Dieser Artikel richtet sich an: genehmigende Personen.
Kurze Antworten auf die Fragen, die genehmigende Personen am häufigsten stellen, mit einem Link zum vollständigen Artikel. Lesen Sie das, wenn Sie gerade genehmigende Person geworden sind oder wenn eine Ausgabe nicht so aussieht, wie Sie es erwartet haben.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Filtern Sie die Liste nach Ausstehende Genehmigungen > Meine, um nur zu sehen, was auf Sie wartet.
- Bevorzugen Sie Änderungen anfordern gegenüber Ablehnen, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Problem beheben kann.
- Geben Sie bei jeder Ablehnung oder Änderungsanfrage einen Grund an.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich finde eine mir zugewiesene Ausgabe nicht.
Prüfen Sie den Filter Ausstehende Genehmigungen > Meine und den Filter Belegdatum (die Liste beginnt mit den letzten 30 Tagen). Die Ausgabe kann auch von einer anderen genehmigenden Person desselben Schritts entschieden, zurückgesetzt oder an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zurückgesendet worden sein. Siehe Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss?.
Eine Ausgabe wartet auf mich, aber ich kann sie nicht genehmigen.
Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, beginnt die Genehmigung, sobald die Prüfungen abgeschlossen sind, spätestens 1 Stunde nach dem Senden der Ausgabe. Siehe Warum hängt eine Ausgabe bei „Ausstehend“ fest oder bei der falschen genehmigenden Person?.
FAQ
1. Bei welchen Ausgaben muss ich handeln, und was bedeutet jeder Status?
Eine Ausgabe hat jeweils einen Status. Als genehmigende Person handeln Sie nur bei Ausstehenden Ausgaben, die auf Sie warten; alles nach Genehmigt übernimmt Ihr Finanzteam. Siehe Ausgabenstatus und Warnungen.
| Status | Was er bedeutet | Müssen Sie handeln? |
|---|---|---|
| Ausstehend | Wartet auf eine Entscheidung. Öffnen Sie sie, um zu sehen, auf wen sie wartet. | Ja, wenn sie auf Sie wartet |
| Änderungen angefordert | Zur Korrektur an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zurückgesendet | Nein, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter |
| Abgelehnt | Die Genehmigung endete mit einer Ablehnung | Nein |
| Genehmigt | Alle Genehmigungsschritte sind abgeschlossen | Nein, die Finanzabteilung erstattet sie |
| In der Lohnabrechnung | Zur Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters hinzugefügt | Nein |
| Zur Zahlung gesendet | In einer SEPA-Überweisungsdatei enthalten | Nein |
| Bezahlt | Erstattet oder als bezahlt markiert | Nein |
2. Ich gehe in den Urlaub. Kann jemand für mich genehmigen?
Jemand mit der Berechtigung Globale Genehmigung für Ausgaben kann jede ausstehende Ausgabe mit Global genehmigen genehmigen. Ihr Admin kann auch den Genehmigungsablauf mit One ändern, sodass Ihre Ausgaben während Ihrer Abwesenheit an jemand anderen gehen. Siehe Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück?.
3. Ich habe eine Ausgabe versehentlich abgelehnt. Was nun?
Bitten Sie jemanden mit der Berechtigung, den Genehmigungsablauf zurückzusetzen (meist Admins oder die Finanzabteilung). Die Ausgabe geht im ersten Schritt wieder auf Ausstehend, sodass Sie sie eventuell erneut genehmigen müssen. Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.
4. Woran erkenne ich, ob ich eine Ausgabe schon geprüft habe?
Sie verschwindet aus Ihrer Liste Ausstehende Genehmigungen > Meine. Folgt auf Ihren Schritt ein weiterer, zeigt sie „Sie haben diese Ausgabe bereits genehmigt. Genehmigung durch [Name] steht aus.“ Siehe Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss?.
5. Eine manuelle Ausgabe hat keinen Beleg. Kann ich sie genehmigen?
Sie können: Warnungen und Prüfungen hindern Sie nie daran, zu entscheiden. Wir empfehlen aber, zuerst Änderungen anfordern zu nutzen und den Beleg anzufordern. Siehe Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück?.
6. Muss ich Kartenausgaben prüfen, wenn die Karte bereits Limits hat?
Ja, aber die Prüfung ist leichter: Kontrollieren Sie den Beleg und ob der Einkauf beruflich war. Siehe Wie prüfe ich eine Kartenausgabe?.
7. Warum sehe ich „In der Lohnabrechnung“, „Zur Zahlung gesendet“ oder „Bezahlt“?
Diese Status folgen nach der Genehmigung, wenn Ihr Finanzteam die Ausgabe erstattet. Sie müssen nichts tun. Siehe Ausgabenstatus und Warnungen.
8. Kann ich mehrere Ausgaben auf einmal genehmigen?
Ja. Wählen Sie sie unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden aus und klicken Sie auf Genehmigen. Sie können auch One fragen, zum Beispiel „Genehmige die Ausgaben, die auf mich warten und der Richtlinie entsprechen“. Siehe Wie genehmige ich Ausgaben mit One?.
9. Verhindern Warnungen wie „Nicht richtlinienkonform“ oder „Duplikat“ meine Genehmigung?
Nein. Sie sollen Ihnen bei der Entscheidung helfen. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, wenn Sie eine Ausgabe mit einer Warnung genehmigen. Warnungen vom Typ Duplikat sehen Sie nur, wenn Sie alle Ausgaben des Unternehmens sehen können. Siehe Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück?.
10. Wo sehe ich den vollständigen Verlauf einer Ausgabe?
Öffnen Sie die Ausgabe: Ihr Genehmigungsverlauf zeigt jeden Genehmigungsschritt und auf wen sie wartet, und ihre Aktivität zeigt Kommentare und Statusänderungen. Siehe Warum hängt eine Ausgabe bei „Ausstehend“ fest oder bei der falschen genehmigenden Person?.
11. Kann ich Ausgaben aus Slack oder Microsoft Teams genehmigen?
Nein. Ausgaben sendet keine Genehmigungsanfragen an Slack oder Microsoft Teams. Sie erhalten eine E-Mail und eine Anfrage in Ihrem Posteingang in Factorial, im Web oder in der mobilen App, und Sie können One auch bitten, für Sie zu genehmigen. Siehe Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss? und Wie genehmige ich Ausgaben mit One?.