Questo articolo è per: dipendenti, approvatori e team finance.
Ogni spesa mostra a che punto è, da bozza a pagata, così sai se devi agire o solo aspettare. Gli avvisi aggiungono informazioni per chi revisiona, ma non cambiano mai lo stato e non bloccano nulla.
Stati delle spese
Panoramica
Una spesa ha sempre un solo stato, mostrato in alto nella spesa e in Le mie spese > Le mie spese (le tue) o Spese > Spese dei dipendenti (le spese che gestisci).
| Stato | Cosa significa | Cosa puoi fare |
|---|---|---|
| Bozza | Creata, non inviata. Le spese con carta partono da qui. | Modificala, aggiungi la ricevuta, inviala o eliminala (le spese con carta non si possono eliminare). |
| In sospeso | In attesa di approvazione. Mostra da chi è attesa. | Dipendente: aspetta oppure ritirala con Riporta in bozza. Approvatore: approva, rifiuta o chiedi modifiche. |
| Modifiche richieste | Chi revisiona ha chiesto una correzione. Il motivo è nella spesa. | Modificala e clicca di nuovo su Invia per approvazione. |
| Rifiutata | L'approvazione si è conclusa con un rifiuto. Il motivo è nella spesa. | Non si può modificare. Creane una nuova, oppure chiedi al tuo admin o al team finance di reimpostare il flusso di approvazione se è stato un errore. |
| Approvata | In attesa di essere rimborsata. | Niente: la paga il team finance. |
| In payroll | Aggiunta al tuo cedolino come rimborso. | Niente: viene pagata con il tuo stipendio. |
| Inviata al pagamento | In un bonifico bancario (SEPA) a te. | Niente: il denaro è in arrivo. |
| Pagata | Rimborsata o saldata. | Niente. |
| Pagamento stornato | L'esercente ha stornato il pagamento con carta alla base di una spesa con carta, oppure è scaduto. | Niente: lo imposta Factorial in automatico. |
Risultati dei controlli delle spese
Panoramica
Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, One, il nostro assistente AI, verifica ogni bozza in base alla policy aziendale. Il risultato appare in alto nella spesa e nella colonna Avvisi dell'elenco. È una raccomandazione, mai un blocco. I messaggi e il loro significato sono elencati nell'ultima domanda qui sotto. Vedi anche Come verifico le spese rispetto alla mia policy spese?.
Altri avvisi
Panoramica
Factorial aggiunge questi avvisi da solo.
| Avviso | Cosa significa | Chi lo vede |
|---|---|---|
| Duplicato (Possibile spesa duplicata) | Sembra una spesa già inviata: la stessa ricevuta, una spesa con carta e una manuale per lo stesso pagamento, o due diarie per gli stessi giorni. | Solo le persone che vedono le spese di tutta l'azienda. Vedi Come gestisco le spese duplicate?. |
| Conflitto di categoria | Una diaria e una spesa nella categoria Pasti o Spuntini negli stessi giorni. | Le persone che possono vedere la spesa. |
| Chilometraggio modificato (mostrato come Modificato nella colonna Avvisi) | La distanza calcolata da Factorial è stata cambiata a mano. | Le persone che possono vedere la spesa. |
Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, la raccomandazione di One tiene conto anche di questi avvisi: un avviso di Duplicato o di Conflitto di categoria porta a "Rifiuto consigliato", e un avviso di Chilometraggio modificato da solo a "Revisione consigliata". La decisione resta a chi revisiona. Vedi Come rileva Factorial in automatico duplicati e altri errori?.
Consigli e buone pratiche
- Risolvi gli avvisi prima di inviare. La bozza è il momento più comodo per aggiungere una ricevuta o una spiegazione mancante.
- Approvatori: leggete la spiegazione di One prima di decidere. Potete approvare una spesa con un avviso o rifiutarne una conforme alla policy.
- Correlati: Come modifico o ritiro una spesa? · Come gestisco le spese duplicate? · Come verifico le spese rispetto alla mia policy spese? · Come rileva Factorial in automatico duplicati e altri errori?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
La mia spesa è In sospeso da molto tempo.
Aprila per vedere da chi è attesa. Se non è indicato nessuno, chiedi al tuo admin di usare Reimposta il flusso di approvazione. Vedi Perché una spesa è bloccata In sospeso o ha l'approvatore sbagliato?.
La spesa dice che non è stato possibile verificarla.
Il controllo potrebbe non essere disponibile per la tua azienda al momento, oppure non è terminato in tempo. Il tuo approvatore la revisiona come al solito. Modificando la spesa il controllo viene eseguito di nuovo.
FAQ
1. Un avviso significa che la mia spesa verrà rifiutata?
No. Gli avvisi e i risultati dei Controlli delle spese sono raccomandazioni. Decide il tuo approvatore.
2. "Duplicato" è uno stato?
No. Duplicato è un avviso su una spesa che mantiene il suo stato normale, per esempio In sospeso.
3. Quanto tempo passa da Approvata a Pagata?
Dipende da come la tua azienda rimborsa le spese: con il cedolino (In payroll), con bonifico bancario (Inviata al pagamento) o segnandola come pagata. Chiedi al tuo team finance il calendario.
4. Come reinvio una spesa rifiutata?
Non puoi inviare di nuovo la stessa spesa. Creane una nuova con le correzioni (puoi riutilizzare la ricevuta). Se il rifiuto è stato un errore, chiedi al tuo admin o al team finance di reimpostare il flusso di approvazione. Vedi Come correggo una spesa rimandata indietro o rifiutata?.
5. Posso disattivare il messaggio della policy sulla mia spesa?
No, sono gli admin della tua azienda a decidere se i Controlli delle spese sono attivi. Il messaggio serve a dirti cosa correggere prima di inviare.
6. Come sono raggruppate le mie spese nell'app mobile?
Nell'app mobile le tue spese sono raggruppate in Da fare, Inviate e Completate, e ognuna mostra il suo stato.
7. Posso inviare una spesa mentre One la sta ancora verificando?
Sì. Mentre il controllo della policy è in corso (di solito pochi secondi), la spesa mostra "Verifica della policy aziendale in corso..." e puoi inviarla comunque.
8. Come vengono verificate le scadenze della policy su una bozza?
Finché una spesa è una bozza, le scadenze vengono misurate a partire da oggi, quindi una regola come "invia entro 30 giorni" ti avvisa prima dell'invio.
9. I Controlli delle spese vengono eseguiti di nuovo quando modifico una spesa?
Sì. I Controlli delle spese vengono eseguiti di nuovo quando modifichi la spesa.
10. Posso filtrare l'elenco delle spese per avviso?
Sì. Oltre alla colonna Avvisi, l'elenco delle spese ha un filtro Avvisi, per esempio per elencare le spese segnalate come Spesa duplicata.
11. Gli avvisi impediscono di inviare o approvare una spesa?
No. Gli avvisi, come i risultati dei Controlli delle spese, informano soltanto chi revisiona e non bloccano mai l'invio o l'approvazione.
12. Cosa significano Nel budget, A rischio budget e Oltre il budget su una spesa?
Se la spesa usa un budget, il budget mostra Nel budget, A rischio budget oppure Oltre il budget, così puoi vedere come la spesa lo influenza.
13. Cosa significano i messaggi dei Controlli delle spese, come "Da controllare prima dell'invio"?
- Conforme alla policy: il dipendente vede "Pronta per l'invio", chi revisiona "Approvazione consigliata".
- Attenzione: il dipendente vede "Da controllare prima dell'invio" su una bozza, oppure "Il tuo approvatore potrebbe chiederti chiarimenti" dopo l'invio. Chi revisiona vede "Revisione consigliata".
- Non conforme alla policy: il dipendente vede "Probabilmente ti verrà rimandata indietro", chi revisiona "Rifiuto consigliato".
- Impossibile verificare: entrambi vedono "Impossibile eseguire i controlli della policy" e chi revisiona controlla la spesa manualmente.