Este artículo es para: empleados/as, aprobadores/as y equipos de finanzas.
Cada gasto muestra en qué punto está, desde el borrador hasta el pago, para que sepas si tienes que hacer algo o solo esperar. Las alertas añaden información para quien revisa el gasto, pero nunca cambian su estado ni bloquean nada.
Estados de los gastos
Descripción general
Un gasto siempre tiene un único estado, que se muestra en la parte superior del gasto y en Mis gastos > Gastos (los tuyos) o en Gastos > Gastos de empleados (los que gestionas).
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Creado, pero no enviado. Los gastos con tarjeta empiezan aquí. | Editarlo, añadir el recibo, enviarlo o eliminarlo (los gastos con tarjeta no se pueden eliminar). |
| Pendiente | Esperando aprobación. Muestra quién tiene que aprobarlo. | Empleado/a: esperar o retirarlo con Volver a borrador. Aprobador/a: aprobarlo, rechazarlo o pedir cambios. |
| Cambios solicitados | Quien lo revisaba ha pedido una corrección. El motivo aparece en el gasto. | Editarlo y volver a hacer clic en Enviar a aprobación. |
| Rechazado | La aprobación ha terminado en rechazo. El motivo aparece en el gasto. | No se puede editar. Crea uno nuevo o, si ha sido un error, pide al/a la admin o al equipo de finanzas que restablezcan su flujo de aprobación. |
| Aprobado | Pendiente de reembolso. | Nada: el equipo de finanzas lo paga. |
| En nómina | Añadido a tu nómina como reembolso. | Nada: se paga con tu sueldo. |
| Enviado para pagar | Incluido en una transferencia bancaria (SEPA) a tu favor. | Nada: el dinero está en camino. |
| Pagado | Reembolsado o liquidado. | Nada. |
| Pago revertido | El proveedor ha revertido el pago con tarjeta asociado a un gasto con tarjeta, o el pago ha caducado. | Nada: Factorial lo asigna automáticamente. |
Resultados de las comprobaciones de gastos
Descripción general
Si tu empresa usa las comprobaciones de gastos, ONE, nuestro asistente de IA, comprueba cada borrador según la política de la empresa. El resultado se muestra en la parte superior del gasto y en la columna Alertas de la lista. Es una recomendación, nunca un bloqueo. Encontrarás los mensajes y qué significan en la última pregunta de este artículo. Consulta también Comprueba los gastos según tu política de gastos.
Otras alertas
Descripción general
Factorial añade estas alertas automáticamente.
| Alerta | Qué significa | Quién la ve |
|---|---|---|
| Duplicado (Posible gasto duplicado) | Parece un gasto que ya se ha enviado: el mismo recibo, un gasto con tarjeta y uno manual para el mismo pago, o dos dietas para los mismos días. | Solo las personas que ven los gastos de toda la empresa. Consulta Gestiona los gastos duplicados. |
| Conflicto de categoría | Una dieta y un gasto de la categoría Comidas o Refrigerios en los mismos días. | Las personas que pueden ver el gasto. |
| Kilometraje modificado (aparece como Modificado en la columna Alertas) | Alguien ha cambiado a mano la distancia que había calculado Factorial. | Las personas que pueden ver el gasto. |
Si tu empresa usa las comprobaciones de gastos, la recomendación de ONE también tiene en cuenta estas alertas: una alerta de duplicado o de conflicto de categoría da «Se recomienda rechazarlo», y una alerta de kilometraje modificado, por sí sola, da «Se recomienda revisarlo». La decisión sigue siendo de quien revisa el gasto. Consulta Descubre cómo detecta Factorial automáticamente los duplicados y otros errores.
Consejos y buenas prácticas
- Resuelve las advertencias antes de enviar el gasto. El borrador es el mejor momento para añadir un recibo o una explicación que falte.
- Aprobadores/as: leed la explicación de ONE antes de decidir. Podéis aprobar un gasto con una advertencia o rechazar uno que cumpla la política.
Artículos relacionados: Edita o retira un gasto · Gestiona los gastos duplicados · Comprueba los gastos según tu política de gastos · Descubre cómo detecta Factorial automáticamente los duplicados y otros errores
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Mi gasto lleva mucho tiempo en Pendiente.
Ábrelo para ver quién tiene que aprobarlo. Si no aparece nadie, pide al/a la admin que use Restablecer flujo de aprobación. Consulta Descubre por qué un gasto está atascado en Pendiente o con un/a aprobador/a incorrecto/a.
El gasto indica que no se ha podido comprobar.
Puede que la comprobación no esté disponible para tu empresa en este momento o que no haya terminado a tiempo. Tu aprobador/a lo revisa como siempre. Si editas el gasto, la comprobación se vuelve a hacer.
Preguntas frecuentes
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¿Si mi gasto tiene una alerta, lo van a rechazar?
No. Las alertas y los resultados de las comprobaciones de gastos son recomendaciones. Quien decide es tu aprobador/a.
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¿«Duplicado» es un estado?
No. Es una alerta en un gasto que mantiene su estado normal, por ejemplo Pendiente.
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¿Cuánto tiempo pasa de Aprobado a Pagado?
Depende de cómo reembolse los gastos tu empresa: en la nómina (En nómina), por transferencia bancaria (Enviado para pagar) o marcándolos como pagados. Pregunta al equipo de finanzas qué calendario sigue.
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¿Cómo vuelvo a enviar un gasto rechazado?
No puedes volver a enviar el mismo gasto. Crea uno nuevo con las correcciones (puedes reutilizar el recibo). Si el rechazo ha sido un error, pide al/a la admin o al equipo de finanzas que restablezcan su flujo de aprobación. Consulta Corrige un gasto devuelto o rechazado.
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¿Puedo desactivar el mensaje de la política en mi gasto?
No. Son los/as admins de la empresa quienes deciden si las comprobaciones de gastos están activadas. El mensaje te indica qué tienes que corregir antes de enviarlo.
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¿Cómo se agrupan mis gastos en la app móvil?
En la app móvil, los gastos se agrupan en Por hacer, Enviados y Hechos, y cada uno muestra su estado.
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¿Puedo enviar un gasto mientras ONE todavía lo está comprobando?
Sí. Mientras se hace la comprobación de la política (normalmente unos segundos), el gasto muestra «Comprobando la política de la empresa...» y puedes enviarlo igualmente.
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¿Cómo se comprueban los plazos de la política en un borrador?
Mientras el gasto es un borrador, los plazos se cuentan desde hoy. Así, una regla como «Envíalo en un plazo de 30 días» te avisa antes de enviarlo.
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¿Las comprobaciones de gastos se vuelven a hacer cuando modifico un gasto?
Sí. Se vuelven a hacer cuando editas el gasto.
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¿Puedo filtrar la lista de gastos por alerta?
Sí. Además de la columna Alertas, la lista tiene un filtro Alertas, por ejemplo para ver los gastos marcados como Gasto duplicado.
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¿Las alertas impiden enviar o aprobar un gasto?
No. Las alertas, igual que los resultados de las comprobaciones de gastos, solo informan a quien lo revisa y nunca bloquean el envío ni la aprobación.
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¿Qué significan Dentro del presupuesto, Riesgo de presupuesto y Presupuesto superado en un gasto?
Si el gasto está asociado a un presupuesto, se muestra su estado: Dentro del presupuesto, Riesgo de presupuesto o Presupuesto superado. Así ves cómo le afecta el gasto.
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¿Qué significan los mensajes de las comprobaciones de gastos, como «Revísalo antes de enviarlo»?
- Dentro de la política: el/la empleado/a ve «Listo para enviar» y quien lo revisa, «Se recomienda aprobarlo».
- Advertencia: el/la empleado/a ve «Revísalo antes de enviarlo» en un borrador, o «Es posible que tu aprobador/a te pregunte por esto» una vez enviado. Quien lo revisa ve «Se recomienda revisarlo».
- Fuera de la política: el/la empleado/a ve «Es probable que te lo devuelvan» y quien lo revisa, «Se recomienda rechazarlo».
- No se ha podido comprobar: ambos ven «No se han podido hacer las comprobaciones de la política», y quien lo revisa tiene que comprobar el gasto manualmente.