Die Begriffe, die Ihnen in Ausgaben und bei Factorial-Karten begegnen, in einfacher Sprache. Nutzen Sie das Glossar, wenn Sie Ausgaben einrichten, eine Ausgabe prüfen oder Ihrem Team etwas erklären.

Ausgaben und wie sie entstehen

• Ausgabe: etwas, das Mitarbeitende für die Arbeit bezahlt haben und das in Factorial erfasst wird, damit es genehmigt und bei Bedarf erstattet werden kann.
• Ausgabentypen: Reguläre Ausgabe (durch Beleg oder Rechnung belegt, etwa eine Mahlzeit oder ein Bahnticket), Kilometergeld (mit dem eigenen Fahrzeug dienstlich gefahrene Strecke, erstattet zum Kilometersatz Ihres Unternehmens) und Verpflegungspauschale (ein fester Tagessatz für Dienstreisen, erstattet zum Pauschalsatz Ihres Unternehmens).
• Manuelle Ausgabe: von Mitarbeitenden erstellt, in der Regel aus eigener Tasche bezahlt.
• Kartenausgabe: wird automatisch aus einer Zahlung mit der Factorial-Karte erstellt. Sie fügen nur den Beleg hinzu.
• Verantwortlicher: die Person, zu der die Ausgabe gehört. Es gelten deren Genehmigungsablauf und Erstattung.
• Stellvertretende Erfassung: eine Ausgabe für eine andere Person erstellen, zum Beispiel eine Assistenz für die Führungskraft. Sie gehört weiterhin der anderen Person.
• Ausgabengruppe: mehrere Ausgaben einer Person, die gemeinsam eingereicht und geprüft werden, zum Beispiel für eine Reise.
• Belegerkennung: Factorial liest den hinzugefügten Beleg aus und füllt Datum, Betrag, Anbieter und Steuern aus.
• Ausgaben-Nutzer: Mitarbeitende, die zu Ausgaben hinzugefügt wurden und Ausgaben erstellen können.

Status

Eine Ausgabe hat immer genau einen Status: Entwurf, Ausstehend, Änderungen angefordert, Abgelehnt, Genehmigt, In Gehaltsabrechnung, Zur Zahlung gesendet, Bezahlt oder Zahlung storniert. Was jeder Status bedeutet, finden Sie unter Status und Warnmeldungen bei Ausgaben.

Regeln und Genehmigungen

• Genehmigungsablauf: die Regeln Ihres Unternehmens dafür, wer eine Ausgabe wann prüft. Sie richten ihn im Chat mit One, unserem KI-Assistenten, ein.
• Prüfende Person (Genehmigende): eine Person, die eine Ausgabe genehmigen soll.
• Automatische Genehmigung: eine Regel, die manche Ausgaben ohne Zutun einer Person genehmigt, zum Beispiel solche, die die Ausgabenprüfungen bestehen.
• Globale Genehmigung für Ausgaben: eine Berechtigung, mit der jemand jede Ausgabe, die er sehen kann, vollständig verwalten und den Genehmigungsablauf überspringen kann.
• Genehmigungsablauf zurücksetzen: die Genehmigung einer Ausgabe wieder ab dem ersten Schritt beginnen.
• Ausgabenprüfungen: One prüft jede Ausgabe anhand Ihrer Ausgabenrichtlinie: Richtlinienkonform, Warnung, Nicht richtlinienkonform oder Nicht geprüft.
• Harte / weiche Markierung: hart bedeutet nicht richtlinienkonform, weich bedeutet einen Blick wert. Keine von beiden blockiert die Ausgabe.
• Warnmeldung: ein Hinweis für die prüfende Person, etwa ein mögliches Duplikat, eine Mahlzeit an einem Tag, der bereits durch eine Verpflegungspauschale abgedeckt ist, oder Budget überschritten. Warnmeldungen blockieren niemals das Einreichen oder Genehmigen.
• Budget: ein Betrag, den eine Gruppe von Personen in einem Zeitraum ausgeben darf. Eingehende Ausgaben werden darauf angerechnet.

Einstellungen und Buchhaltung

• Kategorie / Unterkategorie: wofür die Ausgabe war, etwa Verpflegung oder Taxi. Kategorien sind eine feste Liste; Ihr Unternehmen kann Unterkategorien hinzufügen.
• Ausgabenformular: die Angaben, die bei jeder Ausgabe abgefragt werden, und welche davon Pflicht sind.
• Satz: ein Kilometergeldbetrag pro Kilometer oder Meile bzw. ein Verpflegungspauschalenbetrag pro Tag, der Personen zugewiesen wird.
• Rechtseinheit: eines der Unternehmen in Ihrem Factorial-Konto. Sie legt Währung, Steuern und Konten fest.
• Belegwährung: die Währung auf dem Beleg.
• Erstattungsbetrag / Erstattungswährung: wie viel die Mitarbeitenden erstattet bekommen und in welcher Währung.
• Erstattung: eine genehmigte Ausgabe zurückzahlen, über die Gehaltsabrechnung, eine SEPA-Zahlung oder mit Als bezahlt markieren, nachdem Sie auf anderem Weg gezahlt haben.
• Lohnart: die Zeile auf der Gehaltsabrechnung, in der eine über die Gehaltsabrechnung erstattete Ausgabe erscheint. Sie verknüpfen jede Ausgabenkategorie mit einer Lohnart. Siehe Wie richte ich ein, wie Ausgaben auf der Gehaltsabrechnung erscheinen?
• Kostenstelle: ein Label, um Kosten zu gruppieren, zum Beispiel nach Abteilung oder Projekt.
• Buchungskonto: das Konto in Ihrem Kontenplan, auf dem eine Ausgabe gebucht wird.
• Factorial-Karte: eine physische oder virtuelle Firmenkarte, die über Factorial ausgegeben wird. Ihre Zahlungen werden zu Kartenausgaben.
• One: unser KI-Assistent. Er kann Ausgaben für Sie erstellen, Sie bei der Prüfung unterstützen und Ihren Genehmigungsablauf sowie die Ausgabenprüfungen einrichten.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ich sehe auf dem Bildschirm einen Begriff, der hier nicht steht.
Sehen Sie im passenden Artikel zu dieser Seite nach oder fragen Sie One, was der Begriff in der Konfiguration Ihres Unternehmens bedeutet.

FAQ

1. Was ist der Unterschied zwischen einer Warnmeldung und einem Status?

Ein Status sagt, wo sich die Ausgabe in ihrem Ablauf befindet (zum Beispiel Ausstehend). Eine Warnmeldung ist eine zusätzliche Information für die prüfende Person (zum Beispiel ein mögliches Duplikat). Eine Ausgabe hat einen Status und kann mehrere Warnmeldungen haben.

2. Ist „Kategoriekonflikt“ ein Status?

Nein. Es ist eine Warnmeldung, dass eine Mahlzeit an einem Tag liegt, der bereits durch eine Verpflegungspauschale abgedeckt ist.

3. Was ist aus den Ausgabenrichtlinien geworden?

Ausgabenprüfungen ersetzen die Ausgabenrichtlinien. Regeln aus alten Richtlinien werden zu Prüfungen, sobald Ihr Unternehmen umgestellt wird.