No se aceptará ningún documento de más de 15 MB.
Dónde encontrar documentos
- En la barra lateral, ve a Documentos
- Desde aquí puedes acceder a:
- Público
- Interno
- Empleado
- Distribuir archivos
- Plantillas
- Papelera
Documentos públicos
En la sección Públicos, puedes subir documentos públicos para que los vea toda la empresa. Si los haces públicos, todos/as los/as empleados/as podrán verlos.
Para subir nuevos documentos:
- Haz clic en Subir archivos en la esquina superior derecha
- Arrastra y suelta el documento
- Haz clic en Subir archivos
Puedes elegir si los/as empleados/as verán el documento o no haciendo clic en el ojo.
Al hacer que un documento sea visible para los/as empleados/as, puedes elegir si se les notificará o no.
Documentos internos
En la sección Internos, puedes gestionar los documentos internos de la empresa. Solo los/as empleados/as con permisos pueden acceder a este espacio.
Cómo subir o enviar a la papelera documentos privados
- Abre la carpeta en la que deseas agregar documentos
- Haz clic en Subir archivos en la esquina superior derecha
- Arrastra y suelta el documento
- Selecciona una carpeta
- Activa el interruptor si deseas solicitar la firma electrónica
- Haz clic en Subir archivos
Cómo eliminar un documento
- Haz clic en (..)
- Seleccione Mover a la papelera
Si los archivos se eliminaron en los últimos 30 días, se pueden recuperar. Si se eliminaron hace más de 30 días, la recuperación ya no es posible.
El/la administrador/a puede ir a Archivos → Papelera para recuperar los archivos desde allí.
Cómo eliminar definitivamente un documento
Para eliminar un archivo de forma permanente, dirígete a la papelera, selecciona el archivo y elige la opción para eliminarlo permanentemente.
Documentos del empleado
En la sección Empleado, puedes aplicar varios filtros para encontrar documentos fácilmente. Esta función te permite localizar documentos de todos/as los/as empleados/as que administras, acceder a ellos directamente o realizar acciones como cambiar la visibilidad , enviarlos a la papelera , descargarlos , moverlos o enviar recordatorios de firma , ya sea de forma individual o en grupo.
Distribuir archivos
Puedes enviar varios tipos de documentos de forma masiva utilizando nuestros diferentes flujos de trabajo: nóminas, el mismo archivo para todos, archivos personales y plantillas de documentos . Puedes optar por dividir el PDF en documentos separados, dejarlos sin cambios o combinarlos en un solo documento.
Crear carpetas y subcarpetas
Para agregar una carpeta
- Ve a Configuración
- En general, abre Documentos
- Selecciona el espacio donde deseas agregar una nueva carpeta (Empleado, Privado o Público)
- Haz clic en + Nueva carpeta para añadir una nueva
Para agregar una subcarpeta
- Abre la carpeta que prefiera
- Haz clic en + Nueva carpeta
- Se creará una subcarpeta dentro de la carpeta principal
Para añadir información adicional a tus documentos, puedes aplicar campos personalizados a cada carpeta y subcarpeta.
Plantillas de documentos
Las plantillas de documentos te ahorran tiempo en la gestión de documentos de empleados . Esta función te permite enviar el mismo documento a varios/as empleados/as sustituyendo automáticamente la información personal en cada documento final mediante variables.
