El Onboarding Agent entrega cada nuevo onboarding a ONE, que sigue las instrucciones que escribes sobre cómo tu empresa da la bienvenida a los nuevos empleados. Úsalo cuando quieras que cada onboarding sea abierto, rastreado y avanzado por ti, con tu equipo interviniendo solo donde el agente no tiene herramienta.

Funcionalidad

Descripción general

Describes tu proceso de onboarding una vez: los pasos, la persona encargada de cada uno, las fechas y los recordatorios. Puedes escribirlo tú mismo o construirlo con ONE. A partir de entonces, para cada nuevo empleado, el agente:

• Abre un único ticket de onboarding.
• Agrega una tarea para cada paso en tus instrucciones.
• Realiza los pasos para los que tiene herramientas.
• Asigna cada otro paso a una persona nombrada como tarea.

Este artículo trata solo sobre el agente. Los Onboarding que se ejecutan sin él utilizan tus configuraciones de onboarding en su lugar (ver Comprender las configuraciones de onboarding).

Lo que necesitas

Permisos

De qué depende el agente

• Política de equipos y Política de compras, ambas publicadas. El agente solo compra dentro de ellas. Si falta alguna, no compra nada y crea una tarea para el propietario de TI.
• Un proveedor de correo electrónico conectado, para que pueda crear buzones de trabajo (ver Conectar tu proveedor de correo electrónico).
• Reglas de aprovisionamiento publicadas para el buzón y las cuentas SaaS que crea.
• Un sistema de recursos humanos sincronizado, para que cada nuevo empleado llegue a Factorial IT con una fecha de inicio y una dirección de correo electrónico personal (ver Configurar sincronización de RRHH).

Puedes configurar el agente sin ninguno de estos. Lo que no pueda ejecutar se convierte en una tarea para una persona.

Cómo usar

Ve a Personas > Configuraciones y abre la pestaña Onboarding. La tarjeta del Onboarding Agent está en la parte superior.

Haz clic en Configurar agente. Se abre una página de creación, ya completada:

• Fijo por Factorial IT (mostrado en gris): nombre, descripción, Nivel de modelo, el disparador de Onboarding de empleados creado, las herramientas de Factorial IT que utiliza el agente, y las políticas de Equipos y Compras bajo Conocimiento.
• Tuyo para cambiar: las Instrucciones (prellenadas con la plantilla de Factorial IT en el idioma de tu consola, inglés o francés), Acceso web, y cualquier Conector adicional.

Ajusta las instrucciones: intercambia los nombres entre paréntesis por personas reales y ajusta los pasos a tu proceso. También puedes pedir a ONE que las redacte contigo a partir de tus configuraciones actuales de onboarding (ver Escribir o reformular las instrucciones con ONE a continuación).

Haz clic en Crear. Verás Agente creado y habilitado. y se abrirá la página del agente.

Cuando el agente está activo

• La tarjeta muestra Activado. Haz clic en ella para llegar a la página del agente.
• Un banner dice El Onboarding completo está activo. Las secciones Información del ticket y Tareas de Onboarding debajo se vuelven grises, porque las instrucciones ahora ocupan su lugar.
• El agente ejecuta cada onboarding creado después de este punto, ya sea que provenga de tu sistema de RRHH, el formulario de Agregar un empleado o la API pública.
• Los Onboarding que existían antes de que lo activaras mantienen las configuraciones clásicas hasta que terminen. Si uno no tiene ticket aún, hacer clic en Iniciar onboarding lo pasa al agente: El Onboarding Agent toma el onboarding desde aquí y abre su ticket.

También encontrarás el agente bajo Agentes de IA > Agentes, listado con el tipo Factorial IT agent.

Editar las instrucciones

Abre la página del agente, ya sea desde la tarjeta del Onboarding Agent o desde Agentes de IA > Agentes. Cambia el campo de Instrucciones y haz clic en Guardar.

El nuevo texto se usará a partir de la próxima ejecución del agente, y eso incluye onboardings que ya están en curso.

Escribir o reformular las instrucciones con ONE

ONE puede redactar las instrucciones contigo, ya sea que el campo esté vacío o ya tenga texto. Haz clic en el botón ONE al final de la barra de herramientas de Instrucciones. Se abrirá un chat al lado del formulario y te dará dos puntos de partida:

Mientras trabaja contigo, ONE:

• Comienza desde tus configuraciones de onboarding existentes. Para cada pregunta, sugiere la respuesta que esas configuraciones dan (cuándo se abre el ticket, qué pasos ejecutas, quién los posee, sus fechas) y te dice dónde lo encontró.
• Hace una sola pregunta a la vez, con opciones y una elección sugerida, en inglés o francés.
• Verifica tus datos antes de escribir una regla: cada propietario debe ser un empleado en Factorial IT, ambas políticas deben estar publicadas, busca qué aplicaciones SaaS tienen una regla de aprovisionamiento publicada y si un proveedor de correo electrónico está conectado.
• Compara el texto existente con lo que requieren las instrucciones, como las ocho secciones de la plantilla y un propietario y fecha en cada paso, y lista las brechas.
• Te advierte cuando pides algo que el agente no puede hacer, como configurar el dispositivo a través de MDM, y sugiere la regla más cercana que puede seguir.

También puedes hacer solicitudes en palabras simples: agregar un paso, cambiar un propietario, acortar el texto o traducirlo.

ONE solo escribe en el campo. Si ya hay texto, pregunta si debe sobrescribirlo o mantener el tuyo. El agente no ve nada hasta que haces clic en Guardar (o Crear en la página de creación).

Las secciones de la plantilla

La plantilla se divide en las secciones a continuación. Mantén los encabezados y cambia lo que hay debajo de ellos:

Agregar tu propio paso

Duplica un paso bajo Pasos, en este orden y completa sus líneas. Aquí hay un ejemplo para una credencial y un escritorio que tu gerente de oficina organiza:

5. Credencial & escritorio:

- Propietario: Sam Martin. Cuándo: 2 días antes de la fecha de inicio.
- Hecho cuando: la credencial esté lista y el escritorio esté asignado.

Cada ticket de onboarding obtiene entonces una tarea para Sam. Cuando el agente no tiene herramienta para un paso, ese paso siempre va a su propietario como tarea; el agente nunca lo intenta. Elimina un paso y deja de crearse.

Propietarios y temporización

• Selecciona un empleado de Factorial IT para cada rol. Cualquier rol que dejes vacío va al propietario de TI.
• El propietario de TI es obligatorio. Es el asignado del ticket y recibe cada traspaso; dejarlo vacío empuja todos los pasos al gerente del empleado.
• Todas las fechas se cuentan desde la fecha de inicio, que también es la fecha de vencimiento del onboarding.
• De forma predeterminada, el agente envía dos recordatorios para la misma solicitud, separados por 48 horas, y luego crea una tarea para el propietario de TI. Deja de contactar al nuevo empleado tres días antes de que comience.

El ticket de onboarding

Para cada onboarding, el agente abre un ticket llamado Nombre Apellido - Onboarding y etiquetado como Onboarding. El propietario de TI es el asignado, la fecha de vencimiento es la fecha de inicio, el nuevo empleado es el solicitante y el agente está adjunto.

En ese ticket, el agente:

• Escribe la descripción: fecha de inicio, rol, lugar de trabajo y cualquier cosa que falte.
• Agrega una tarea para cada paso en tus instrucciones, asignada a sí mismo cuando puede hacer el trabajo y a la persona nombrada cuando no puede.
• Establece el ticket como En progreso la primera vez que se ejecuta.
• Termina cada ejecución con un solo comentario interno cubriendo lo que hizo, lo que está pendiente y con quién, una mención de todos los que necesitan actuar, y cuándo volverá a verificar.
• Cierra el onboarding con un breve resumen cuando la tarea final esté completa.

Nunca crea un segundo ticket para el mismo onboarding.

Lo que recibe el nuevo empleado

Si el nuevo empleado trabaja de forma remota, el agente les envía un correo electrónico por defecto a la dirección personal de tu sistema de RRHH o del formulario de Agregar un empleado, pidiéndoles que confirmen la dirección de su hogar para su equipo. Si trabaja en el sitio, el equipo va a la oficina vinculada a su lugar de trabajo.

• Los correos electrónicos son texto plano, enviados por ONE desde support@factorial.it, y firmados por tu equipo de TI (por ejemplo Equipo de TI de Acme). Tú eliges la firma bajo Cómo hablar con el empleado.
• Los correos electrónicos utilizan el idioma establecido en tus instrucciones. Si no se establece ninguno, o la elección se deja al propietario de TI, el agente pregunta al propietario de TI en su comentario de ticket y no envía nada al nuevo empleado hasta que tenga una respuesta. Después de dos días hábiles sin respuesta, escribe en inglés. Nunca infiere un idioma del nombre, país o empresa de la persona.
• Si el nuevo empleado responde en un idioma diferente, el agente cambia al suyo.
• El nuevo empleado no necesita una cuenta de Factorial IT. Los correos electrónicos no contienen precios, notas internas ni enlaces que requieran iniciar sesión.
• Las respuestas del nuevo empleado aparecen en el ticket como comentarios, y el agente las lee.
• Si no hay dirección de correo electrónico personal, el agente no envía nada y crea una tarea para el propietario de TI.

Lo que el agente hace solo y lo que pasa a otro

Usando la plantilla predeterminada, el agente realiza pedidos dentro de tus políticas publicadas de Equipos y Compras sin pedir aprobación a nadie. Intenta primero con el stock, luego con el catálogo. También crea el buzón y las cuentas SaaS que cubren tus reglas de aprovisionamiento.

Todo lo demás se convierte en una tarea para una persona: un pedido que cae fuera de una política, una política que no existe, una cuenta sin regla, o un nuevo empleado que no ha respondido antes de la fecha límite. Cada tarea explica qué está bloqueado, quién fue preguntado y desde cuándo, y qué se necesita para avanzar.

No hay botón de aprobación. Para que el agente vuelva a moverse, responde en un comentario de ticket o completa la tarea. El agente continúa desde allí.

Agregar un nuevo empleado manualmente

Con el agente activo, estos puntos de entrada abren un breve formulario de Agregar un empleado: Onboard en el menú izquierdo, Agregar en las páginas de Empleados y Onboardings, y Crear onboarding en el menú de comandos. Completa:

• Nombre, Apellido y Correos electrónicos: al menos una dirección, que el agente utiliza hasta que exista el buzón de trabajo. Haz clic en Agregar correo electrónico para más.
• Onboarding: la fecha de inicio. Es obligatoria. Si Cualquier otra cosa menciona una fecha diferente, este campo tiene prioridad.
• Cualquier otra cosa: rol, equipo, gerente, remoto o en el sitio, escrito en palabras simples.

Haz clic en Crear onboarding. ONE lee el formulario, crea el onboarding y el agente continúa desde allí. Pide cualquier cosa que el formulario deje fuera. Un empleado agregado de esta manera nunca se empuja a tu sistema de RRHH.

Cuando una ejecución no termina

Nada vuelve a las configuraciones clásicas. Una vez que el agente está ejecutando un onboarding, lo mantiene en su único ticket.

Cada nuevo onboarding activa una ejecución. Puedes verlo en Agentes de IA > Ejecuciones y en la pestaña Ejecuciones de la página del agente, con Onboarding como su Asunto.

Las ejecuciones del Onboarding Agent no tienen opción de Re-ejecutar. El agente siempre retoma a través de su ticket.

Desactivar el agente

1. Abre la página del agente desde la tarjeta del Onboarding Agent o desde Agentes de IA > Agentes.
2. Haz clic en ⋯ > Desactivar agente.

La tarjeta cambia a Desactivado. Cualquier onboarding creado después de eso utiliza tus configuraciones de Onboarding nuevamente, exactamente como las dejaste.

Los Onboarding que el agente ya había comenzado permanecen con él pero están en pausa. El agente no hace nada en ellos, y su ticket y tareas permanecen con sus propietarios, quienes pueden continuar manualmente. Para volver a activarlo, haz clic en ⋯ > Habilitar agente. Cada onboarding en pausa se reinicia en la siguiente actividad en su ticket, como un nuevo comentario o una tarea completada. Los recordatorios que estaban programados mientras estaba en pausa no se envían después; agrega un comentario en el ticket si deseas que el agente reinicie de inmediato.

No puedes eliminar el Onboarding Agent.

Sigue lo que hace el agente

• El ticket contiene el historial completo: cada comentario, tarea, correo electrónico y pedido, todos autoría del agente.
• La página de Ejecuciones (Agentes de IA > Ejecuciones, o la pestaña Ejecuciones del agente) muestra la ejecución iniciada por cada nuevo onboarding. El trabajo posterior, activado cuando una respuesta o una tarea finalizada despierta al agente, aparece en el ticket.
• Créditos de IA: al igual que con los agentes personalizados, la columna de créditos de IA muestra lo que utilizó cada ejecución. Los créditos miden el uso y no se cobran por ahora. El chat de ONE que te ayuda a escribir instrucciones y leer el formulario de Agregar un empleado también utiliza créditos.

Límites

• El agente ordena el dispositivo con inscripción automática y envía la invitación de inscripción. No configura el dispositivo: sin controles MDM y sin EDR (ver Zero Touch para Apple).
• No hay agente de offboarding. Los Offboarding siguen sus propias configuraciones (ver Automatiza tus offboardings).
• Factorial IT no tiene paso de aprobación: una escalación es siempre una tarea para una persona.
• No puedes iniciar el agente manualmente, y sus ejecuciones no pueden re-ejecutarse.
• Nombre, descripción, nivel de modelo, disparador, herramientas requeridas y políticas son fijos por Factorial IT.

Resolución de problemas y FAQ

Resolución de problemas

• El agente no ordenó nada. One de los dos políticas no está publicada. La página del agente nombra la que falta bajo Conocimiento, y el propietario de TI tiene una tarea.
• El nuevo empleado no recibió ningún correo electrónico. No hay dirección de correo electrónico personal en su registro, o el agente aún está esperando que el propietario de TI elija un idioma. Revisa el comentario del ticket y las tareas del propietario de TI.
• Una ejecución muestra No hecho. Abre la ejecución y lee el llamado Te necesita, luego responde en un comentario en el ticket de onboarding.
• Una ejecución muestra No terminó. Comenta en el ticket de onboarding para reiniciar el agente. Si no se creó un ticket, contacta a soporte.
• Un onboarding está atascado y un comentario no reinicia al agente. Contacta a support@factorial.it con:
  • El nombre y la fecha de inicio del nuevo empleado
  • El enlace al ticket de onboarding, si hay uno
  • El enlace a la ejecución (Acciones > Copiar enlace a ejecución en los detalles de la ejecución)
  • Lo que esperabas que hiciera el agente
• El agente está desactivado pero los onboardings antiguos no se movieron. Eso es esperado. Permanecen en pausa con el agente hasta que lo habilites nuevamente y algo suceda en su ticket.

FAQ

1. ¿El agente ordena equipos sin mi aprobación?
   Por defecto, sí, siempre que el dispositivo y el pedido se ajusten a tus políticas publicadas de Equipos y Compras. Cualquier cosa fuera de ellas se convierte en una tarea para el propietario de TI, con la razón y las opciones.
    
2. ¿Qué pasa si mi política de Equipos o Compras no está publicada?
   El agente no ordena nada y crea una tarea para el propietario de TI. Un mensaje bajo Conocimiento en la página del agente nombra la política que falta.
    
3. Cambié las instrucciones. ¿Los onboardings en progreso usan la nueva versión?
   Sí. El texto guardado se aplica a partir de la próxima ejecución del agente en cada onboarding que maneje, incluidos aquellos que ya están en curso.
    
4. ¿Puedo volver a las configuraciones clásicas de onboarding?
   Sí. Haz clic en ⋯ > Desactivar agente en la página del agente. Los nuevos onboardings utilizan nuevamente las configuraciones clásicas, y los que el agente estaba manejando se pausan hasta que lo re-habilites.
    
5. ¿El nuevo empleado necesita una cuenta de Factorial IT?
   No. El agente envía correos a su dirección personal y ellos responden a ese correo.
    
6. ¿Por qué no puedo ver el ticket de onboarding aún?
   En Personas > Onboardings, el onboarding muestra Ticket en preparación mientras el agente crea el ticket, luego Comienza el con una fecha hasta que comience el onboarding. Por defecto, eso es 30 días antes de la fecha de inicio, establecido bajo Temporización. Nada sucede en el ticket antes de entonces.
    
7. ¿Qué pasa con alguien que ya ha comenzado?
   Por defecto, si la fecha de inicio ha pasado, el agente cierra el onboarding sin ordenar ni aprovisionar nada, marca a la persona como activa y lo anota en el ticket. Si aún se necesita equipo, crea una tarea para el propietario de TI. Puedes cambiar esto bajo Personas ya en puesto.
    
8. ¿El Onboarding Agent utiliza créditos de IA?
   Sí. Cada ejecución se cuenta en créditos de IA, al igual que con los agentes personalizados; consulta la columna de créditos de IA en su pestaña de Ejecuciones. Los créditos miden el uso y no se cobran por ahora. El chat de ONE para escribir instrucciones y leer el formulario de Agregar un empleado también cuenta.