Este artículo es para: administradores.
Habilita a alguien para enviar gastos (o activa Gastos para ti mismo) en unos cuantos clics, y quítale el acceso cuando ya no lo necesite. Si tu empresa paga por persona, solo los usuarios de Gastos pueden crear gastos, incluidos los administradores. ¿No ves Nuevo gasto? Consulta ¿Por qué no veo Gastos ni el botón Nuevo gasto?.
Agregar personas a Gastos
Resumen
Agrega a una persona cuando se incorpore y necesite enviar gastos, o antes de que empiece a usar una tarjeta Factorial. Necesitas el permiso Gestionar suscripción (los administradores lo tienen por defecto). ¿No sabes si tu empresa paga por persona? Si en Configuración > Suscripción aparece Gestionar usuarios > Usuarios de Gastos, es así.
Cómo usarlo
Desde Gastos (la forma más rápida):
- En el menú lateral, ve a Gastos > Gastos.
- Abre el menú ⋯ de la esquina superior derecha, junto a Nueva tarjeta, y haz clic en Agregar usuarios.
- En Empleado, haz clic en Buscar empleados, busca o marca a las personas que quieras y haz clic en Aplicar selección.
- Haz clic en Agregar (dice Agregar 2 usuarios si elegiste dos). Verás el mensaje "Usuarios agregados a Gastos correctamente".
Desde Configuración:
- Ve a Configuración > Suscripción.
- En Gestionar usuarios > Usuarios de Gastos, haz clic en Agregar usuarios.
- En la ventana "Selecciona a las personas que quieres agregar al módulo de Gastos.", busca a cada persona por nombre, o selecciona a todas, y haz clic en Aplicar selección.
- Haz clic en Agregar (dice Agregar 2 usuarios si elegiste dos). Verás el mensaje "Usuarios agregados a Gastos correctamente".
Las personas que agregues pueden crear gastos de inmediato.
Quitar personas de Gastos
Resumen
Quita a alguien cuando ya no necesite enviar gastos, para no pagar por un puesto que nadie usa. Sus tarjetas de Gastos se desactivan (Factorial te avisa antes). Las personas que se van de la empresa se quitan automáticamente (consulta la pregunta frecuente 2).
Cómo usarlo
- Ve a Configuración > Suscripción y haz clic en la flecha junto a Usuarios de Gastos para abrir Gestionar usuarios de Gastos.
- Busca a la persona, abre el menú de su fila y haz clic en Quitar del plan. Para quitar a varias personas, selecciónalas y usa la misma acción.
Consejos y buenas prácticas
- Agrega a las personas a Gastos como parte de tu lista de incorporación, para que quienes entran puedan enviar sus primeros gastos sin esperar.
- Si usas tarjetas Factorial, agrega primero al titular de la tarjeta a Gastos: los pagos con tarjeta se convierten en gastos de esa persona.
- Revisa Gestionar usuarios de Gastos una vez al mes para asegurarte de pagar solo por quienes lo necesitan.
- Relacionado: ¿Cómo configuro los roles y permisos en Gastos? · ¿Cómo agrego usuarios de Gastos cuando un partner gestiona mi plan? · ¿Cómo creo un gasto?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un colaborador no encuentra el botón Nuevo gasto.
Normalmente es porque aún no es usuario de Gastos. Comprueba que aparezca en Gestionar usuarios de Gastos y agrégalo si no está. Para conocer todas las causas (incluidos los tipos de gasto desactivados, la app móvil y la pestaña Grupos), consulta ¿Por qué no veo Gastos ni el botón Nuevo gasto?.
Soy administrador y no puedo enviar mis propios gastos.
Los administradores también deben ser usuarios de Gastos: tener todos los permisos en Factorial no basta por sí solo. Agrégate en Gestionar usuarios de Gastos.
No veo el botón Agregar usuarios, o al agregar aparece un error.
Necesitas el permiso Gestionar suscripción. Pide a un administrador que agregue a las personas por ti.
El botón Agregar usuarios aparece deshabilitado.
Cuando un partner gestiona tu plan, no se puede agregar a más personas una vez que usaste todos los usuarios de Gastos que fijó tu partner, o mientras no se haya definido un límite. Comunícate con tu partner. Consulta ¿Cómo agrego usuarios de Gastos cuando un partner gestiona mi plan?.
No veo la sección Suscripción, o Usuarios de Gastos no aparece en ella.
Intenta agregar a las personas desde Gastos > Gastos > ⋯ > Agregar usuarios (pasos anteriores). Si tampoco aparece ahí, es posible que tu plan no tenga precio por persona y por eso no exista la lista de Usuarios de Gastos. En ese caso, quién puede crear gastos lo determina el permiso Puede crear un gasto, en Configuración > Permisos. Consulta ¿Cómo configuro los roles y permisos en Gastos? Si sigues sin poder resolverlo, comunícate con nuestro equipo de soporte.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo agregar a todos los empleados a Gastos a la vez?
Sí. En la ventana Agregar usuarios puedes seleccionar a todos los empleados que aún no son usuarios de Gastos. Algunos planes incluyen Gastos para todos los empleados: en esos planes, los empleados activos y las nuevas incorporaciones se agregan automáticamente.
2. ¿Tengo que quitar manualmente de Gastos a quienes dejan la empresa? Un empleado dado de baja sigue apareciendo como usuario de Gastos.
No. Cuando se da de baja a un empleado, Factorial lo quita automáticamente de los usuarios de Gastos el día siguiente a su fecha de baja; hasta entonces, sigue apareciendo en la lista. Sus tarjetas Factorial se desactivan al mismo tiempo (una tarjeta que aún esté pendiente de emitirse se cancela). Si sigue apareciendo después de ese día, comunícate con nuestro equipo de soporte.
3. ¿Qué pasa cuando quito a alguien de Gastos?
Ya no podrá crear gastos nuevos. Su historial sigue visible, y los gastos que ya envió continúan su proceso de aprobación y aún se pueden reembolsar.
4. ¿Quitar a alguien cancela su tarjeta?
No. Sus tarjetas de Gastos se desactivan, por lo que no se pueden usar, pero no se cancelan. Factorial muestra esta advertencia en la página antes de que quites a alguien.
5. ¿Alguien puede enviar gastos por un colega que no es usuario de Gastos?
No. Ambas personas deben ser usuarios de Gastos para reportar un gasto en nombre de otra.
6. ¿Cómo veo quién tiene acceso a Gastos, cuántas personas hay o si una persona es usuaria de Gastos?
Ve a Configuración > Suscripción. En Gestionar usuarios, la fila Usuarios de Gastos muestra cuántas personas tienen acceso. Haz clic en la flecha junto a ella para abrir Gestionar usuarios de Gastos: ahí aparecen todas las personas que pueden usar Gastos, con la fecha en que se agregaron, y puedes buscar a una persona.
7. Agregué a alguien pero aún no ve Nuevo gasto. ¿Por qué?
Pídele que actualice la página o vuelva a abrir la app móvil; las personas que agregas pueden crear gastos de inmediato.
8. ¿Hay otro lugar para agregar o cambiar usuarios de Gastos además de Configuración > Suscripción?
Para agregar, sí: Gastos > Gastos > ⋯ > Agregar usuarios abre la misma ventana. Para quitar personas, usa Configuración > Suscripción > Gestionar usuarios de Gastos > Quitar del plan.