Dieser Artikel richtet sich an: Administratoren.
Ermöglichen Sie einer Person mit wenigen Klicks, Ausgaben einzureichen (oder aktivieren Sie Ausgaben für sich selbst), und entfernen Sie sie wieder, wenn sie es nicht mehr braucht. Wenn Ihr Unternehmen pro Person bezahlt, können nur Ausgaben-Nutzer Ausgaben erstellen – auch Administratoren. Sie sehen Neue Ausgabe nicht? Lesen Sie Warum sehe ich Ausgaben oder die Schaltfläche „Neue Ausgabe" nicht?
Personen zu Ausgaben hinzufügen
Übersicht
Fügen Sie eine Person hinzu, wenn sie ins Unternehmen eintritt und Ausgaben abrechnen muss oder bevor sie eine Factorial-Karte nutzt. Sie benötigen die Berechtigung Abonnement verwalten (Administratoren haben sie standardmäßig). Sie sind nicht sicher, ob Ihr Unternehmen pro Person bezahlt? Wenn unter Einstellungen > Abonnement der Eintrag Nutzer verwalten > Ausgaben-Nutzer angezeigt wird, ist das der Fall.
So geht's
Über Ausgaben (der schnellste Weg):
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Ausgaben > Mitarbeiterausgaben.
- Öffnen Sie oben rechts neben Neue Karte das Menü ⋯ und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
- Klicken Sie unter Mitarbeitende auf Mitarbeitende suchen, suchen oder markieren Sie die gewünschten Personen und klicken Sie dann auf Auswahl anwenden.
- Klicken Sie auf Hinzufügen (bei zwei ausgewählten Personen steht dort 2 Nutzer hinzufügen). Sie sehen „Nutzer wurden erfolgreich zu Ausgaben hinzugefügt".
Über die Einstellungen:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement.
- Klicken Sie unter Nutzer verwalten > Ausgaben-Nutzer auf Nutzer hinzufügen.
- Suchen Sie im Fenster „Wählen Sie die Personen aus, die Sie zum Ausgabenmodul hinzufügen möchten." jede Person nach Namen oder wählen Sie alle aus und klicken Sie auf Auswahl anwenden.
- Klicken Sie auf Hinzufügen (bei zwei ausgewählten Personen steht dort 2 Nutzer hinzufügen). Sie sehen „Nutzer wurden erfolgreich zu Ausgaben hinzugefügt".
Die hinzugefügten Personen können sofort Ausgaben erstellen.
Personen aus Ausgaben entfernen
Übersicht
Entfernen Sie eine Person, wenn sie keine Ausgaben mehr abrechnen muss, damit Sie keine Lizenz bezahlen, die niemand nutzt. Ihre Ausgaben-Karten werden deaktiviert (Factorial warnt Sie vorher). Ausgeschiedene Mitarbeitende werden automatisch entfernt (siehe FAQ 2).
So geht's
- Gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement und klicken Sie auf den Pfeil neben Ausgaben-Nutzer, um Ausgaben-Nutzer verwalten zu öffnen.
- Suchen Sie die Person, öffnen Sie das Menü in ihrer Zeile und klicken Sie auf Aus Tarif entfernen. Um mehrere Personen zu entfernen, wählen Sie sie aus und verwenden Sie dieselbe Aktion.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Fügen Sie Personen im Rahmen Ihrer Onboarding-Checkliste zu Ausgaben hinzu, damit neue Mitarbeitende ihre ersten Ausgaben ohne Wartezeit abrechnen können.
- Wenn Sie Factorial-Karten nutzen, fügen Sie zuerst den Karteninhaber zu Ausgaben hinzu: Kartenzahlungen werden zu Ausgaben dieser Person.
- Prüfen Sie Ausgaben-Nutzer verwalten einmal im Monat, um sicherzustellen, dass Sie nur für Personen bezahlen, die es brauchen.
- Siehe auch: Wie lege ich Rollen und Berechtigungen in Ausgaben fest? · Wie füge ich Ausgaben-Nutzer hinzu, wenn ein Partner meinen Tarif verwaltet? · Wie erstelle ich eine Ausgabe?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ein Mitarbeitender findet die Schaltfläche „Neue Ausgabe" nicht.
In der Regel ist die Person noch kein Ausgaben-Nutzer. Prüfen Sie, ob sie unter Ausgaben-Nutzer verwalten erscheint, und fügen Sie sie hinzu, falls nicht. Alle Ursachen (einschließlich deaktivierter Ausgabenarten, der mobilen App und des Tabs „Gruppen") finden Sie unter Warum sehe ich Ausgaben oder die Schaltfläche „Neue Ausgabe" nicht?
Ich bin Administrator und kann meine eigenen Ausgaben nicht einreichen.
Auch Administratoren müssen Ausgaben-Nutzer sein: Alle Berechtigungen in Factorial zu haben, reicht nicht aus. Fügen Sie sich unter Ausgaben-Nutzer verwalten selbst hinzu.
Ich sehe die Schaltfläche „Nutzer hinzufügen" nicht, oder das Hinzufügen schlägt fehl.
Sie benötigen die Berechtigung Abonnement verwalten. Bitten Sie einen Administrator, die Personen für Sie hinzuzufügen.
Die Schaltfläche „Nutzer hinzufügen" ist ausgegraut.
Wenn ein Partner Ihren Tarif verwaltet, ist das Hinzufügen gesperrt, sobald Sie alle vom Partner festgelegten Ausgaben-Nutzer verwendet haben oder noch kein Limit festgelegt wurde. Wenden Sie sich an Ihren Partner. Lesen Sie Wie füge ich Ausgaben-Nutzer hinzu, wenn ein Partner meinen Tarif verwaltet?
Ich sehe den Bereich „Abonnement" nicht, oder „Ausgaben-Nutzer" fehlt dort.
Versuchen Sie stattdessen, Personen über Ausgaben > Mitarbeiterausgaben > ⋯ > Nutzer hinzufügen hinzuzufügen (Schritte oben). Wenn die Option auch dort fehlt, wird Ihr Tarif möglicherweise nicht pro Person berechnet, sodass es keine Liste Ausgaben-Nutzer gibt. In diesem Fall entscheidet die Berechtigung Kann eine Ausgabe erstellen unter Einstellungen > Berechtigungen, wer Ausgaben erstellen kann. Lesen Sie Wie lege ich Rollen und Berechtigungen in Ausgaben fest? Wenn Sie weiterhin nicht weiterkommen, wenden Sie sich an unser Support-Team.
FAQ
1. Kann ich alle Mitarbeitenden auf einmal zu Ausgaben hinzufügen?
Ja. Im Fenster Nutzer hinzufügen können Sie alle Mitarbeitenden auswählen, die noch keine Ausgaben-Nutzer sind. Einige Tarife enthalten Ausgaben für jeden Mitarbeitenden: In diesen Tarifen werden aktive Mitarbeitende und Neueinstellungen automatisch hinzugefügt.
2. Muss ich ausgeschiedene Mitarbeitende manuell aus Ausgaben entfernen? Ein ausgeschiedener Mitarbeitender wird weiterhin als Ausgaben-Nutzer angezeigt.
Nein. Wenn ein Mitarbeitender ausscheidet, entfernt Factorial ihn automatisch am Tag nach dem Austrittsdatum aus den Ausgaben-Nutzern; bis dahin erscheint er weiterhin in der Liste. Seine Factorial-Karten werden zum selben Zeitpunkt deaktiviert (eine Karte, die noch auf die Ausstellung wartet, wird storniert). Wenn die Person nach diesem Tag weiterhin erscheint, wenden Sie sich an unser Support-Team.
3. Was passiert, wenn ich jemanden aus Ausgaben entferne?
Die Person kann keine neuen Ausgaben mehr erstellen. Ihr Verlauf bleibt sichtbar, und bereits eingereichte Ausgaben durchlaufen weiterhin die Genehmigung und können noch erstattet werden.
4. Wird die Karte einer Person storniert, wenn ich sie entferne?
Nein. Ihre Ausgaben-Karten werden deaktiviert und können daher nicht mehr verwendet werden, werden aber nicht storniert. Factorial zeigt diesen Hinweis auf der Seite an, bevor Sie jemanden entfernen.
5. Kann jemand Ausgaben für einen Kollegen erfassen, der kein Ausgaben-Nutzer ist?
Nein. Beide Personen müssen Ausgaben-Nutzer sein, um eine Ausgabe im Namen einer anderen Person zu erfassen.
6. Wie sehe ich, wer Zugriff auf Ausgaben hat, wie viele Personen es sind oder ob eine Person Ausgaben-Nutzer ist?
Gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement. Unter Nutzer verwalten zeigt die Zeile Ausgaben-Nutzer an, wie viele Personen Zugriff haben. Klicken Sie auf den Pfeil daneben, um Ausgaben-Nutzer verwalten zu öffnen: Dort sind alle Personen mit Zugriff auf Ausgaben samt Hinzufügungsdatum aufgelistet, und Sie können nach einer einzelnen Person suchen.
7. Ich habe jemanden hinzugefügt, aber die Person sieht „Neue Ausgabe" noch nicht. Warum?
Bitten Sie die Person, die Seite zu aktualisieren oder die mobile App neu zu öffnen; hinzugefügte Personen können sofort Ausgaben erstellen.
8. Gibt es neben Einstellungen > Abonnement noch einen anderen Ort, um Ausgaben-Nutzer hinzuzufügen oder zu ändern?
Zum Hinzufügen ja: Ausgaben > Mitarbeiterausgaben > ⋯ > Nutzer hinzufügen öffnet dasselbe Fenster. Zum Entfernen verwenden Sie Einstellungen > Abonnement > Ausgaben-Nutzer verwalten > Aus Tarif entfernen.