Este artículo es para: equipos de finanzas, administradores/as y equipos de RRHH.
¿Pagaste a un/a empleado/a fuera de Factorial, por ejemplo, mediante una transferencia bancaria manual, en efectivo o a través de otra herramienta de nómina? Marca el gasto como pagado para que tus registros coincidan con la realidad y el empleado/a vea que se ha pagado.
Marcar un gasto como pagado
Descripción general
Marcar como pagado cierra un gasto aprobado sin enviar dinero desde Factorial. Úsalo solo después de haber pagado al empleado/a de otra manera. Funciona en cualquier moneda.
Antes de comenzar
- Tienes el permiso Puede marcar gastos como Pagados. Los/las aprobadores/as no lo tienen por defecto.
- El gasto está Aprobado.
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as y haz clic en la pestaña Aprobados.
- Selecciona los gastos y haz clic en Marcar como pagado en la barra en la parte inferior. Se marcan como pagados de inmediato y se mueven a la pestaña Pagados.
Para un gasto, también puedes abrirlo, hacer clic en la flecha junto a Reembolsar y elegir Marcar como pagado.
El gasto se convierte en Pagado, con la fecha de hoy como fecha de pago. El empleado/a ve Pagado y el mensaje "Este gasto se marcó como pagado el [fecha], pero puede tardar un tiempo en verse en tu cuenta. Contacta a tu/a gerente para más detalles."
Deshacer el estado de pagado
Descripción general
¿Marcaste un gasto como pagado por error? Puedes deshacerlo, siempre que se haya marcado como pagado con Marcar como pagado. Necesitas el mismo permiso. Los gastos pagados a través de nómina o un pago SEPA se deshacen donde fueron pagados: elimínalos del recibo de nómina o borra la solicitud de pago.
Cómo usar
- Encuentra el gasto Pagado en Gastos > Gastos de empleados/as > pestaña Pagados.
- Ábrelo, haz clic en el menú ⋯ en la parte superior y elige Deshacer estado de pagado. También puedes seleccionar varios y hacer clic en Deshacer estado de pagado.
- El gasto vuelve a estar Aprobado: "El gasto volvió a 'Aprobado'".
Con One
Pide a One, nuestro asistente de IA, por ejemplo "Marca los gastos aprobados del viaje a Leeds como pagados". One lo hace de inmediato, sin confirmación, así que pídele que los liste primero si no estás seguro/a. Para deshacer, pregunta "Deshacer el estado de pagado del gasto de taxi de Ana": vuelve a estar Aprobado. Ninguno mueve dinero. One no puede cambiar el estado de pagado de los gastos reembolsados a través de nómina o un pago SEPA, y necesita tu permiso para marcar gastos como pagados.
Consejos y Mejores Prácticas
- Prefiere nómina o SEPA cuando puedas. Ellos pagan y actualizan el estado en un solo paso, así que nada se marca como pagado por error. Consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de nómina? y ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA?.
- Marca como pagado el día que pagas. La fecha de pago es el día en que haces clic, y es lo que ve el empleado/a.
Artículos relacionados: ¿Cómo reembolso gastos a través de nómina? · ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
No veo "Marcar como pagado".
El gasto no está Aprobado, o no tienes el permiso Puede marcar gastos como Pagados.
No veo "Deshacer estado de pagado".
El gasto fue pagado a través de nómina o un pago SEPA, o no tienes el permiso Puede marcar gastos como Pagados. Para nómina o SEPA, elimínalo del recibo de nómina, o borra su solicitud de pago en Tesorería, en su lugar.
FAQ
1. ¿Pueden los/las aprobadores/as marcar un gasto como pagado?
Solo si también tienen el permiso para marcar gastos como pagados. Aprobar y pagar son pasos separados.
2. ¿"Marcar como pagado" envía dinero al empleado/a?
No. Solo registra que les has pagado de otra manera.
3. ¿Puedo marcar un gasto en otra moneda como pagado?
Sí. A diferencia de nómina y SEPA, Marcar como pagado funciona en cualquier moneda. Consulta Gastos en otra moneda.
4. ¿Puedo editar un gasto después de que esté pagado?
No. Los gastos pagados y aprobados no se pueden editar. Deshaz el estado de pagado primero; el gasto vuelve a estar Aprobado. Luego, alguien con el permiso Restablecer el flujo de aprobación del gasto restablece su flujo de aprobación, y el/la aprobador/a puede usar Solicitar cambios para que el empleado/a pueda corregirlo. Consulta ¿Cómo arreglo un gasto que fue devuelto o rechazado?.