O Onboarding Agent entrega cada nova integração ao ONE, que segue as instruções que você escreve sobre como sua empresa recebe novos contratados. Use-o quando quiser que cada integração seja aberta, rastreada e avançada para você, com sua equipe entrando apenas onde o agente não tem ferramenta.

Funcionalidade

Visão Geral

Você descreve seu processo de integração uma vez: os passos, a pessoa responsável por cada um, as datas e os lembretes. Você pode escrevê-lo você mesmo ou construí-lo com ONE. A partir de então, para cada novo contratado, o agente:

• Abre um único ticket de integração.
• Adiciona uma tarefa para cada etapa nas suas instruções.
• Executa as etapas para as quais possui ferramentas.
• Delegar cada outra etapa a uma pessoa nomeada como tarefa.

Este artigo é sobre o agente apenas. As integrações que ocorrem sem ele usam suas configurações de integração em vez disso (veja Compreender as configurações de integração).

O que você precisa

Permissões

Do que o agente depende

• Política de equipamentos e Política de compras, ambas publicadas. O agente só compra dentro delas. Se alguma estiver faltando, ele não compra nada e cria uma tarefa para o responsável de TI.
• Um provedor de e-mail conectado, para que ele possa criar caixas de correio de trabalho (veja Conectar seu provedor de e-mail).
• Regras de provisionamento publicadas para a caixa de correio e contas SaaS que ele cria.
• Um sistema de RH sincronizado, para que cada novo contratado chegue ao Factorial TI com uma data de início e um endereço de e-mail pessoal (veja Configurar sincronização de RH).

Você pode configurar o agente sem nenhum desses. O que ele não conseguir executar se transforma em uma tarefa para uma pessoa.

Como usar

Vá para Pessoas > Configurações e abra a aba Onboarding. O cartão do Onboarding Agent está no topo.

Clique em Configurar agente. Uma página de criação se abre, já preenchida:

• Fixado por Factorial TI (mostrado em cinza): nome, descrição, Nível de modelo, o gatilho Integração de funcionário criada, as ferramentas de TI do Factorial que o agente usa, e as políticas de Equipamento e Compras sob Conhecimento.
• Seu para mudar: as Instruções (pré-preenchidas com o modelo de TI do Factorial na linguagem do seu console, inglês ou francês), Acesso à web, e quaisquer Conectores adicionais.

Ajuste as instruções: troque os nomes entre parênteses por pessoas reais e adapte os passos ao seu processo. Você também pode pedir ao ONE para elaborá-las com você a partir das suas configurações de integração atuais (veja Escrever ou reformular as instruções com ONE abaixo).

Clique em Criar. Você verá Agente criado e habilitado. e a página do agente se abre.

Quando o agente está ativo

• O cartão mostra Ativo. Clique nele para acessar a página do agente.
• Um banner diz Integração Total Onboarding está ativa. As seções Informações do Ticket e Onboarding tarefas abaixo ficam cinzas, pois as instruções agora ocupam seu lugar.
• O agente executa cada integração criada após este ponto, seja ela proveniente do seu sistema de RH, do formulário Adicionar um funcionário ou da API pública.
• As integrações que existiam antes de você ativá-lo mantêm as configurações clássicas até terminarem. Se uma não tiver ticket ainda, clicar em Iniciar integração a passa para o agente: O Onboarding Agent assume a integração a partir daqui e abre seu ticket.

Você também encontrará o agente em Agentes de IA > Agentes, listado com o tipo Factorial TI agent.

Editar as instruções

Abra a página do agente, seja a partir do cartão do Onboarding Agent ou de Agentes de IA > Agentes. Altere o campo Instruções e clique em Salvar.

O novo texto será usado a partir da próxima execução do agente, e isso inclui integrações que já estão em andamento.

Escrever ou reformular as instruções com ONE

ONE pode elaborar as instruções com você, seja o campo vazio ou já tenha texto. Clique no botão ONE na extremidade da barra de ferramentas Instruções. Um chat se abre ao lado do formulário e lhe dá dois pontos de partida:

Enquanto trabalha com você, ONE:

• Começa a partir das suas configurações de integração existentes. Para cada pergunta, sugere a resposta que essas configurações oferecem (quando o ticket é aberto, quais passos você executa, quem os possui, suas datas) e lhe diz onde encontrou.
• Faz uma única pergunta por vez, com opções e uma escolha sugerida, em inglês ou francês.
• Verifica seus dados antes de escrever uma regra: cada proprietário deve ser um funcionário no Factorial TI, ambas as políticas devem estar publicadas, verifica quais aplicativos SaaS têm uma regra de provisionamento publicada e se um provedor de e-mail está conectado.
• Compara o texto existente com o que as instruções exigem, como as oito seções do modelo e um proprietário e data em cada passo, e lista as lacunas.
• Alerta você quando pede algo que o agente não pode fazer, como configurar o dispositivo via MDM, e sugere a regra mais próxima que pode seguir.

Você também pode fazer solicitações em palavras simples: adicionar um passo, mudar um proprietário, encurtar o texto ou traduzi-lo.

ONE só escreve no campo. Se já houver texto lá, ele pergunta se deve sobrescrever ou manter o seu. O agente não vê nada até que você clique em Salvar (ou Criar na página de criação).

As seções do modelo

O modelo é dividido nas seções abaixo. Mantenha os títulos e altere o que está abaixo deles:

Adicionar seu próprio passo

Duplique um passo sob Passos, nesta ordem e complete suas linhas. Aqui está um exemplo para um crachá e uma mesa que seu gerente de escritório cuida:

5. Crachá & mesa:

- Proprietário: Sam Martin. Quando: 2 dias antes da data de início.
- Concluído quando: o crachar estiver pronto e a mesa estiver atribuída.

Cada ticket de integração então recebe uma tarefa para Sam. Quando o agente não tem ferramenta para um passo, esse passo sempre vai para seu proprietário como uma tarefa; o agente nunca tenta. Remova um passo e ele deixa de ser criado.

Proprietários e tempo

• Escolha um funcionário do Factorial TI para cada função. Qualquer função que você deixar em branco vai para o proprietário de TI.
• O proprietário de TI é obrigatório. Ele é o responsável pelo ticket e recebe cada transferência. Se nenhum for definido, o agente pede um e passa cada passo para o gerente do novo contratado enquanto isso.
• Todas as datas são contadas a partir da data de início, que também é a data de vencimento da integração.
• Por padrão, o agente envia dois lembretes para o mesmo pedido, com 48 horas de intervalo, e então cria uma tarefa para o proprietário de TI. Ele para de contatar o novo contratado três dias antes de eles começarem.

O ticket de integração

Para cada integração, o agente abre um ticket nomeado Primeiro Último - Onboarding e marcado como Onboarding. O proprietário de TI é o responsável, a data de vencimento é a data de início, o novo contratado é o solicitante e o agente está anexado.

Nesse ticket, o agente:

• Escreve a descrição: data de início, função, local de trabalho e qualquer coisa que ainda esteja faltando.
• Adiciona uma tarefa para cada passo nas suas instruções, atribuindo-a a si mesmo quando pode fazer o trabalho e à pessoa nomeada quando não pode.
• Define o ticket como Em progresso na primeira vez que executa.
• Termina cada execução com um único comentário interno cobrindo o que fez, o que está pendente e com quem, uma menção de todos que precisam agir e quando irá verificar novamente.
• Fecha a integração com um breve resumo quando a tarefa final é concluída.

Ele nunca cria um segundo ticket para a mesma integração.

O que o novo contratado recebe

Se o novo contratado trabalha remotamente, o agente envia um e-mail para ele por padrão no endereço pessoal do seu sistema de RH ou do formulário Adicionar um funcionário, pedindo que confirme o endereço residencial para seu equipamento. Se ele trabalha no local, o equipamento vai para o escritório vinculado ao seu local de trabalho.

• Os e-mails são texto simples, enviados por ONE de support@factorial.it, e assinados pela sua equipe de TI (por exemplo Equipe de TI da Acme). Você escolhe a assinatura sob Como falar com o contratado.
• Os e-mails usam a linguagem definida nas suas instruções. Se nenhuma estiver definida, ou se a escolha for deixada para o proprietário de TI, o agente pergunta ao proprietário de TI em seu comentário de ticket e não envia nada ao novo contratado até ter uma resposta. Após dois dias úteis sem resposta, ele escreve em inglês. Ele nunca infere uma linguagem a partir do nome, país ou empresa da pessoa.
• Se o novo contratado responder em uma linguagem diferente, o agente muda para a dele.
• O novo contratado não precisa de uma conta de Factorial TI. Os e-mails não contêm preços, notas internas e links que exigem login.
• As respostas do novo contratado aparecem no ticket como comentários, e o agente as lê.
• Se não houver um endereço de e-mail pessoal, o agente não envia nada e cria uma tarefa para o proprietário de TI.

O que o agente faz sozinho e o que ele passa adiante

Usando o modelo padrão, o agente faz pedidos dentro das suas políticas publicadas de Equipamento e Compras sem pedir a aprovação de ninguém. Ele tenta primeiro o estoque, depois o catálogo. Ele também cria a caixa de correio e as contas SaaS que suas regras de provisionamento cobrem.

Tudo o mais se transforma em uma tarefa para uma pessoa: um pedido que fica fora de uma política, uma política que não existe, uma conta sem regra, ou um novo contratado que não respondeu até o prazo. Cada tarefa explica o que está bloqueado, quem foi questionado e desde quando, e o que é necessário para prosseguir.

Não há botão de aprovação. Para que o agente comece a agir novamente, responda em um comentário no ticket ou complete a tarefa. O agente continua a partir daí.

Adicionar um novo contratado manualmente

Com o agente ativo, esses pontos de entrada abrem um curto formulário Adicionar um funcionário: Integrar no menu à esquerda, Adicionar nas páginas de Funcionários e Onboardings, e Criar integração no menu de comandos. Preencha:

• Nome, Sobrenome e E-mails: pelo menos um endereço, que o agente usa até a caixa de correio de trabalho existir. Clique em Adicionar e-mail para mais.
• Onboarding: a data de início. É obrigatória. Se Qualquer outra coisa mencionar uma data diferente, este campo tem prioridade.
• Qualquer outra coisa: função, equipe, gerente, remoto ou no local, escrito em palavras simples.

Clique em Criar integração. ONE lê o formulário, cria a integração e o agente continua a partir daí. Ele pede qualquer coisa que o formulário deixar de fora. Um contratado adicionado dessa forma nunca é enviado ao seu sistema de RH.

Quando uma execução não termina

Nada volta para as configurações clássicas. Uma vez que o agente está executando uma integração, ele a mantém, em seu único ticket.

Cada nova integração aciona uma execução. Você pode vê-la em Agentes de IA > Execuções e na aba Execuções da página do agente, com Onboarding como seu Assunto.

Onboarding Agent runs não têm opção de Reexecutar. O agente sempre retoma através de seu ticket.

Desligar o agente

1. Abra a página do agente a partir do cartão do Onboarding Agent ou de Agentes de IA > Agentes.
2. Clique em ⋯ > Desativar agente.

O cartão muda para Desligado. Qualquer integração criada depois disso usa suas configurações de Onboarding novamente, exatamente como você deixou.

As integrações que o agente já havia iniciado permanecem com ele, mas estão pausadas. O agente não faz nada nelas, e seu ticket e tarefas permanecem com seus proprietários, que podem continuar manualmente. Para ligá-lo novamente, clique em ⋯ > Ativar agente. Cada integração pausada reinicia na próxima atividade em seu ticket, como um novo comentário ou uma tarefa concluída. Lembretes que estavam devidos enquanto estava pausado não são enviados posteriormente; adicione um comentário no ticket se quiser que o agente reinicie imediatamente.

Você não pode excluir o Onboarding Agent.

Acompanhe o que o agente faz

• O ticket contém o histórico completo: cada comentário, tarefa, e-mail e pedido, todos autoria do agente.
• A página Execuções (Agentes de IA > Execuções, ou a aba Execuções do agente) mostra a execução iniciada por cada nova integração. Trabalhos posteriores, acionados quando uma resposta ou uma tarefa finalizada despertam o agente, aparecem no ticket.
• Créditos de IA: assim como com agentes personalizados, a coluna créditos de IA mostra o que cada execução usou. Créditos medem o uso e não são cobrados por enquanto. O chat ONE que ajuda você a escrever instruções e a leitura do formulário Adicionar um funcionário também utilizam créditos.

Limites

• O agente faz o pedido do dispositivo com inscrição automática e envia o convite de inscrição. Ele não configura o dispositivo: sem controles MDM e sem EDR (veja Zero Touch para Apple).
• Não há agente de desligamento. Offboarding segue suas próprias configurações (veja Automatize seus desligamentos).
• Factorial TI não tem etapa de aprovação: uma escalonamento é sempre uma tarefa para uma pessoa.
• Você não pode iniciar o agente manualmente, e suas execuções não podem ser reexecutadas.
• Nome, descrição, nível de modelo, gatilho, ferramentas e políticas necessárias são fixadas pela Factorial TI.

Resolução de Problemas e FAQ

Resolução de Problemas

• O agente não pediu nada. One das duas políticas não está publicada. A página do agente nomeia a que está faltando sob Conhecimento, e o proprietário de TI tem uma tarefa.
• O novo contratado não recebeu e-mail. Não há endereço de e-mail pessoal em seu registro, ou o agente ainda está esperando que o proprietário de TI escolha uma linguagem. Verifique o comentário do ticket e as tarefas do proprietário de TI.
• Uma execução mostra Não concluído. Abra a execução e leia a chamada Precisa de você, depois responda em um comentário no ticket de integração.
• Uma execução mostra Não terminou. Comente no ticket de integração para reiniciar o agente. Se nenhum ticket foi criado, entre em contato com o suporte.
• Uma integração está travada e um comentário não reinicia o agente. Entre em contato com support@factorial.it com:
  • O nome e a data de início do novo contratado
  • O link para o ticket de integração, se houver um
  • O link para a execução (Ações > Copiar link para execução nos detalhes da execução)
  • O que você esperava que o agente fizesse
• O agente está desligado, mas as integrações antigas não se moveram. Isso é esperado. Elas permanecem pausadas com o agente até que você a ative novamente e algo aconteça em seu ticket.

FAQ

1. O agente pede equipamentos sem minha aprovação?
   Por padrão, sim, desde que o dispositivo e o pedido se encaixem em suas políticas publicadas de Equipamento e Compras. Qualquer coisa fora delas se torna uma tarefa para o proprietário de TI, com a razão e as opções.
    
2. E se minha política de Equipamento ou Compras não estiver publicada?
   O agente não pede nada e cria uma tarefa para o proprietário de TI. Uma mensagem sob Conhecimento na página do agente nomeia a política que está faltando.
    
3. Eu mudei as instruções. As integrações em andamento usam a nova versão?
   Sim. O texto salvo se aplica a partir da próxima execução do agente em cada integração que ele gerencia, incluindo aquelas que já estão em andamento.
    
4. Posso voltar para as configurações clássicas de integração?
   Sim. Clique em ⋯ > Desativar agente na página do agente. Novas integrações usam novamente as configurações clássicas, e as que o agente estava gerenciando pausam até que você a reative.
    
5. O novo contratado precisa de uma conta de Factorial TI?
   Não. O agente envia e-mails para o endereço pessoal deles e eles respondem a esse e-mail.
    
6. Por que não consigo ver o ticket de integração ainda?
   Em Pessoas > Onboardings, a integração mostra Ticket sendo preparado enquanto o agente cria o ticket, depois Começa em com uma data até que a integração comece. Por padrão, isso é 30 dias antes da data de início, definida sob Tempo. Nada acontece no ticket antes disso.
    
7. O que acontece com alguém que já começou?
   Por padrão, se a data de início já passou, o agente fecha a integração sem pedir ou provisionar nada, marca a pessoa como ativa e anota isso no ticket. Se o equipamento ainda for necessário, ele cria uma tarefa para o proprietário de TI. Você pode mudar isso sob Pessoas já em cargo.
    
8. O Onboarding Agent usa créditos de IA?
   Sim. Cada execução é contabilizada em créditos de IA, assim como com agentes personalizados; veja a coluna créditos de IA na aba Execuções dele. Créditos medem o uso e não são cobrados por enquanto. O chat ONE para escrever instruções e ler o formulário Adicionar um funcionário também contam.