Dieser Artikel richtet sich an: Mitarbeitende, genehmigende Personen und Finanzteams.
Jede Ausgabe zeigt, wo sie gerade steht, vom Entwurf bis zur Bezahlung, damit Sie wissen, ob Sie handeln müssen oder nur warten können. Warnungen liefern zusätzliche Informationen für die prüfende Person, ändern aber nie den Status und blockieren nichts.
Ausgabenstatus
Übersicht
Eine Ausgabe hat immer genau einen Status. Er wird oben in der Ausgabe sowie unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben (Ihre eigenen) oder Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden (Ausgaben, die Sie verwalten) angezeigt.
| Status | Was er bedeutet | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Entwurf | Erstellt, aber nicht gesendet. Kartenausgaben beginnen hier. | Bearbeiten, den Beleg hinzufügen, senden oder löschen (Kartenausgaben können nicht gelöscht werden). |
| Ausstehend | Wartet auf Genehmigung. Zeigt, auf wen sie wartet. | Mitarbeitende: warten oder mit Als Entwurf zurücksetzen zurückziehen. Genehmigende Personen: genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern. |
| Änderungen angefordert | Eine prüfende Person hat um eine Korrektur gebeten. Die Begründung steht in der Ausgabe. | Bearbeiten und erneut auf Zur Genehmigung senden klicken. |
| Abgelehnt | Die Genehmigung wurde mit einer Ablehnung abgeschlossen. Die Begründung steht in der Ausgabe. | Sie kann nicht bearbeitet werden. Erstellen Sie eine neue oder bitten Sie Ihre Admins oder das Finanzteam, den Genehmigungsablauf zurückzusetzen, falls es ein Fehler war. |
| Genehmigt | Wartet auf Erstattung. | Nichts: Das Finanzteam zahlt sie aus. |
| In der Lohnabrechnung | Als Erstattung zu Ihrer Gehaltsabrechnung hinzugefügt. | Nichts: Sie wird mit Ihrem Gehalt ausgezahlt. |
| Zur Zahlung gesendet | In einer Banküberweisung (SEPA) an Sie. | Nichts: Das Geld ist unterwegs. |
| Bezahlt | Erstattet oder beglichen. | Nichts. |
| Zahlung storniert | Der Händler hat die Kartenzahlung hinter einer Kartenausgabe storniert oder sie ist abgelaufen. | Nichts: Factorial setzt den Status automatisch. |
Ergebnisse der Ausgabenprüfungen
Übersicht
Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, prüft One, unser KI-Assistent, jeden Entwurf anhand der Richtlinie Ihres Unternehmens. Das Ergebnis erscheint oben in der Ausgabe und in der Spalte Warnungen der Liste. Es ist eine Empfehlung, nie eine Sperre. Die Meldungen und ihre Bedeutung sind in der letzten Frage unten aufgelistet. Siehe auch Wie überprüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?.
Weitere Warnungen
Übersicht
Factorial fügt diese Warnungen selbst hinzu.
| Warnung | Was er bedeutet | Wer sie sieht |
|---|---|---|
| Duplikat (Mögliche doppelte Ausgabe) | Sieht aus wie eine bereits eingereichte Ausgabe: derselbe Beleg, eine Karten- und eine manuelle Ausgabe für dieselbe Zahlung oder zwei Tagespauschalen für dieselben Tage. | Nur Personen, die die Ausgaben des gesamten Unternehmens sehen. Siehe Wie gehe ich mit doppelten Ausgaben um?. |
| Kategoriekonflikt | Eine Tagespauschale und eine Ausgabe in der Kategorie Mahlzeiten oder Erfrischungen an denselben Tagen. | Personen, die die Ausgabe sehen können. |
| Kilometerpauschale geändert (in der Spalte Warnungen als Geändert angezeigt) | Die von Factorial berechnete Strecke wurde von Hand geändert. | Personen, die die Ausgabe sehen können. |
Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, berücksichtigt die Empfehlung von One auch diese Warnungen: Eine Warnung Duplikat oder Kategoriekonflikt führt zu „Ablehnung empfohlen“, und eine Warnung Kilometerpauschale geändert allein zu „Prüfung empfohlen“. Die prüfende Person entscheidet weiterhin. Siehe Wie erkennt Factorial doppelte Ausgaben und andere Fehler automatisch?.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Beheben Sie Warnungen vor dem Senden. Im Entwurf ist es am einfachsten, einen fehlenden Beleg oder eine Erklärung nachzutragen.
- Genehmigende Personen: Lesen Sie die Erklärung von One, bevor Sie entscheiden. Sie können eine Ausgabe mit Warnung genehmigen oder eine richtlinienkonforme Ausgabe ablehnen.
- Verwandte Artikel: Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück? · Wie gehe ich mit doppelten Ausgaben um? · Wie überprüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie? · Wie erkennt Factorial doppelte Ausgaben und andere Fehler automatisch?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Meine Ausgabe ist schon lange Ausstehend.
Öffnen Sie sie, um zu sehen, auf wen sie wartet. Wird niemand angezeigt, bitten Sie Ihre Admins, bei ihr Genehmigungsablauf zurücksetzen zu verwenden. Siehe Warum hängt eine Ausgabe auf Ausstehend fest oder hat die falsche genehmigende Person?.
Die Ausgabe meldet, dass sie nicht geprüft werden konnte.
Die Prüfung ist für Ihr Unternehmen möglicherweise gerade nicht verfügbar oder wurde nicht rechtzeitig abgeschlossen. Ihre genehmigende Person prüft sie wie gewohnt. Beim Bearbeiten der Ausgabe wird die Prüfung erneut ausgeführt.
FAQ
1. Bedeutet eine Warnung, dass meine Ausgabe abgelehnt wird?
Nein. Warnungen und Ergebnisse der Ausgabenprüfungen sind Empfehlungen. Ihre genehmigende Person entscheidet.
2. Ist „Duplikat“ ein Status?
Nein. Duplikat ist eine Warnung bei einer Ausgabe, die ihren normalen Status behält, zum Beispiel Ausstehend.
3. Wie lange dauert es von Genehmigt bis Bezahlt?
Das hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen Ausgaben erstattet: mit Ihrer Gehaltsabrechnung (In der Lohnabrechnung), per Banküberweisung (Zur Zahlung gesendet) oder indem sie als bezahlt markiert wird. Fragen Sie Ihr Finanzteam nach dem Zeitplan.
4. Wie reiche ich eine abgelehnte Ausgabe erneut ein?
Sie können dieselbe Ausgabe nicht erneut senden. Erstellen Sie eine neue mit den Korrekturen (den Beleg können Sie wiederverwenden). Falls die Ablehnung ein Fehler war, bitten Sie Ihre Admins oder das Finanzteam, den Genehmigungsablauf zurückzusetzen. Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.
5. Kann ich die Richtlinienmeldung bei meiner Ausgabe ausschalten?
Nein, die Admins Ihres Unternehmens entscheiden, ob Ausgabenprüfungen aktiv sind. Die Meldung sagt Ihnen, was Sie vor dem Senden korrigieren sollten.
6. Wie werden meine Ausgaben in der mobilen App gruppiert?
In der mobilen App sind Ihre Ausgaben in Zu erledigen, Gesendet und Erledigt gruppiert, und jede zeigt ihren Status.
7. Kann ich eine Ausgabe senden, während One sie noch prüft?
Ja. Während die Richtlinienprüfung läuft (meist wenige Sekunden), zeigt die Ausgabe „Richtlinie Ihres Unternehmens wird geprüft...“, und Sie können sie trotzdem senden.
8. Wie werden Richtlinienfristen bei einem Entwurf geprüft?
Solange eine Ausgabe ein Entwurf ist, werden Fristen ab heute gemessen, sodass eine Regel wie „innerhalb von 30 Tagen einreichen“ Sie vor dem Senden warnt.
9. Werden die Ausgabenprüfungen erneut ausgeführt, wenn ich eine Ausgabe ändere?
Ja. Die Ausgabenprüfungen werden erneut ausgeführt, wenn Sie die Ausgabe bearbeiten.
10. Kann ich die Ausgabenliste nach Warnung filtern?
Ja. Neben der Spalte Warnungen hat die Ausgabenliste einen Filter Warnungen, zum Beispiel, um als Doppelte Ausgabe markierte Ausgaben aufzulisten.
11. Verhindern Warnungen das Senden oder Genehmigen einer Ausgabe?
Nein. Warnungen informieren, wie die Ergebnisse der Ausgabenprüfungen, nur die prüfende Person und blockieren nie das Senden oder Genehmigen.
12. Was bedeuten Im Budget, Budgetrisiko und Über dem Budget bei einer Ausgabe?
Wenn die Ausgabe ein Budget nutzt, zeigt das Budget Im Budget, Budgetrisiko oder Über dem Budget, damit Sie sehen, wie sich die Ausgabe darauf auswirkt.
13. Was bedeuten die Meldungen der Ausgabenprüfungen, etwa „Vor dem Senden prüfen“?
- Richtlinienkonform: Mitarbeitende sehen „Bereit zum Senden“, die prüfende Person „Genehmigung empfohlen“.
- Hinweis: Mitarbeitende sehen bei einem Entwurf „Vor dem Senden prüfen“ oder nach dem Senden „Ihre genehmigende Person könnte dazu Fragen haben“. Die prüfende Person sieht „Prüfung empfohlen“.
- Nicht richtlinienkonform: Mitarbeitende sehen „Wahrscheinlich kommt sie zu Ihnen zurück“, die prüfende Person „Ablehnung empfohlen“.
- Nicht prüfbar: Beide sehen „Die Richtlinienprüfungen konnten nicht ausgeführt werden“, und die prüfende Person kontrolliert die Ausgabe manuell.