Cet article s'adresse à : approbateurs.
Réponses rapides aux questions que les approbateurs posent le plus souvent, avec un lien vers l'article complet pour chacune. Lisez-la si vous venez de devenir approbateur, ou si quelque chose dans une dépense ne ressemble pas à ce que vous attendiez.
Conseils et bonnes pratiques
- Filtrez la liste par Approbations en attente > Les miennes pour ne voir que ce qui vous attend.
- Préférez Demander des modifications à Rejeter quand l'employé peut corriger le problème.
- Ajoutez un motif à chaque rejet ou demande de modifications.
Articles associés : Comment trouver les dépenses que je dois approuver ? · Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ? · Comment contrôler une dépense par carte ? · Pourquoi une dépense reste-t-elle En attente ou chez le mauvais approbateur ? · Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ? · Comment approuver des dépenses avec One ? · Statuts et alertes des dépenses
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne trouve pas une dépense qui m'est attribuée.
Vérifiez le filtre Approbations en attente > Les miennes et le filtre Date du document (la liste commence par les 30 derniers jours). La dépense a aussi pu être décidée par un autre approbateur de la même étape, réinitialisée ou renvoyée à l'employé. Voir Comment trouver les dépenses que je dois approuver ?.
Une dépense m'attend depuis un moment, mais je ne peux pas l'approuver.
Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, l'approbation démarre une fois les contrôles terminés, au plus tard 1 heure après l'envoi de la dépense. Voir Pourquoi une dépense reste-t-elle En attente ou chez le mauvais approbateur ?.
FAQ
1. Sur quelles dépenses dois-je agir, et que signifie chaque statut ?
Une dépense a un seul statut à la fois. En tant qu'approbateur, vous n'agissez que sur les dépenses En attente qui vous attendent ; tout ce qui suit Approuvée est géré par votre équipe finance. Voir Statuts et alertes des dépenses.
| Statut | Ce que cela signifie | Devez-vous agir ? |
|---|---|---|
| En attente | En attente d'une décision. Ouvrez-la pour voir de qui elle attend la décision. | Oui, si elle vous attend |
| Modifications demandées | Renvoyée à l'employé pour correction | Non, c'est l'employé qui agit |
| Rejetée | L'approbation s'est terminée par un rejet | Non |
| Approuvée | Toutes les étapes d'approbation sont terminées | Non, la finance la rembourse |
| Dans la paie | Ajoutée à la fiche de paie de l'employé | Non |
| Envoyée au paiement | Incluse dans un fichier de virement SEPA | Non |
| Payée | Remboursée, ou marquée comme payée | Non |
2. Je pars en vacances. Quelqu'un peut-il approuver à ma place ?
Une personne ayant l'autorisation Approbateur global des dépenses peut approuver n'importe quelle dépense en attente avec Approbation globale. Votre administrateur peut aussi modifier le flux d'approbation avec One pour que vos dépenses aillent à quelqu'un d'autre pendant votre absence. Voir Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ?.
3. J'ai rejeté une dépense par erreur. Que faire ?
Demandez à une personne ayant l'autorisation de réinitialiser le flux d'approbation (généralement un administrateur ou la finance). La dépense repasse En attente à la première étape, vous devrez donc peut-être l'approuver à nouveau. Voir Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ?.
4. Comment savoir si j'ai déjà contrôlé une dépense ?
Elle disparaît de votre liste Approbations en attente > Les miennes. Si une autre étape suit la vôtre, elle indique « Vous avez déjà approuvé cette dépense. En attente d'approbation par [nom]. » Voir Comment trouver les dépenses que je dois approuver ?.
5. Une dépense manuelle n'a pas de reçu. Puis-je l'approuver ?
Vous le pouvez : les alertes et les contrôles ne vous empêchent jamais de décider. Mais nous recommandons Demander des modifications et de réclamer d'abord le reçu. Voir Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ?.
6. Dois-je contrôler les dépenses par carte si la carte a déjà des limites ?
Oui, mais c'est un contrôle plus léger : vérifiez le reçu et que l'achat était professionnel. Voir Comment contrôler une dépense par carte ?.
7. Pourquoi vois-je « Dans la paie », « Envoyée au paiement » ou « Payée » ?
Ces statuts arrivent après l'approbation, quand votre équipe finance rembourse la dépense. Vous n'avez rien à faire. Voir Statuts et alertes des dépenses.
8. Puis-je approuver plusieurs dépenses à la fois ?
Oui. Dans Dépenses > Dépenses des employés, sélectionnez-les et cliquez sur Approuver. Vous pouvez aussi demander à One, par exemple « Approuve les dépenses qui m'attendent et qui sont conformes à la politique ». Voir Comment approuver des dépenses avec One ?.
9. Les alertes « Hors politique » ou « Doublon » m'empêchent-elles d'approuver ?
Non. Elles sont là pour vous aider à décider. Ajoutez un commentaire quand vous approuvez une dépense avec une alerte. Vous ne voyez les alertes Doublon que si vous pouvez voir toutes les dépenses de l'entreprise. Voir Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ?.
10. Où puis-je voir l'historique complet d'une dépense ?
Ouvrez la dépense : son Historique des approbations montre chaque étape d'approbation et de qui elle attend la décision, et son activité montre les commentaires et les changements de statut. Voir Pourquoi une dépense reste-t-elle En attente ou chez le mauvais approbateur ?.
11. Puis-je approuver des dépenses depuis Slack ou Microsoft Teams ?
Non. Dépenses n'envoie pas de demandes d'approbation à Slack ou Microsoft Teams. Vous recevez un e-mail et une demande dans votre Boîte de réception dans Factorial, sur le web ou l'application mobile, et vous pouvez aussi demander à One d'approuver pour vous. Voir Comment trouver les dépenses que je dois approuver ? et Comment approuver des dépenses avec One ?.