Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams, Admins und HR-Teams.
Haben Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter außerhalb von Factorial erstattet, zum Beispiel per manueller Banküberweisung, in bar oder mit einem anderen Lohnabrechnungstool? Markieren Sie die Ausgabe als bezahlt, damit Ihre Unterlagen der Realität entsprechen und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sieht, dass sie bezahlt wurde.
Eine Ausgabe als bezahlt markieren
Überblick
Als bezahlt markieren schließt eine genehmigte Ausgabe, ohne Geld von Factorial zu senden. Nutzen Sie es nur, nachdem Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter anders bezahlt haben. Es funktioniert in jeder Währung.
Bevor Sie beginnen
- Sie haben die Berechtigung Kann Ausgaben als Bezahlt markieren. Genehmigende Personen haben sie standardmäßig nicht.
- Die Ausgabe ist Genehmigt.
So geht's
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und klicken Sie auf den Tab Genehmigt.
- Wählen Sie die Ausgaben aus und klicken Sie in der Leiste unten auf Als bezahlt markieren. Sie werden sofort als bezahlt markiert und wandern in den Tab Bezahlt.
Bei einer einzelnen Ausgabe können Sie sie auch öffnen, auf den Pfeil neben Erstatten klicken und Als bezahlt markieren wählen.
Die Ausgabe wird Bezahlt, mit heute als Zahlungsdatum. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sieht Bezahlt und die Meldung „Diese Ausgabe wurde am [Datum] als bezahlt markiert, es kann aber eine Weile dauern, bis sie auf Ihrem Konto erscheint. Wenden Sie sich für weitere Details an Ihre Führungskraft.“
Den Status „Bezahlt“ rückgängig machen
Überblick
Eine Ausgabe versehentlich als bezahlt markiert? Sie können das rückgängig machen, solange sie mit Als bezahlt markieren als bezahlt markiert wurde. Sie brauchen dieselbe Berechtigung. Über die Lohnabrechnung oder per SEPA-Zahlung bezahlte Ausgaben werden dort rückgängig gemacht, wo sie bezahlt wurden: Entfernen Sie sie aus der Gehaltsabrechnung oder löschen Sie die Zahlungsanforderung.
So geht's
- Suchen Sie die Bezahlte Ausgabe unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Tab Bezahlt.
- Öffnen Sie sie, klicken Sie oben auf das Menü ⋯ und wählen Sie Bezahlt-Status rückgängig machen. Sie können auch mehrere auswählen und auf Bezahlt-Status rückgängig machen klicken.
- Die Ausgabe geht zurück auf Genehmigt: „Die Ausgabe ging zurück auf ‚Genehmigt‘“.
Mit One
Fragen Sie One, unseren KI-Assistenten, zum Beispiel „Markiere die genehmigten Ausgaben der Leeds-Reise als bezahlt“. One macht es sofort, ohne Bestätigung, bitten Sie es also zuerst, sie aufzulisten, wenn Sie nicht sicher sind. Zum Rückgängigmachen fragen Sie „Mach den Bezahlt-Status der Taxi-Ausgabe von Ana rückgängig“: Sie geht zurück auf Genehmigt. Keine von beiden Aktionen bewegt Geld. One kann den Bezahlt-Status von Ausgaben, die über die Lohnabrechnung oder per SEPA-Zahlung erstattet wurden, nicht ändern und braucht Ihre Berechtigung, Ausgaben als bezahlt zu markieren.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Bevorzugen Sie Lohnabrechnung oder SEPA, wenn möglich. Sie zahlen und aktualisieren den Status in einem Schritt, sodass nichts versehentlich als bezahlt markiert wird. Siehe Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung? und Wie erstatte ich Ausgaben per SEPA-Datei?.
- Markieren Sie sie an dem Tag als bezahlt, an dem Sie zahlen. Das Zahlungsdatum ist der Tag Ihres Klicks, und das sieht die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter.
Verwandte Artikel: Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung? · Wie erstatte ich Ausgaben per SEPA-Datei? · Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich sehe „Als bezahlt markieren“ nicht.
Die Ausgabe ist nicht Genehmigt, oder Sie haben nicht die Berechtigung Kann Ausgaben als Bezahlt markieren.
Ich sehe „Bezahlt-Status rückgängig machen“ nicht.
Die Ausgabe wurde über die Lohnabrechnung oder per SEPA-Zahlung bezahlt, oder Sie haben nicht die Berechtigung Kann Ausgaben als Bezahlt markieren. Entfernen Sie sie bei Lohnabrechnung oder SEPA stattdessen aus der Gehaltsabrechnung oder löschen Sie ihre Zahlungsanforderung in Treasury.
FAQ
1. Können genehmigende Personen eine Ausgabe als bezahlt markieren?
Nur wenn sie auch die Berechtigung haben, Ausgaben als bezahlt zu markieren. Genehmigen und Bezahlen sind getrennte Schritte.
2. Sendet „Als bezahlt markieren“ Geld an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter?
Nein. Es hält nur fest, dass Sie auf anderem Weg bezahlt haben.
3. Kann ich eine Ausgabe in einer anderen Währung als bezahlt markieren?
Ja. Anders als Lohnabrechnung und SEPA funktioniert Als bezahlt markieren in jeder Währung. Siehe Ausgaben in einer anderen Währung.
4. Kann ich eine Ausgabe bearbeiten, nachdem sie bezahlt wurde?
Nein. Bezahlte und genehmigte Ausgaben können nicht bearbeitet werden. Machen Sie zuerst den Bezahlt-Status rückgängig; die Ausgabe geht zurück auf Genehmigt. Dann setzt jemand mit der Berechtigung Genehmigungsablauf für Ausgaben zurücksetzen ihren Genehmigungsablauf zurück, und die genehmigende Person kann Änderungen anfordern nutzen, damit die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sie korrigiert. Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.