISO 20022 (pain.001.001.03), un format estàndard utilitzat pels bancs a la zona SEPA. Comprova amb el teu banc que l'accepta.
2. Puc retornar despeses en altres monedes amb SEPA?
No. Els pagaments SEPA són només en euros. Utilitza la nòmina, o paga-les d'una altra manera i marca-les com a pagades.
3. D'on prové el compte bancari de l'empleat/a?
Del seu perfil d'empleat/a, sota Informació bancària.
4. Necessito connectar el meu banc a Factorial?
No. Tu descarregues el fitxer i el puges al teu banc tu mateix/a. Si tens un compte bancari Factorial, també pots triar Pagar amb Factorial.
5. Quan veu l'empleat/a la despesa com a pagada?
Quan el pagament en massa es marca com a pagat a Factorial, o quan la transferència es completa si has pagat amb Factorial. Fins llavors veuen Enviada a pagar. Un cop és Pagada, l'empleat/a veu Pagada a la seva despesa, amb la data en què es va marcar com a pagada.
6. Veig "Reemborsar via SEPA". Vol dir que funcionarà?
L'opció s'ofereix per a despeses aprovades, de butxaca i en euros, si el teu pla i permisos ho permeten. Quan hi facis clic, Factorial comprova cada empleat/a: sense un IBAN al seu perfil veus IBAN que falta, i una despesa que no es pot pagar d'aquesta manera es deixa fora ("Cap de les despeses seleccionades pot ser reemborsada via SEPA.").
7. On apareixen les despeses que he enviat a pagar a Tresoreria?
A Tresoreria > Pagaments > Sol·licituds de pagament, una sol·licitud per a cada despesa. Selecciona-les i fes clic a Enviar a pagar per posar-les en un pagament en massa. A Despeses, apareixen com a Enviades a pagar fins que el pagament es marca com a pagat.