Die Employee ID-App ermöglicht es Mitarbeitenden, sich ein- und auszustempeln, Pausen zu verfolgen und ihren Arbeitsplatz sowie Arbeitsbereich zu protokollieren — alles von einem gemeinsamen Tablet aus mit ihrer Mitarbeitenden-ID-Nummer.
Verwende diese Methode, wenn:
- Du gemeinsame Geräte (Tablets) zum Ein- und Ausstempeln hast.
- Du eine einfache, ID-basierte Möglichkeit möchtest, damit Mitarbeitende Zeit, Pausen und Standort aufzeichnen können, ohne eine mobile App zu benötigen.
- Du verfolgen musst, von welchem Arbeitsplatz und Arbeitsbereich jede/r Mitarbeitende sich einstempelt.
Bevor du beginnst
Bevor du die Employee ID-App einrichtest, beachte:
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Admin-Konfiguration erforderlich
Nur Nutzer mit Admin-Berechtigungen können die Employee ID-Methode in Factorial aktivieren und konfigurieren.
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Arbeitsplätze und Arbeitsbereiche können konfiguriert werden
Stelle sicher, dass deine Arbeitsplätze und Arbeitsbereiche in Factorial unter Einstellungen → Standorte erstellt wurden, bevor du ein Tablet konfigurierst.
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One Konfiguration pro Tablet
Jedes Tablet wird unabhängig mit seinem eigenen Arbeitsplatz und Arbeitsbereich konfiguriert. Alle Mitarbeitenden, die sich von diesem Tablet aus einstempeln, haben ihr Arbeitszeitblatt automatisch mit dem konfigurierten Standort ausgefüllt.
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Pausentypen werden auf Richtlinienebene konfiguriert
Wenn du möchtest, dass Mitarbeitende einen Pausentyp auswählen können, wenn sie eine Pause machen, konfiguriere deine Pausentypen vorher in den Einstellungen der Zeitverfolgungsrichtlinie. (Nur manuelle Pausen werden unterstützt)
Für Admins: So richtest du die Employee ID-App ein
Employee ID aktivieren
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
- Wähle unter Zeit Zeitverfolgung
- Öffne eine Zeitverfolgungsrichtlinie
- Scrolle nach unten zu Zeitverfolgungssystem
- Aktiviere Ein- und Ausstempeln per ID
- Lege fest, welchen Typ von ID Mitarbeitende verwenden werden:
- Persönliche ID
- Mitarbeitenden Unternehmensidentifikator
- Kopiere die URL des Ein- und Ausstempelns oder scanne den QR-Code, um die Konfiguration des Tablets zu starten
Ein Tablet konfigurieren
- Öffne die URL des Ein- und Ausstempelns auf dem Tablet, das du einrichten möchtest
- Authentifiziere dich, indem du deine Mitarbeitenden-ID eingibst
- Wähle einen Arbeitsplatz aus der Liste
- Wähle einen Arbeitsbereich (falls zutreffend)
- Speichere die Konfiguration
Das Tablet wird sich diese Konfiguration merken, selbst wenn der Browser aktualisiert wird, sodass du es nach einem Seitenneuladen nicht erneut konfigurieren musst.
Für Mitarbeitende: So verwendest du die Employee ID-App
Ein- und Ausstempeln
- Gib deine Mitarbeitenden-ID-Nummer ein
Wenn du dich nicht an deine Mitarbeitenden-ID erinnern kannst, wende dich an einen Manager oder HR-Manager
Pausen machen
- Gib deine Mitarbeitenden-ID-Nummer ein
- Tippe auf Start eine Pause
- Wenn dein Unternehmen mehrere Pausentypen konfiguriert hat, wähle den passenden aus (z. B. Kaffeepause, Mittagspause)
Eine Pause beenden
- Gib deine Mitarbeitenden-ID-Nummer ein
- Tippe auf Arbeit fortsetzen
- Ein Bestätigungsbildschirm wird angezeigt und die App kehrt zum Startbildschirm zurück
Pausen sind zu kurz
- Wenn deine Zeitverfolgungsrichtlinie eine Mindestpausendauer konfiguriert hat, wirst du benachrichtigt, dass die Pause zu kurz ist
Ausstempeln
- Gib deine Mitarbeitenden-ID-Nummer ein
- Tippe auf Ausstempeln
- Ein Bestätigungsbildschirm wird angezeigt mit deinem Namen
- Die App kehrt automatisch zum Anmeldebildschirm zurück
Mehr gearbeitet als geplant
Wenn du vergessen hast, dich auszustempeln und deine Schicht länger ist als geplant, wirst du gebeten, die geschätzte gegen die erfasste Zeit zu bestätigen.
Was ist, wenn es nicht funktioniert?
Wenn du eine falsche ID-Nummer eingibst, wird eine Fehlermeldung unter dem Eingabefeld angezeigt. Überprüfe deine ID und versuche es erneut.
Mögliche Probleme:
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ID nicht erkannt
Versuche erneut, deine Mitarbeitenden-ID einzugeben. Wenn du das Problem nicht lösen kannst, kontaktiere direkt deinen Manager oder HR-Administrator.
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Allgemeiner Fehler beim Ein- oder Ausstempeln einer Schicht oder Pause
Dies könnte passieren, wenn das gemeinsame Gerät keine stabile Internetverbindung hat, in diesem Fall kannst du es erneut versuchen, wenn die Internetverbindung wieder stabil ist. Oder es könnte ein allgemeiner technischer Fehler sein.