Este artículo es para: colaboradores, aprobadores y equipos de finanzas.
Cada gasto muestra en qué punto está, de borrador a pagado, para que sepas si debes actuar o solo esperar. Las alertas agregan información para quien revisa, pero nunca cambian el estado ni bloquean nada.
Estados de los gastos
Resumen
Un gasto siempre tiene exactamente un estado, que aparece en la parte superior del gasto y en Mis gastos > Mis gastos (los tuyos) o Gastos > Gastos de empleados (los que gestionas).
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Creado, sin enviar. Los gastos con tarjeta empiezan aquí. | Edítalo, agrega el recibo, envíalo o elimínalo (los gastos con tarjeta no se pueden eliminar). |
| Pendiente | Esperando aprobación. Muestra quién lo tiene que aprobar. | Colaborador: espera, o retíralo con Restablecer a borrador. Aprobador: aprueba, rechaza o pide cambios. |
| Cambios solicitados | Quien lo revisó pidió una corrección. Su motivo aparece en el gasto. | Edítalo y haz clic de nuevo en Enviar para aprobación. |
| Rechazado | La aprobación terminó en rechazo. El motivo aparece en el gasto. | No se puede editar. Crea uno nuevo, o pide a tu administrador o al equipo de finanzas que restablezca su flujo de aprobación si fue un error. |
| Aprobado | A la espera de ser reembolsado. | Nada: finanzas lo paga. |
| En nómina | Agregado a tu recibo de nómina como reembolso. | Nada: se paga con tu salario. |
| Enviado a pago | En una transferencia bancaria (SEPA) a tu favor. | Nada: el dinero está en camino. |
| Pagado | Reembolsado o liquidado. | Nada. |
| Pago revertido | El comercio revirtió el pago con tarjeta que está detrás de un gasto con tarjeta, o el pago caducó. | Nada: Factorial lo establece automáticamente. |
Resultados de los controles de gastos
Resumen
Si tu empresa usa los Controles de gastos, One, nuestro asistente de IA, revisa cada borrador según la política de tu empresa. El resultado aparece en la parte superior del gasto y en la columna Alertas de la lista. Es una recomendación, nunca un bloqueo. Los mensajes y su significado están en la última pregunta de abajo. Consulta también ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos?.
Otras alertas
Resumen
Factorial agrega estas alertas por sí mismo.
| Alerta | Qué significa | Quién la ve |
|---|---|---|
| Duplicado (Posible gasto duplicado) | Parece un gasto ya enviado: el mismo recibo, un gasto con tarjeta y uno manual por el mismo pago, o dos dietas para los mismos días. | Solo las personas que ven los gastos de toda la empresa. Consulta ¿Cómo manejo los gastos duplicados?. |
| Conflicto de categoría | Una dieta y un gasto en la categoría Comidas o Refrigerios en los mismos días. | Las personas que pueden ver el gasto. |
| Kilometraje modificado (se muestra como Modificado en la columna Alertas) | La distancia que calculó Factorial se cambió a mano. | Las personas que pueden ver el gasto. |
Si tu empresa usa los controles de gastos, la recomendación de One también tiene en cuenta estas alertas: una alerta de Duplicado o de Conflicto de categoría lleva a "Se recomienda rechazar", y una alerta de Kilometraje modificado por sí sola a "Se recomienda revisar". Quien revisa sigue decidiendo. Consulta ¿Cómo detecta Factorial automáticamente duplicados y otros errores?.
Consejos y buenas prácticas
- Corrige las advertencias antes de enviar. El borrador es el momento más fácil para agregar un recibo o una explicación que falta.
- Aprobadores: lee la explicación de One antes de decidir. Puedes aprobar un gasto con una advertencia, o rechazar uno que cumple la política.
- Relacionados: ¿Cómo edito o retiro un gasto? · ¿Cómo manejo los gastos duplicados? · ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos? · ¿Cómo detecta Factorial automáticamente duplicados y otros errores?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Mi gasto lleva mucho tiempo en Pendiente.
Ábrelo para ver a quién está esperando. Si no aparece nadie, pide a tu administrador que use Restablecer flujo de aprobación en él. Consulta ¿Por qué un gasto se queda en Pendiente o con el aprobador equivocado?.
El gasto dice que no se pudo revisar.
Puede que la revisión no esté disponible para tu empresa en este momento, o que no terminara a tiempo. Tu aprobador lo revisa como siempre. Al editar el gasto, la revisión se ejecuta de nuevo.
Preguntas frecuentes
1. ¿Una alerta significa que mi gasto será rechazado?
No. Las alertas y los resultados de los controles de gastos son recomendaciones. Tu aprobador decide.
2. ¿"Duplicado" es un estado?
No. Duplicado es una alerta sobre un gasto que conserva su estado normal, por ejemplo Pendiente.
3. ¿Cuánto pasa de Aprobado a Pagado?
Depende de cómo reembolse los gastos tu empresa: con tu recibo de nómina (En nómina), por transferencia bancaria (Enviado a pago) o marcándolo como pagado. Pregunta a tu equipo de finanzas por su calendario.
4. ¿Cómo vuelvo a enviar un gasto rechazado?
No puedes enviar el mismo gasto otra vez. Crea uno nuevo con las correcciones (puedes reutilizar el recibo). Si el rechazo fue un error, pide a tu administrador o al equipo de finanzas que restablezca su flujo de aprobación. Consulta ¿Cómo corrijo un gasto devuelto o rechazado?.
5. ¿Puedo desactivar el mensaje de política en mi gasto?
No, los administradores de tu empresa deciden si los controles de gastos están activados. El mensaje está para decirte qué corregir antes de enviar.
6. ¿Cómo se agrupan mis gastos en la app móvil?
En la app móvil, tus gastos se agrupan en Por hacer, Enviados y Hechos, y cada uno muestra su estado.
7. ¿Puedo enviar un gasto mientras One todavía lo está revisando?
Sí. Mientras se ejecuta la revisión de la política (normalmente unos segundos), el gasto muestra "Revisando la política de tu empresa..." y puedes enviarlo de todos modos.
8. ¿Cómo se revisan los plazos de la política en un borrador?
Mientras un gasto es un borrador, los plazos se miden desde hoy, así que una regla como "enviar en un máximo de 30 días" te avisa antes de enviar.
9. ¿Los controles de gastos se ejecutan de nuevo cuando cambio un gasto?
Sí. Los controles de gastos se ejecutan de nuevo cuando editas el gasto.
10. ¿Puedo filtrar la lista de gastos por alerta?
Sí. Además de la columna Alertas, la lista de gastos tiene un filtro Alertas, por ejemplo para listar los gastos marcados como Gasto duplicado.
11. ¿Las alertas impiden enviar o aprobar un gasto?
No. Las alertas, igual que los resultados de los controles de gastos, solo informan a quien revisa y nunca bloquean el envío ni la aprobación.
12. ¿Qué significan Dentro del presupuesto, Riesgo presupuestario y Fuera del presupuesto en un gasto?
Si el gasto usa un presupuesto, el presupuesto muestra Dentro del presupuesto, Riesgo presupuestario o Fuera del presupuesto, para que veas cómo lo afecta el gasto.
13. ¿Qué significan los mensajes de los controles de gastos, como "Conviene revisar antes de enviar"?
- Dentro de la política: el colaborador ve "Listo para enviar", quien revisa ve "Se recomienda aprobar".
- Advertencia: el colaborador ve "Conviene revisar antes de enviar" en un borrador, o "Tu aprobador podría preguntar por esto" una vez enviado. Quien revisa ve "Se recomienda revisar".
- Fuera de la política: el colaborador ve "Es probable que te lo devuelvan", quien revisa ve "Se recomienda rechazar".
- No se pudo revisar: ambos ven "No se pudieron ejecutar los controles de la política", y quien revisa comprueba el gasto manualmente.