Wie man es benutzt

Über die Organisation

1. Klicke in deiner Seitenleiste auf Organisation
2. Klicke auf (...) des ausgewählten Mitarbeiters
3. Drücke auf Mitarbeiter kündigen
4. Ein neues Modul öffnet sich, und du musst diese Schritte ausführen:
   • Zugang zu Factorial beenden: Nutze diese Option, um zu entscheiden, wann der Mitarbeiter den Zugang zu Factorial verliert
   • Vertragsende: Wähle den offiziellen letzten Tag des Vertrags des Mitarbeiters
     • Es kann dasselbe sein oder sich von dem Datum unterscheiden, an dem der Zugang zu Factorial endet
   • Gründe für die Kündigung: Wähle eine der Optionen
   • Gründe spezifizieren: Gib zusätzliche Details zur Erklärung der Kündigung an
   • Aufgaben und Verantwortlichkeiten neu zuweisen an:
   • Du erhältst möglicherweise eine Nachricht über die ausstehenden Genehmigungen des Mitarbeiters. Du kannst zwischen wählen:
     • Später lösen
     • Alle ausstehenden Genehmigungen verwerfen
5. Klicke auf Mitarbeiter kündigen
6. Du erhältst eine Bestätigungsnachricht
   • Klicke auf Mitarbeiter kündigen oder gehe zurück , wenn du Änderungen vornehmen musst oder dir nicht sicher bist

Über das Mitarbeiterprofil

1. Klicke in deiner Seitenleiste auf Organisation
2. Greife auf den Personen-Bereich zu
3. Wähle den Mitarbeiter in Frage
4. Klicke auf (...) - oben rechts
5. Drücke auf Mitarbeiter kündigen
6. Ein neues Modul öffnet sich, und du musst diese Schritte ausführen:
   • Zugang zu Factorial beenden: Nutze diese Option, um zu entscheiden, wann der Mitarbeiter den Zugang zu Factorial verliert
   • Vertragsende: Wähle den offiziellen letzten Tag des Vertrags des Mitarbeiters
     • Es kann dasselbe sein oder sich von dem Datum unterscheiden, an dem der Zugang zu Factorial endet
   • Gründe für die Kündigung: Wähle eine der Optionen
   • Gründe spezifizieren: Gib zusätzliche Details zur Erklärung der Kündigung an
   • Aufgaben und Verantwortlichkeiten neu zuweisen an:
   • Du erhältst möglicherweise eine Nachricht über die ausstehenden Genehmigungen des Mitarbeiters. Du kannst zwischen wählen:
     • Später lösen
     • Alle ausstehenden Genehmigungen verwerfen
7. Klicke auf Mitarbeiter kündigen
8. Du erhältst eine Bestätigungsnachricht
   • Klicke auf Mitarbeiter kündigen oder gehe zurück , wenn du Änderungen vornehmen musst oder dir nicht sicher bist

Vertrag beenden

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Organisation
2. Öffne das Profil des Mitarbeiters, den du kündigen möchtest
3. Gehe zum Contracts-Tab
4. Klicke auf (…) in der oberen rechten Ecke
5. Klicke Mitarbeiter kündigen
6. Du erhältst eine Bestätigungsnachricht
   • Klicke auf Mitarbeiter kündigen oder gehe zurück , wenn du Änderungen vornehmen musst oder dir nicht sicher bist

Gekündigten Mitarbeiter reaktivieren

1. Klicke in deiner Seitenleiste auf Organisation
2. Filtere deine Mitarbeiter nach: Zugangsstatus > Gekündigt
3. Klicke auf Filter anwenden
4. Wähle den betreffenden Mitarbeiter aus
5. Drücke auf (...) - oben rechts
6. Drücke auf Mitarbeiter aktivieren

Datenschutz & Sichtbarkeit

Bevor du ein Kündigungsdatum festlegst, ist es wichtig zu verstehen, welche Aktionen für den Mitarbeiter sichtbar sind und welche möglicherweise Benachrichtigungen auslösen.

Direkte Benachrichtigungen

Factorial benachrichtigt nicht automatisch die Mitarbeiter, wenn ein Kündigungsdatum in ihrem Vertrag festgelegt wird.
Administratoren können das Kündigungsdatum intern aktualisieren, ohne eine direkte Kommunikation an den Mitarbeiter auszulösen.

Sichtbarkeit des Urlaubsanspruchs ("Der Abwesenheitsleck")

Wenn ein Kündigungsdatum hinzugefügt wird, berechnet Factorial automatisch den verbleibenden Urlaubsanspruch des Mitarbeiters basierend auf dem Enddatum des Vertrags.

Dieser aktualisierte Anspruch wird dem Mitarbeiter sofort im Tab Abwesenheiten angezeigt. Infolgedessen kann der Mitarbeiter Änderungen an seinen verfügbaren Urlaubstagen bemerken, bevor die Kündigung offiziell kommuniziert wurde.

Um unbeabsichtigte Sichtbarkeit zu vermeiden:

• Überprüfe sorgfältig den Zeitpunkt der Aktualisierung des Kündigungsdatums.
• Koordiniere die interne Kommunikation, bevor du die Änderung auf der Plattform vornimmst, wann immer dies möglich ist.

Offboarding-Aufgaben und Benachrichtigungen

Wenn ein Offboarding-Workflow konfiguriert ist, stelle sicher, dass keine Aufgaben dem Mitarbeiter zugewiesen sind, bevor die Kündigung offiziell kommuniziert wird.

Aufgaben wie:

• Laptop zurückgeben
• Zugangskarte zurückgeben
• Austrittsumfrage ausfüllen

können sofortige Benachrichtigungen an die zugewiesene Person auslösen.

Um versehentliche Kommunikation zu verhindern:

• Überprüfe alle Offboarding-Aufgaben, bevor du den Workflow aktivierst
• Verschiebe die dem Mitarbeiter zugewiesenen Aufgaben, bis die Kündigung intern offiziell angekündigt wurde

E-Mail-Benachrichtigungen

Die Administratoren jedes Unternehmens erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn der Vertrag eines Mitarbeiters bald endet oder wenn der Benutzer zur Kündigung vorgesehen ist.

• Der Vertrag eines Mitarbeiters wird bald ablaufen (ein Enddatum in 16 Tagen nach der Benachrichtigung), aber der Benutzer ist nicht zur Kündigung vorgesehen.
  

  

• Der Vertrag eines Mitarbeiters steht kurz vor dem Ablauf (Enddatum am Tag nach der Benachrichtigung morgen), aber er ist immer noch nicht zur Kündigung vorgesehen.
  

  

Mitarbeiter löschen

Um ein Profil zu löschen:

• Reiche eine formelle Löschanfrage über das Support- oder Ticket-System von Factorial ein
• Dieser Schritt stellt sicher, dass die Löschung vom Team von Factorial bearbeitet wird