Der Onboarding-Agent übergibt jedes neue Onboarding an ONE, das den Anweisungen folgt, die du darüber schreibst, wie dein Unternehmen neue Mitarbeitende willkommen heißt. Nutze es, wenn du möchtest, dass jedes Onboarding für dich geöffnet, verfolgt und vorangetrieben wird, wobei dein Team nur dort eingreift, wo der Agent kein Werkzeug hat.

Funktion/Feature

Überblick

Du beschreibst deinen Onboarding-Prozess einmal: die Schritte, die verantwortliche Person für jeden Schritt, die Daten und die Erinnerungen. Du kannst es selbst schreiben oder mit ONE erstellen. Von da an erstellt der Agent für jede neue Einstellung:

• Ein einzelnes Onboarding-Ticket.
• Fügt eine Aufgabe für jeden Schritt in deinen Anweisungen hinzu.
• Führt die Schritte aus, für die er Werkzeuge hat.
• Gibt jeden anderen Schritt einer benannten Person als Aufgabe.

Dieser Artikel handelt nur vom Agenten. Onboarding, die ohne ihn durchgeführt werden, verwenden stattdessen deine Onboarding-Einstellungen (siehe Onboarding-Einstellungen verstehen).

Was du benötigst

Berechtigungen

Worauf der Agent angewiesen ist

• Ausrüstungspolitik und Beschaffungspolitik, beide veröffentlicht. Der Agent kauft nur innerhalb dieser. Wenn eine fehlt, kauft er nichts und erstellt eine Aufgabe für den IT-Eigentümer.
• Ein verbundener E-Mail-Anbieter, damit er Arbeits-E-Mail-Postfächer erstellen kann (siehe Verbinde deinen E-Mail-Anbieter).
• Veröffentlichte Bereitstellungsregeln für das Postfach und die SaaS-Konten, die er erstellt.
• Ein synchronisiertes HR-System, damit jede neue Einstellung in Factorial IT mit einem Startdatum und einer persönlichen E-Mail-Adresse ankommt (siehe HR-Synchronisation einrichten).

Du kannst den Agenten ohne eines dieser Elemente einrichten. Was er nicht ausführen kann, wird zu einer Aufgabe für eine Person.

Wie man ihn benutzt

Gehe zu Personen > Einstellungen und öffne den Onboarding-Reiter. Die Onboarding Agent-Karte befindet sich oben.

Klicke auf Agent einrichten. Eine Erstellungsseite öffnet sich, die bereits ausgefüllt ist:

• Festgelegt von Factorial IT (in Grau angezeigt): Name, Beschreibung, Modellstufe, der Ausgelöste Mitarbeiter-Onboarding-Trigger, die Factorial IT-Tools, die der Agent verwendet, und die Ausrüstungs- und Beschaffungspolitiken unter Wissen.
• Dein zu ändern: die Anweisungen (vorab ausgefüllt mit der Factorial IT-Vorlage in deiner Konsolensprache, Englisch oder Französisch), Webzugang und alle zusätzlichen Connectoren.

Passe die Anweisungen an: Tausche die Namen in Klammern gegen echte Personen aus und stimme die Schritte auf deinen Prozess ab. Du kannst auch ONE bitten, sie gemeinsam mit dir aus deinen aktuellen Onboarding-Einstellungen zu entwerfen (siehe Schreibe oder überarbeite die Anweisungen mit ONE unten).

Klicke auf Erstellen. Du siehst Agent erstellt und aktiviert. und die Agentenseite öffnet sich.

Wenn der Agent aktiv ist

• Die Karte zeigt Aktiv. Klicke darauf, um zur Agentenseite zu gelangen.
• Ein Banner sagt Vollständiges Agentisches Onboarding ist aktiv. Die Abschnitte Ticketinformationen und Onboarding-Aufgaben darunter werden grau, da die Anweisungen nun ihren Platz einnehmen.
• Der Agent führt jedes Onboarding aus, das nach diesem Punkt erstellt wird, unabhängig davon, ob es aus deinem HR-System, dem Ein Mitarbeiter hinzufügen-Formular oder der öffentlichen API kommt.
• Onboarding, die existierten, bevor du es aktiviert hast, behalten die klassischen Einstellungen, bis sie abgeschlossen sind. Wenn eines noch kein Ticket hat, wird durch Klicken auf Onboarding starten das Ticket an den Agenten übergeben: Der Onboarding-Agent übernimmt das Onboarding von hier und öffnet sein Ticket.

Du findest den Agenten auch unter KI-Agenten > Agenten, aufgeführt mit dem Typ Factorial IT-Agent.

Die Anweisungen bearbeiten

Öffne die Agentenseite, entweder von der Onboarding Agent-Karte oder von KI-Agenten > Agenten. Ändere das Feld Anweisungen und klicke auf Speichern.

Der neue Text wird ab dem nächsten Lauf des Agenten verwendet, und das schließt Onboardings ein, die bereits im Gange sind.

Schreibe oder überarbeite die Anweisungen mit ONE

ONE kann die Anweisungen gemeinsam mit dir entwerfen, egal ob das Feld leer ist oder bereits Text enthält. Klicke auf den ONE-Button am Ende der Anweisungen-Werkzeugleiste. Ein Chat öffnet sich neben dem Formular und gibt dir zwei Ausgangspunkte:

Während es mit dir arbeitet, ONE:

• Beginnt mit deinen bestehenden Onboarding-Einstellungen. Für jede Frage schlägt es die Antwort vor, die diese Einstellungen geben (wann das Ticket geöffnet wird, welche Schritte du ausführst, wer sie besitzt, ihre Daten) und sagt dir, wo es das gefunden hat.
• Stellt eine Frage nach der anderen, mit Optionen und einem vorgeschlagenen Auswahl, auf Englisch oder Französisch.
• Überprüft deine Daten, bevor es eine Regel schreibt: jeder Eigentümer muss ein Mitarbeiter in Factorial IT sein, beide Politiken müssen veröffentlicht sein, es prüft, welche SaaS-Apps eine veröffentlichte Bereitstellungsregel haben, und ob ein E-Mail-Anbieter verbunden ist.
• Vergleicht vorhandenen Text mit dem, was die Anweisungen erfordern, wie die acht Vorlageabschnitte und einen Eigentümer und ein Datum für jeden Schritt, und listet die Lücken auf.
• Warnt dich, wenn du nach etwas fragst, das der Agent nicht tun kann, wie das Einrichten des Geräts über MDM, und schlägt die nächstgelegene Regel vor, der er folgen kann.

Du kannst auch in einfachen Worten Anfragen stellen: einen Schritt hinzufügen, einen Eigentümer ändern, den Text kürzen oder übersetzen.

ONE schreibt nur in das Feld. Wenn bereits Text vorhanden ist, fragt es, ob es diesen überschreiben oder deinen behalten soll. Der Agent sieht nichts, bis du auf Speichern (oder Erstellen auf der Erstellungsseite) klickst.

Die Abschnitte der Vorlage

Die Vorlage ist in die folgenden Abschnitte unterteilt. Behalte die Überschriften und ändere, was darunter steht:

Füge deinen eigenen Schritt hinzu

Dupliziere einen Schritt unter Schritte, in dieser Reihenfolge und vervollständige seine Zeilen. Hier ist ein Beispiel für einen Ausweis und einen Schreibtisch, die dein Büroleiter organisiert:

5. Ausweis & Schreibtisch:

- Eigentümer: Sam Martin. Wann: 2 Tage vor dem Start datum.
- Fertig wenn: der Ausweis fertig ist und der Schreibtisch zugewiesen wurde.

Jedes Onboarding-Ticket erhält dann eine Aufgabe für Sam. Wenn der Agent kein Werkzeug für einen Schritt hat, geht dieser Schritt immer als Aufgabe an seinen Eigentümer; der Agent versucht es niemals. Entferne einen Schritt und er wird nicht mehr erstellt.

Eigentümer und Timing

• Wähle einen Factorial IT-Mitarbeiter für jede Rolle aus. Jede Rolle, die du leer lässt, geht an den IT-Eigentümer.
• Der IT-Eigentümer ist obligatorisch. Er ist der Zuweiser des Tickets und erhält jede Übergabe; wenn er nicht festgelegt ist, fragt der Agent nach einem und übergibt alle Schritte vorübergehend dem Manager des neuen Mitarbeiters.
• Alle Daten werden vom Startdatum gezählt, das auch das Fälligkeitsdatum des Onboardings ist.
• Standardmäßig sendet der Agent zwei Erinnerungen für dieselbe Anfrage, 48 Stunden auseinander, und erstellt dann eine Aufgabe für den IT-Eigentümer. Er hört auf, den neuen Mitarbeiter drei Tage vor deren Beginn zu kontaktieren.

Das Onboarding-Ticket

Für jedes Onboarding öffnet der Agent ein Ticket mit dem Namen Vorname Nachname - Onboarding und markiert es mit Onboarding. Der IT-Eigentümer ist der Zuweiser, das Fälligkeitsdatum ist das Startdatum, der neue Mitarbeiter ist der Anforderer und der Agent ist angehängt.

In diesem Ticket:

• Schreibt der Agent die Beschreibung: Startdatum, Rolle, Arbeitsplatz und alles, was noch fehlt.
• Fügt er eine Aufgabe für jeden Schritt in deinen Anweisungen hinzu, die ihm zugewiesen wird, wenn er die Arbeit erledigen kann, und der benannten Person, wenn er es nicht kann.
• Setzt er das Ticket beim ersten Lauf auf In Bearbeitung.
• Beendet er jeden Lauf mit einem einzigen internen Kommentar, der abdeckt, was er getan hat, was aussteht und mit wem, eine Erwähnung aller, die handeln müssen, und wann er zurückschaut.
• Schließt er das Onboarding mit einer kurzen Zusammenfassung ab, wenn die letzte Aufgabe abgeschlossen ist.

Er erstellt niemals ein zweites Ticket für dasselbe Onboarding.

Was der neue Mitarbeiter erhält

Wenn der neue Mitarbeiter remote arbeitet, sendet der Agent standardmäßig eine E-Mail an die persönliche Adresse aus deinem HR-System oder aus dem Ein Mitarbeiter hinzufügen-Formular und bittet ihn, die Wohnadresse für seine Ausrüstung zu bestätigen. Wenn sie vor Ort arbeiten, wird die Ausrüstung an das Büro geliefert, das mit ihrem Arbeitsplatz verbunden ist.

• E-Mails sind einfacher Text, die von ONE von support@factorial.it gesendet werden und von deinem IT-Team unterschrieben sind (zum Beispiel Acme IT-Team). Du wählst die Unterschrift unter Wie man mit dem Mitarbeiter spricht.
• E-Mails verwenden die Sprache, die in deinen Anweisungen festgelegt ist. Wenn keine festgelegt ist oder die Wahl dem IT-Eigentümer überlassen wird, fragt der Agent den IT-Eigentümer in seinem Ticketkommentar und sendet dem neuen Mitarbeiter nichts, bis er eine Antwort hat. Nach zwei Arbeitstagen ohne Antwort schreibt er auf Englisch. Er schließt niemals von dem Namen, dem Land oder dem Unternehmen der Person auf eine Sprache.
• Wenn der neue Mitarbeiter in einer anderen Sprache antwortet, wechselt der Agent zu seiner.
• Der neue Mitarbeiter benötigt kein Factorial IT-Konto. E-Mails enthalten keine Preise, keine internen Notizen und keine Links, die eine Anmeldung erfordern.
• Antworten des neuen Mitarbeiters erscheinen als Kommentare im Ticket, und der Agent liest sie.
• Wenn keine persönliche E-Mail-Adresse vorhanden ist, sendet der Agent nichts und erstellt eine Aufgabe für den IT-Eigentümer.

Was der Agent allein tut und was er übergibt

Mit der Standardvorlage gibt der Agent Bestellungen innerhalb deiner veröffentlichten Ausrüstungs- und Beschaffungspolitiken auf, ohne jemanden um Genehmigung zu bitten. Er versucht zuerst den Lagerbestand, dann den Katalog. Er erstellt auch das Postfach und die SaaS-Konten, die deine Bereitstellungsregeln abdecken.

Alles andere wird zu einer Aufgabe für eine Person: eine Bestellung, die außerhalb einer Politik fällt, eine Politik, die nicht existiert, ein Konto ohne Regel oder ein neuer Mitarbeiter, der bis zur Frist nicht geantwortet hat. Jede Aufgabe erklärt, was blockiert ist, wer gefragt wurde und seit wann, und was benötigt wird, um fortzufahren.

Es gibt keinen Genehmigungsbutton. Um den Agenten wieder in Bewegung zu bringen, antworte in einem Ticketkommentar oder erledige die Aufgabe. Der Agent fährt von dort fort.

Füge einen neuen Mitarbeiter manuell hinzu

Mit dem aktiven Agenten öffnen diese Einstiegspunkte ein kurzes Ein Mitarbeiter hinzufügen-Formular: Onboard im linken Menü, Hinzufügen auf den Seiten Mitarbeiter und Onboarding sowie Onboarding erstellen im Befehlsmenü. Fülle Folgendes aus:

• Vorname, Nachname und E-Mails: mindestens eine Adresse, die der Agent verwendet, bis das Arbeits-Postfach existiert. Klicke auf E-Mail hinzufügen für mehr.
• Onboarding-Datum: das Startdatum. Es ist erforderlich. Wenn Alles andere ein anderes Datum erwähnt, hat dieses Feld Vorrang.
• Alles andere: Rolle, Team, Manager, remote oder vor Ort, in einfachen Worten geschrieben.

Klicke auf Onboarding erstellen. ONE liest das Formular, erstellt das Onboarding und der Agent fährt von dort fort. Er fragt nach allem, was das Formular auslässt. Ein auf diese Weise hinzugefügter Mitarbeiter wird niemals in dein HR-System gedrängt.

Wenn ein Lauf nicht abgeschlossen wird

Nichts fällt auf die klassischen Einstellungen zurück. Sobald der Agent ein Onboarding ausführt, behält er es auf seinem einzigen Ticket.

Jedes neue Onboarding löst einen Lauf aus. Du kannst ihn unter KI-Agenten > Läufe und im Läufe-Reiter der Agentenseite sehen, mit Onboarding als Betreff.

Onboarding-Agent-Läufe haben keine Erneut ausführen-Option. Der Agent setzt immer über sein Ticket fort.

Den Agenten ausschalten

1. Öffne die Agentenseite von der Onboarding Agent-Karte oder von KI-Agenten > Agenten.
2. Klicke auf ⋯ > Agent deaktivieren.

Die Karte wechselt zu Aus. Jedes Onboarding, das danach erstellt wird, verwendet wieder deine Onboarding-Einstellungen, genau so, wie du sie hinterlassen hast.

Onboarding, die der Agent bereits gestartet hatte, bleiben bei ihm, sind jedoch pausiert. Der Agent tut nichts bei ihnen, und ihr Ticket und ihre Aufgaben bleiben bei ihren Eigentümern, die manuell fortfahren können. Um ihn wieder zu aktivieren, klicke auf ⋯ > Agent aktivieren. Jedes pausierte Onboarding wird beim nächsten Aktivitätsschritt auf seinem Ticket neu gestartet, wie z. B. ein neuer Kommentar oder eine abgeschlossene Aufgabe. Erinnerungen, die fällig waren, während er pausiert war, werden danach nicht mehr gesendet; füge einen Kommentar im Ticket hinzu, wenn du möchtest, dass der Agent sofort neu startet.

Du kannst den Onboarding-Agenten nicht löschen.

Folge, was der Agent tut

• Das Ticket enthält die vollständige Historie: jeden Kommentar, jede Aufgabe, jede E-Mail und jede Bestellung, alle vom Agenten verfasst.
• Die Läufe-Seite (KI-Agenten > Läufe oder der Läufe-Reiter des Agenten) zeigt den Lauf, der mit jedem neuen Onboarding gestartet wurde. Spätere Arbeiten, die ausgelöst werden, wenn eine Antwort oder eine abgeschlossene Aufgabe den Agenten weckt, erscheinen im Ticket.
• KI-Guthaben: wie bei benutzerdefinierten Agenten zeigt die KI-Guthaben-Spalte, was jeder Lauf verwendet hat. Guthaben messen die Nutzung und werden vorerst nicht berechnet. Der ONE-Chat, der dir beim Schreiben von Anweisungen hilft, und das Lesen des Ein Mitarbeiter hinzufügen-Formulars verwenden ebenfalls Guthaben.

Grenzen

• Der Agent bestellt das Gerät mit automatischer Einschreibung und sendet die Einladung zur Einschreibung. Er richtet das Gerät nicht ein: keine MDM-Kontrollen und kein EDR (siehe Zero Touch für Apple).
• Es gibt keinen Offboarding-Agenten. Offboarding folgen ihren eigenen Einstellungen (siehe Automatisiere deine Offboardings).
• Factorial IT hat keinen Genehmigungsschritt: eine Eskalation ist immer eine Aufgabe für eine Person.
• Du kannst den Agenten nicht manuell starten, und seine Läufe können nicht erneut ausgeführt werden.
• Name, Beschreibung, Modellstufe, Trigger, erforderliche Werkzeuge und Politiken werden von Factorial IT festgelegt.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Der Agent hat nichts bestellt. One der beiden Politiken ist nicht veröffentlicht. Die Agentenseite nennt die fehlende unter Wissen, und der IT-Eigentümer hat eine Aufgabe.
• Der neue Mitarbeiter hat keine E-Mail erhalten. Es gibt keine persönliche E-Mail-Adresse in ihrem Datensatz oder der Agent wartet noch darauf, dass der IT-Eigentümer eine Sprache auswählt. Überprüfe den Ticketkommentar und die Aufgaben des IT-Eigentümers.
• Ein Lauf zeigt Nicht erledigt. Öffne den Lauf und lies den Bedarf an dir-Hinweis, dann antworte in einem Kommentar im Onboarding-Ticket.
• Ein Lauf zeigt Wurde nicht abgeschlossen. Kommentiere im Onboarding-Ticket, um den Agenten neu zu starten. Wenn kein Ticket erstellt wurde, kontaktiere den Support.
• Ein Onboarding ist blockiert und ein Kommentar startet den Agenten nicht neu. Kontaktiere support@factorial.it mit:
  • Dem Namen und dem Startdatum des neuen Mitarbeiters
  • Der Link zum Onboarding-Ticket, falls vorhanden
  • Der Link zum Lauf (Aktionen > Link zum Lauf kopieren in den Laufdetails)
  • Was du erwartet hast, dass der Agent tut
• Der Agent ist deaktiviert, aber alte Onboardings haben sich nicht bewegt. Das ist zu erwarten. Sie bleiben pausiert beim Agenten, bis du ihn wieder aktivierst und etwas auf ihrem Ticket passiert.

FAQ

1. Bestellt der Agent Ausrüstung ohne meine Genehmigung?
   Standardmäßig ja, solange das Gerät und die Bestellung sowohl deinen veröffentlichten Ausrüstungs- als auch Beschaffungspolitiken entsprechen. Alles, was außerhalb dieser fällt, wird zu einer Aufgabe für den IT-Eigentümer, mit dem Grund und den Optionen.
    
2. Was ist, wenn meine Ausrüstungs- oder Beschaffungspolitik nicht veröffentlicht ist?
   Der Agent bestellt nichts und erstellt eine Aufgabe für den IT-Eigentümer. Eine Nachricht unter Wissen auf der Agentenseite nennt die fehlende Politik.
    
3. Ich habe die Anweisungen geändert. Verwenden laufende Onboardings die neue Version?
   Ja. Gespeicherter Text gilt ab dem nächsten Lauf des Agenten für jedes Onboarding, das er bearbeitet, einschließlich der bereits im Gange befindlichen.
    
4. Kann ich zu den klassischen Onboarding-Einstellungen zurückkehren?
   Ja. Klicke auf ⋯ > Agent deaktivieren auf der Agentenseite. Neue Onboardings verwenden wieder die klassischen Einstellungen, und die, die der Agent bearbeitet hat, pausieren, bis du ihn erneut aktivierst.
    
5. Benötigt der neue Mitarbeiter ein Factorial IT-Konto?
   Nein. Der Agent sendet eine E-Mail an ihre persönliche Adresse und sie antworten auf diese E-Mail.
    
6. Warum kann ich das Onboarding-Ticket noch nicht sehen?
   In Personen > OnboardingTicket wird vorbereitet, während der Agent das Ticket erstellt, dann Beginnt am mit einem Datum, bis das Onboarding beginnt. Standardmäßig sind das 30 Tage vor dem Startdatum, das unter Timing festgelegt ist. Vorher passiert nichts im Ticket.
    
7. Was passiert mit jemandem, der bereits angefangen hat?
   Standardmäßig, wenn das Startdatum vergangen ist, schließt der Agent das Onboarding ab, ohne etwas zu bestellen oder bereitzustellen, markiert die Person als aktiv und notiert es im Ticket. Wenn Ausrüstung weiterhin benötigt wird, erstellt er eine Aufgabe für den IT-Eigentümer. Du kannst dies unter Personen, die bereits im Dienst sind ändern.
    
8. Verwendet der Onboarding Agent KI-Guthaben?
   Ja. Jeder Lauf wird in KI-Guthaben gezählt, wie bei benutzerdefinierten Agenten; siehe die KI-Guthaben-Spalte in seinem Läufe-Reiter. Guthaben messen die Nutzung und werden vorerst nicht berechnet. Der ONE-Chat zum Schreiben von Anweisungen und zum Lesen des Ein Mitarbeiter hinzufügen-Formulars zählen ebenfalls.