O Onboarding entrega cada novo onboarding ao ONE, que segue as instruções que você escreve sobre como sua empresa recebe novas contratações. Use-o quando quiser que cada onboarding seja aberto, rastreado e avançado para você, com sua equipe intervindo apenas onde o agente não tem uma ferramenta.

Funcionalidade

Visão Geral

Você descreve seu processo de onboarding uma vez: os passos, a pessoa responsável por cada um, as datas e os lembretes. Você pode escrevê-lo você mesmo ou construí-lo com ONE. A partir de então, para cada nova contratação, o agente:

• Abrirá um único ticket de onboarding.
• Adicionar uma tarefa para cada passo em suas instruções.
• Executar os passos para os quais tem ferramentas.
• Dar cada outro passo a uma pessoa nomeada como tarefa.

Este artigo é sobre o agente apenas. Onboarding que funcionam sem ele usam suas configurações de onboarding em vez disso (veja Entender configurações de onboarding).

O que você precisa

Permissões

Do que o agente depende

• Política de equipamentos e Política de compras, ambas publicadas. O agente só compra dentro delas. Se alguma estiver faltando, ele não compra nada e cria uma tarefa para o responsável de TI.
• Um provedor de e-mail conectado, para que possa criar caixas de entrada de trabalho (veja Conectar seu provedor de e-mail).
• Regras de provisionamento publicadas para a caixa de entrada e contas de SaaS que ele cria.
• Um sistema de RH sincronizado, para que cada nova contratação chegue ao Factorial TI com uma data de início e um endereço de e-mail pessoal (veja Configurar sincronização de RH).

Você pode configurar o agente sem nenhum desses. O que ele não conseguir executar se torna uma tarefa para uma pessoa.

Como usar

Vá para Pessoas > Configurações e abra a aba Onboarding. O cartão do Onboarding está na parte superior.

Clique em Configurar agente. Uma página de criação se abre, já preenchida:

• Definido por Factorial TI (mostrado em cinza): nome, descrição, Nível do modelo, o gatilho Onboarding de funcionário criado, as ferramentas de TI do Factorial que o agente usa e as políticas de Equipamentos e Compras sob Conhecimento.
• Seu para alterar: as Instruções (pré-preenchidas com o modelo de TI do Factorial na língua do seu console, inglês ou francês), Acesso à web e quaisquer Conectores adicionais.

Ajuste as instruções: troque os nomes entre parênteses por pessoas reais e combine os passos com seu processo. Você também pode pedir ao ONE para redigi-los com você a partir das suas configurações de onboarding atuais (veja Escrever ou reestruturar as instruções com ONE abaixo).

Clique em Criar. Você verá Agente criado e habilitado. e a página do agente se abrirá.

Quando o agente está ativo

• O cartão mostra Ativo. Clique nele para acessar a página do agente.
• Um banner diz Agente de Onboarding completo está ativo. As seções Informações do ticket e Tarefas de Onboarding abaixo ficam cinzas, porque as instruções agora ocupam seu lugar.
• O agente executa cada onboarding criado a partir deste ponto, seja ele proveniente do seu sistema de RH, do formulário Adicionar um funcionário ou da API pública.
• Onboarding que existiam antes de você ativá-lo mantêm as configurações clássicas até terminarem. Se um ainda não tiver ticket, clicar em Iniciar onboarding o passa para o agente: O Onboarding pega o onboarding a partir daqui e abre seu ticket.

Você também encontrará o agente em Agentes de IA > Agentes, listado com o tipo Factorial.

Editar as instruções

Abra a página do agente, seja pelo cartão do Onboarding ou por Agentes de IA > Agentes. Altere o campo Instruções e clique em Salvar.

O novo texto será usado a partir da próxima execução do agente, e isso inclui onboardings que já estão em andamento.

Escrever ou reestruturar as instruções com ONE

ONE pode redigir as instruções com você, seja o campo vazio ou já tenha texto. Clique no botão ONE no final da barra de ferramentas Instruções. Um chat se abrirá ao lado do formulário e lhe dará dois pontos de partida:

Enquanto trabalha com você, ONE:

• Começa a partir das suas configurações de onboarding existentes. Para cada pergunta, sugere a resposta que essas configurações dão (quando o ticket abre, quais passos você executa, quem os possui, suas datas) e lhe diz onde encontrou isso.
• Faz uma única pergunta de cada vez, com opções e uma escolha sugerida, em inglês ou francês.
• Verifica seus dados antes de escrever uma regra: cada proprietário deve ser um funcionário no Factorial TI, ambas as políticas devem estar publicadas, busca quais aplicativos SaaS têm uma regra de provisionamento publicada e se um provedor de e-mail está conectado.
• Compara o texto existente com o que as instruções requerem, como as oito seções do modelo e um proprietário e data em cada passo, e lista as lacunas.
• Informa quando você pede algo que o agente não pode fazer, como configurar o dispositivo por meio do MDM, e sugere a regra mais próxima que pode seguir.

Você também pode fazer solicitações em palavras simples: adicionar um passo, mudar um proprietário, encurtar o texto ou traduzi-lo.

ONE apenas escreve no campo. Se já houver texto lá, ele pergunta se deve sobrescrevê-lo ou manter o seu. O agente não vê nada até que você clique em Salvar (ou Criar na página de criação).

As seções do modelo

O modelo é dividido nas seções abaixo. Mantenha os cabeçalhos e mude o que está abaixo deles:

Adicionar seu próprio passo

Duplique um passo sob Passos, nesta ordem e complete suas linhas. Aqui está um exemplo para um crachá e uma mesa que seu gerente de escritório organiza:

5. Crachá & mesa:

- Proprietário: Sam Martin. Quando: 2 dias antes da data de início.
- Concluído quando: o crachá estiver pronto e a mesa estiver designada.

Cada ticket de onboarding então recebe uma tarefa para Sam. Quando o agente não tem uma ferramenta para um passo, esse passo sempre vai para seu proprietário como uma tarefa; o agente nunca tenta executá-lo. Remova um passo e ele para de ser criado.

Proprietários e tempos

• Escolha um funcionário do Factorial TI para cada função. Qualquer função que você deixar em branco vai para o proprietário de TI.
• O proprietário de TI é obrigatório. Eles são o responsável pelo ticket e recebem cada transferência. Se nenhum for definido, o agente pede um e passa cada passo para o gerente da nova contratação nesse ínterim.
• Todas as datas são contadas a partir da data de início, que também é a data de vencimento do onboarding.
• Por padrão, o agente envia dois lembretes para a mesma solicitação, com 48 horas de intervalo, e então cria uma tarefa para o proprietário de TI. Ele para de contatar a nova contratação três dias antes de começarem.

O ticket de onboarding

Para cada onboarding, o agente abre um ticket nomeado Primeiro Último - Onboarding e marcado como Onboarding. O proprietário de TI é o responsável, a data de vencimento é a data de início, a nova contratação é o solicitante e o agente está anexado.

Nesse ticket, o agente:

• Escreve a descrição: data de início, função, local de trabalho e qualquer coisa que ainda esteja faltando.
• Adiciona uma tarefa para cada passo em suas instruções, atribuída a si mesmo quando pode fazer o trabalho e à pessoa nomeada quando não pode.
• Define o ticket como Em progresso na primeira vez que é executado.
• Termina cada execução com um único comentário interno cobrindo o que fez, o que está pendente e com quem, uma menção a todos que precisam agir, e quando verificará novamente.
• Fecha o onboarding com um breve resumo quando a tarefa final é concluída.

Ele nunca cria um segundo ticket para o mesmo onboarding.

O que a nova contratação recebe

Se a nova contratação trabalha remotamente, o agente envia um e-mail por padrão para o endereço pessoal do seu sistema de RH ou do formulário Adicionar um funcionário, pedindo que confirmem o endereço residencial para seus equipamentos. Se trabalham no local, os equipamentos vão para o escritório vinculado ao seu local de trabalho.

• Os e-mails são em texto simples, enviados por ONE de support@factorial.it, e assinados pela sua equipe de TI (por exemplo, Equipe de TI da Acme). Você escolhe a assinatura em Como falar com a contratação.
• Os e-mails usam a língua definida em suas instruções. Se nenhuma estiver definida, ou a escolha for deixada para o proprietário de TI, o agente pergunta ao proprietário de TI em seu comentário de ticket e não envia nada para a nova contratação até ter uma resposta. Após dois dias úteis sem resposta, escreve em inglês. Ele nunca infere uma língua a partir do nome, país ou empresa da pessoa.
• Se a nova contratação responder em uma língua diferente, o agente muda para a deles.
• A nova contratação não precisa de uma conta de Factorial TI. Os e-mails não contêm preços, notas internas e links que exigem login.
• As respostas da nova contratação aparecem no ticket como comentários, e o agente as lê.
• Se não houver um endereço de e-mail pessoal, o agente não envia nada e cria uma tarefa para o proprietário de TI.

O que o agente faz sozinho e o que ele passa para outros

Usando o modelo padrão, o agente faz pedidos dentro de suas políticas de Equipamentos e Compras publicadas sem pedir a aprovação de ninguém. Ele tenta o estoque primeiro, depois o catálogo. Ele também cria a caixa de entrada e as contas de SaaS que suas regras de provisionamento cobrem.

Tudo o mais se torna uma tarefa para uma pessoa: um pedido que cai fora de uma política, uma política que não existe, uma conta sem regra, ou uma nova contratação que não respondeu até o prazo. Cada tarefa explica o que está bloqueado, quem foi perguntado e desde quando, e o que é necessário para prosseguir.

Não há botão de aprovação. Para fazer o agente voltar a funcionar, responda em um comentário do ticket ou complete a tarefa. O agente continua a partir daí.

Adicionar uma nova contratação manualmente

Com o agente ativo, esses pontos de entrada abrem um curto formulário Adicionar um funcionário: Onboard no menu à esquerda, Adicionar nas páginas Funcionários e Onboarding, e Criar onboarding no menu de comandos. Preencha:

• Nome, Sobrenome e E-mails: pelo menos um endereço, que o agente usa até que a caixa de entrada de trabalho exista. Clique em Adicionar e-mail para mais.
• Onboarding: a data de início. É obrigatória. Se Qualquer outra coisa mencionar uma data diferente, este campo tem prioridade.
• Qualquer outra coisa: função, equipe, gerente, remoto ou no local, escrito em palavras simples.

Clique em Criar onboarding. ONE lê o formulário, cria o onboarding e o agente continua a partir daí. Ele pede qualquer coisa que o formulário deixar de fora. Uma contratação adicionada dessa forma nunca é enviada para o seu sistema de RH.

Quando uma execução não termina

Nada volta para as configurações clássicas. Uma vez que o agente está executando um onboarding, ele o mantém, em seu único ticket.

Cada novo onboarding aciona uma execução. Você pode vê-la em Agentes de IA > Execuções e na aba Execuções da página do agente, com Onboarding como seu Assunto.

Onboarding não tem opção de Reexecutar. O agente sempre retoma através de seu ticket.

Desativar o agente

1. Abra a página do agente a partir do cartão do Onboarding ou de Agentes de IA > Agentes.
2. Clique em ⋯ > Desativar agente.

O cartão muda para Desligado. Qualquer onboarding criado após isso usa suas configurações de Onboarding novamente, exatamente como você as deixou.

Onboarding que o agente já havia iniciado permanecem com ele, mas estão pausados. O agente não faz nada sobre eles, e seu ticket e tarefas permanecem com seus proprietários, que podem continuar manualmente. Para ativá-lo novamente, clique em ⋯ > Habilitar agente. Cada onboarding pausado reinicia na próxima atividade em seu ticket, como um novo comentário ou uma tarefa concluída. Lembretes que estavam devidos enquanto ele estava pausado não são enviados posteriormente; adicione um comentário no ticket se quiser que o agente reinicie imediatamente.

Você não pode excluir o Onboarding.

Acompanhe o que o agente faz

• O ticket mantém o histórico completo: cada comentário, tarefa, e-mail e pedido, todos escritos pelo agente.
• A página Execuções (Agentes de IA > Execuções, ou a aba Execuções do agente) mostra a execução iniciada por cada novo onboarding. Trabalhos posteriores, acionados quando uma resposta ou uma tarefa concluída acorda o agente, aparecem no ticket.
• Créditos de IA: assim como com agentes personalizados, a coluna créditos de IA mostra o que cada execução usou. Créditos medem o uso e não são cobrados por enquanto. O chat ONE que ajuda você a escrever instruções e a leitura do formulário Adicionar um funcionário também usam créditos.

Limites

• O agente encomenda o dispositivo com inscrição automática e envia o convite de inscrição. Ele não configura o dispositivo: sem controles MDM e sem EDR (veja Zero Touch para Apple).
• Não há agente de offboarding. Offboarding seguem suas próprias configurações (veja Automatize seus offboardings).
• Factorial TI não tem etapa de aprovação: um escalonamento é sempre uma tarefa para uma pessoa.
• Você não pode iniciar o agente manualmente, e suas execuções não podem ser reexecutadas.
• Nome, descrição, nível do modelo, gatilho, ferramentas e políticas necessárias são fixados pela Factorial TI.

Resolução de Problemas e FAQ

Resolução de Problemas

• O agente não encomendou nada. One das duas políticas não está publicada. A página do agente nomeia a que falta sob Conhecimento, e o proprietário de TI tem uma tarefa.
• A nova contratação não recebeu e-mail. Não há endereço de e-mail pessoal no registro deles, ou o agente ainda está esperando que o proprietário de TI escolha uma língua. Verifique o comentário do ticket e as tarefas do proprietário de TI.
• Uma execução mostra Não concluído. Abra a execução e leia o destaque Precisa de você, então responda em um comentário no ticket de onboarding.
• Uma execução mostra Não terminou. Comente no ticket de onboarding para reiniciar o agente. Se nenhum ticket foi criado, entre em contato com o suporte.
• Um onboarding está preso e um comentário não reinicia o agente. Entre em contato com support@factorial.it com:
  • O nome e a data de início da nova contratação
  • O link para o ticket de onboarding, se houver um
  • O link para a execução (Ações > Copiar link para execução nos detalhes da execução)
  • O que você esperava que o agente fizesse
• O agente está desligado, mas onboardings antigos não se moveram. Isso é esperado. Eles permanecem pausados com o agente até que você o habilite novamente e algo aconteça em seu ticket.

FAQ

1. O agente encomenda equipamentos sem minha aprovação?
   Por padrão, sim, desde que o dispositivo e o pedido se encaixem em suas políticas publicadas de Equipamentos e Compras. Qualquer coisa fora delas se torna uma tarefa para o proprietário de TI, com a razão e as opções.
    
2. E se minha política de Equipamentos ou Compras não estiver publicada?
   O agente não encomenda nada e cria uma tarefa para o proprietário de TI. Uma mensagem sob Conhecimento na página do agente nomeia a política ausente.
    
3. Eu mudei as instruções. Os onboardings em andamento usam a nova versão?
   Sim. O texto salvo se aplica a partir da próxima execução do agente em cada onboarding que ele gerencia, incluindo aqueles que já estão em andamento.
    
4. Posso voltar para as configurações clássicas de onboarding?
   Sim. Clique em ⋯ > Desativar agente na página do agente. Novos onboardings usam as configurações clássicas novamente, e os que o agente estava gerenciando pausam até que você o reabilite.
    
5. A nova contratação precisa de uma conta de Factorial TI?
   Não. O agente envia e-mails para o endereço pessoal deles e eles respondem a esse e-mail.
    
6. Por que não consigo ver o ticket de onboarding ainda?
   No Pessoas > Onboarding, o onboarding mostra Ticket sendo preparado enquanto o agente cria o ticket, depois Começa em com uma data até que o onboarding comece. Por padrão, isso é 30 dias antes da data de início, definida sob Tempos. Nada acontece no ticket antes disso.
    
7. O que acontece com alguém que já começou?
   Por padrão, se a data de início já passou, o agente fecha o onboarding sem encomendar ou provisionar nada, marca a pessoa como ativa e anota isso no ticket. Se o equipamento ainda for necessário, ele cria uma tarefa para o proprietário de TI. Você pode mudar isso em Pessoas já em cargo.
    
8. O Onboarding usa créditos de IA?
   Sim. Cada execução é contabilizada em créditos de IA, assim como com agentes personalizados; veja a coluna créditos de IA na aba Execuções. Créditos medem o uso e não são cobrados por enquanto. O chat ONE para escrever instruções e ler o formulário Adicionar um funcionário também contam.