Las palabras que verás en Gastos y en las tarjetas de Factorial, explicadas en lenguaje sencillo. Úsalo cuando configures Gastos, revises un gasto o le expliques algo a tu equipo.

Los gastos y cómo se crean

• Gasto: algo que un colaborador pagó por trabajo y que se registra en Factorial para que pueda aprobarse y, si hace falta, reembolsarse.
• Tipos de gasto: Gasto normal (respaldado por un recibo o una factura, como una comida o un boleto de tren), Kilometraje (distancia recorrida en tu propio vehículo por trabajo, que se paga según la tarifa de kilometraje de tu empresa) y Dieta (una asignación diaria fija para viajes de trabajo, que se paga según la tarifa de dietas de tu empresa).
• Gasto manual: lo crea el colaborador, normalmente pagado de su bolsillo.
• Gasto con tarjeta: se crea automáticamente a partir de un pago con una tarjeta de Factorial. Solo tienes que agregar el recibo.
• Propietario: el colaborador al que pertenece el gasto. Se aplican su flujo de aprobación y su reembolso.
• Reportar en nombre de otra persona: crear un gasto para alguien más, por ejemplo, un asistente para su jefe. El gasto sigue siendo de la otra persona.
• Grupo de gastos: varios gastos de una misma persona que se envían y se revisan juntos, por ejemplo, los de un viaje.
• Lectura de recibos: Factorial lee el recibo que agregas y completa la fecha, el importe, el proveedor y los impuestos.
• Usuario de Gastos: un colaborador que se agregó a Gastos y que puede crear gastos.

Estados

Un gasto siempre tiene un solo estado: Borrador, Pendiente, Cambios solicitados, Rechazado, Aprobada, En la nómina, Enviado a pagar, Pagado o Pago revertido. Consulta Estados y alertas de los gastos para saber qué significa cada uno.

Reglas y aprobaciones

• Flujo de aprobación: las reglas de tu empresa sobre quién revisa un gasto y cuándo. Lo configuras conversando con One, nuestro asistente de IA.
• Revisor (aprobador): una persona a la que se le pide aprobar un gasto.
• Aprobación automática: una regla que aprueba algunos gastos sin intervención de una persona, por ejemplo, los que pasan los Controles de gastos.
• Aprobador global de Gastos: un permiso que permite administrar por completo cualquier gasto que la persona pueda ver, sin pasar por el flujo de aprobación.
• Reiniciar el flujo de aprobación: volver a empezar la aprobación de un gasto desde el primer paso.
• Controles de gastos: One revisa cada gasto según la política de gastos de tu empresa: Dentro de la política, Advertencia, Fuera de la política o Sin revisar.
• Marca crítica / marca leve: crítica significa fuera de la política; leve significa conviene revisarlo. Ninguna de las dos bloquea el gasto.
• Alerta: una señal para el revisor, como un posible duplicado, una comida en un día ya cubierto por una dieta o un gasto que excede el presupuesto. Las alertas nunca bloquean el envío ni la aprobación.
• Presupuesto: un importe que un grupo de personas puede gastar durante un periodo. Los gastos se descuentan de él a medida que llegan.

Configuración y contabilidad

• Categoría / subcategoría: para qué fue el gasto, como Comidas o Taxis. Las categorías son una lista fija; tu empresa puede agregar subcategorías.
• Formulario de gastos: los datos que se piden en cada gasto y cuáles son obligatorios.
• Tarifa: un importe de kilometraje por km o milla, o un importe de dieta por día, que se asigna a las personas.
• Entidad legal: una de las empresas de tu cuenta de Factorial. Define la moneda, los impuestos y las cuentas.
• Moneda del documento: la moneda que aparece en el recibo.
• Importe / moneda reembolsable: cuánto se le reembolsa al colaborador y en qué moneda.
• Reembolso: pagar de vuelta un gasto aprobado, ya sea mediante la nómina, un pago SEPA o Marcar como pagado después de pagar por otro medio.
• Concepto de nómina: la línea del recibo de nómina donde aparece un gasto reembolsado a través de la nómina. Vinculas cada categoría de gasto con uno. Consulta ¿Cómo configuro la forma en que los gastos aparecen en el recibo de nómina?
• Centro de costos: una etiqueta para agrupar costos, por ejemplo, por departamento o proyecto.
• Cuenta contable: la cuenta de tu plan de cuentas en la que se registra un gasto.
• Tarjeta de Factorial: una tarjeta de empresa física o virtual emitida a través de Factorial. Sus pagos se convierten en gastos con tarjeta.
• One: nuestro asistente de IA. Puede crear gastos por ti, ayudarte a revisarlos y configurar tu flujo de aprobación y tus Controles de gastos.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Veo una palabra en pantalla que no aparece aquí.
Consulta el artículo relacionado con esa pantalla o pregúntale a One qué significa en la configuración de tu empresa.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre una alerta y un estado?

Un estado indica en qué punto de su ciclo está el gasto (por ejemplo, Pendiente). Una alerta es información adicional para el revisor (por ejemplo, un posible duplicado). Un gasto tiene un solo estado y puede tener varias alertas.

2. ¿"Conflicto de categoría" es un estado?

No. Es una alerta que indica que un gasto de comida cae en un día que ya está cubierto por una dieta.

3. ¿Qué pasó con las políticas de gastos?

Los Controles de gastos reemplazan a las políticas de gastos. Las reglas de las políticas anteriores se convierten en controles cuando tu empresa hace la migración.