Die Verwaltung von Dokumentberechtigungen ist unerlässlich, um sensible Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass die richtigen Personen über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Mit diesem Update können Sie Löschvorgänge von Bearbeitungsberechtigungen im Dokumentenmodul trennen und so die Dokumentenverwaltung präziser steuern.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Löschberechtigungen funktionieren, wann Sie sie einsetzen und wie Sie sie für Ihr Team konfigurieren.
Überblick
Bisher konnten Benutzer, die über Bearbeitungsrechte für Dokumente verfügten, diese auch löschen. Dies umfasste das Verschieben von Dokumenten in den Papierkorb, das Wiederherstellen oder das endgültige Löschen.
Mit diesem Update sind Löschberechtigungen unabhängig von Bearbeitungsberechtigungen. Sie können Löschrechte separat zuweisen und so die Dokumentenverwaltung präziser steuern.
Es stehen drei Löschberechtigungen zur Verfügung:
- Dokumente löschen : Steuert das allgemeine Löschen von Mitarbeiterdokumenten
- Mitarbeiterdokumente ohne Ordner löschen : Steuert das Löschen von Dokumenten, die keinem Ordner zugeordnet sind.
- Mitarbeiterdokumente nach Ordner löschen : Steuert die Löschberechtigungen auf Ordnerebene
Darüber hinaus hängt die Sichtbarkeit des Papierkorbs und die Durchführung von Löschvorgängen nun von diesen Berechtigungen ab.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn:
- Sie möchten, dass Manager oder Teamleiter Dokumente bearbeiten können, ohne sie löschen zu können.
- Sie müssen das Risiko einer versehentlichen oder unbefugten Löschung reduzieren.
- Sie möchten detailliertere Berechtigungen nach Ordner- oder Dokumenttyp definieren.
- Sie wünschen sich eine strengere Kontrolle über sensible oder Compliance-relevante Dokumente.
Anleitung zur Verwendung
- Gehen Sie zu den Einstellungen
- Klicken Sie auf Berechtigungen
- Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie konfigurieren möchten.
- Navigieren Sie zu Dokumente
- Öffnen Sie den Bereich „Mitarbeiterdokumente“ .
- Suchen Sie die neuen Optionen für die Löschberechtigung:
- Dokumente löschen
- Mitarbeiterdokumente ohne Ordner löschen
- Mitarbeiterdokumente nach Ordner löschen
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die einzelnen Berechtigungen je nach gewünschter Zugriffsebene.
- (Optional) Konfigurieren Sie die Berechtigungen auf Ordnerebene, wenn Sie „Löschen nach Ordner“ verwenden.
- Klicken Sie auf Speichern.
Nach der Konfiguration:
- Nur Benutzer mit Löschberechtigung können Dokumente in den Papierkorb verschieben, wiederherstellen oder endgültig löschen.
- Der Papierkorb ist nur für Benutzer mit Löschberechtigung sichtbar.
Wenn Sie Dokumente bearbeiten, aber nicht löschen können, stellen Sie sicher, dass die Berechtigung „Dokumente löschen“ für Ihre Rolle aktiviert ist. Bearbeitungs- und Löschberechtigungen werden nun getrennt verwaltet.
Der Papierkorb ist nur sichtbar, wenn Sie über Löschberechtigungen verfügen. Sollten Sie den Papierkorb nicht sehen und der Meinung sein, dass Sie Zugriff darauf haben sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Wenn Benutzer nach dem Update die Löschberechtigung verloren haben, liegt das daran, dass Beim automatischen Auffüllen wurden die vorherigen Bearbeitungsberechtigungen in Löschberechtigungen übernommen. Wenn sich die Zugriffsrechte geändert haben, prüfen Sie, ob die Berechtigungen anschließend manuell aktualisiert wurden.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Überprüfen Sie nach der Aktivierung die bestehenden Rollen, um sicherzustellen, dass die Berechtigungen den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.
- Erteilen Sie Löschberechtigungen nur vertrauenswürdigen Rollen (z. B. HR-Administratoren).
- Verwenden Sie ordnerbasierte Berechtigungen , um sensible Dokumente zu schützen.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Berechtigungen, um unbeabsichtigten Zugriff zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
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Verlieren bestehende Benutzer nach dieser Änderung ihre Löschberechtigungen?
Nein. Durch das Backfill wird sichergestellt, dass Benutzer, die zuvor Bearbeitungsberechtigungen hatten, standardmäßig auch Löschberechtigungen erhalten.
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Kann ich das Löschen erlauben, ohne das Bearbeiten zu erlauben?
Ja. Löschberechtigungen können nun unabhängig von Bearbeitungsberechtigungen aktiviert werden.
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Gelten Löschberechtigungen auch auf Mobilgeräten?
Ja. Die Aktionen Löschen, Verschieben in den Papierkorb und Wiederherstellen folgen sowohl im Web als auch auf Mobilgeräten denselben Berechtigungsregeln.
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Kann ich die Löschberechtigungen für einzelne Ordner steuern?
Ja. Sie können Löschberechtigungen auf Ordnerebene über die Option „Mitarbeiterdokumente nach Ordner löschen“ zuweisen.