Permite que alguien envíe gastos (o activa Gastos para ti) en unos pocos clics, y quítalo cuando ya no lo necesite. Si tu empresa paga por persona, solo los/as usuarios/as de Gastos pueden crear gastos, admins incluidos/as. ¿No ves Nuevo gasto? Consulta Descubre por qué no ves Gastos o el botón Nuevo gasto.

Añade personas a Gastos

Descripción general

Añade a una persona cuando se incorpore y tenga que solicitar el reembolso de gastos, o antes de que empiece a usar una tarjeta Factorial. Necesitas el permiso Gestionar la suscripción (los/as admins lo tienen por defecto). ¿No sabes si tu empresa paga por persona? Si en Configuración > Suscripción aparece Gestionar usuarios > Usuarios de Gastos, sí.

Cómo hacerlo

Desde Gastos (la forma más rápida):

1. En la barra lateral, ve a Gastos > Gastos de empleados.
2. Abre el menú ⋯ de la parte superior derecha, junto a Nueva tarjeta, y haz clic en Añadir usuarios.
3. En Empleado, haz clic en Buscar empleados, busca o marca a las personas que quieras y haz clic en Aplicar selección.
4. Haz clic en Añadir (pone Añadir 2 usuarios si has elegido a dos). Verás el mensaje «Usuarios añadidos a Gastos correctamente».

Desde Configuración:

1. Ve a Configuración > Suscripción.
2. En Gestionar usuarios > Usuarios de Gastos, haz clic en Añadir usuarios.
3. En la ventana «Selecciona las personas que quieres añadir al módulo de Gastos.», busca a cada persona por su nombre, o selecciónalas todas, y haz clic en Aplicar selección.
4. Haz clic en Añadir (pone Añadir 2 usuarios si has elegido a dos). Verás el mensaje «Usuarios añadidos a Gastos correctamente».
   Las personas que añadas pueden crear gastos al momento.

Quita personas de Gastos

Descripción general

Quita a una persona cuando ya no tenga que solicitar el reembolso de gastos, para no pagar por una licencia que nadie usa. Sus tarjetas de Gastos se desactivan (Factorial te avisa antes). Los/as empleados/as que dejan la empresa se quitan automáticamente (consulta la pregunta frecuente 2).

Cómo hacerlo

1. Ve a Configuración > Suscripción y haz clic en la flecha junto a Usuarios de Gastos para abrir Gestionar usuarios de Gastos.
2. Busca a la persona, abre el menú de su fila y haz clic en Quitar del plan. Para quitar a varias, selecciónalas y usa la misma acción.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un/a empleado/a no encuentra el botón Nuevo gasto.
Normalmente es porque todavía no es usuario/a de Gastos. Comprueba que aparezca en Gestionar usuarios de Gastos y, si no está, añádelo/a. Para ver todas las causas (incluidos los tipos de gasto desactivados, la app móvil y la pestaña Grupos), consulta Descubre por qué no ves Gastos o el botón Nuevo gasto.

Soy admin y no puedo enviar mis propios gastos.
Los/as admins también tienen que ser usuarios/as de Gastos: tener todos los permisos en Factorial no basta. Añádete en Gestionar usuarios de Gastos.

No veo el botón Añadir usuarios o no se pueden añadir.
Necesitas el permiso Gestionar la suscripción. Pide a un/a admin que añada a las personas por ti.

El botón Añadir usuarios está desactivado.
Cuando un partner gestiona tu plan, no puedes añadir más cuando has usado todos los/as usuarios/as de Gastos que ha fijado el partner, o cuando todavía no se ha fijado ningún límite. Contacta con tu partner. Consulta Añade usuarios/as de Gastos cuando un partner gestiona tu plan.

No veo la sección Suscripción, o Usuarios de Gastos no aparece.
Prueba a añadir a las personas desde Gastos > Gastos de empleados > ⋯ > Añadir usuarios (pasos anteriores). Si tampoco está, puede que tu plan no tenga precio por persona y, por tanto, no haya lista de Usuarios de Gastos. En ese caso, quién puede crear gastos lo decide el permiso Puede crear un gasto, en Configuración > Permisos. Consulta Configura los roles y permisos en Gastos. Si sigues sin poder resolverlo, contacta con nuestro equipo de soporte.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo añadir a todos/as los/as empleados/as a Gastos a la vez?
   Sí. En la ventana Añadir usuarios puedes seleccionar a todos/as los/as empleados/as que todavía no son usuarios/as de Gastos. Algunos planes incluyen Gastos para todos/as los/as empleados/as: en esos planes, los/as empleados/as activos/as y las nuevas incorporaciones se añaden automáticamente.
   
2. ¿Tengo que quitar a mano de Gastos a las personas que dejan la empresa? Un/a empleado/a dado/a de baja sigue apareciendo como usuario/a de Gastos.
   No. Cuando se da de baja a un/a empleado/a, Factorial lo/la quita automáticamente de los/as usuarios/as de Gastos el día siguiente a su fecha de baja; hasta entonces, sigue apareciendo en la lista. Sus tarjetas Factorial se desactivan al mismo tiempo (una tarjeta pendiente de emitir se cancela). Si sigue apareciendo después de ese día, contacta con nuestro equipo de soporte.
   
3. ¿Qué pasa cuando quito a alguien de Gastos?
   Ya no puede crear gastos nuevos. Su historial sigue visible, y los gastos que ya ha enviado siguen su flujo de aprobación y se pueden reembolsar igualmente.
   
4. ¿Quitar a alguien cancela su tarjeta?
   No. Sus tarjetas de Gastos se desactivan, así que no se pueden usar, pero no se cancelan. Factorial muestra este aviso en la página antes de que quites a nadie.
   
5. ¿Alguien puede enviar gastos por un/a compañero/a que no es usuario/a de Gastos?
   No. Las dos personas tienen que ser usuarias de Gastos para registrar un gasto en nombre de otra.
   
6. ¿Cómo veo quién tiene acceso a Gastos, cuántas personas son o si una persona concreta es usuaria de Gastos?
   Ve a Configuración > Suscripción. En Gestionar usuarios, la fila Usuarios de Gastos muestra cuántas personas tienen acceso. Haz clic en la flecha de al lado para abrir Gestionar usuarios de Gastos: aparecen todas las personas que pueden usar Gastos, con la fecha en la que se añadieron, y puedes buscar a una.
   
7. He añadido a una persona pero sigue sin ver Nuevo gasto. ¿Por qué?
   Pídele que actualice la página o que vuelva a abrir la app móvil; las personas que añades pueden crear gastos al momento.
   
8. ¿Hay otro sitio para añadir o cambiar usuarios/as de Gastos, aparte de Configuración > Suscripción?
   Para añadir, sí: Gastos > Gastos de empleados > ⋯ > Añadir usuarios abre la misma ventana. Para quitar, usa Configuración > Suscripción > Gestionar usuarios de Gastos > Quitar del plan.