Aquest article és per a: treballadors/es, aprovadors/es i equips de finances.
Cada despesa mostra en quin punt es troba, des de l'esborrany fins al pagament, perquè sàpigues si has de fer alguna cosa o només esperar. Les alertes afegeixen informació per a qui revisa la despesa, però mai no en canvien l'estat ni bloquegen res.
Estats de les despeses
Descripció general
Una despesa sempre té un sol estat, que es mostra a la part superior de la despesa i a Les meves despeses > Despeses (les teves) o a Despeses > Despeses d'empleats (les que gestiones).
| Estat | Què vol dir | Què pots fer |
|---|---|---|
| Esborrany | Creada, però no enviada. Les despeses amb targeta comencen aquí. | Edita-la, afegeix-hi el rebut, envia-la o elimina-la (les despeses amb targeta no es poden eliminar). |
| Pendent | Esperant l'aprovació. Mostra qui l'ha d'aprovar. | Treballador/a: espera o recupera-la amb Torna a esborrany. Aprovador/a: aprova-la, rebutja-la o demana-hi canvis. |
| Canvis sol·licitats | Algú que la revisava ha demanat una correcció. El motiu apareix a la despesa. | Edita-la i torna a fer clic a Envia per aprovar. |
| Rebutjat | L'aprovació ha acabat amb un rebuig. El motiu apareix a la despesa. | No es pot editar. Crea'n una de nova o, si ha estat un error, demana a l'admin o a l'equip de finances que en restableixin el flux d'aprovació. |
| Aprovat | Pendent de reemborsament. | Res: l'equip de finances la paga. |
| A la nòmina | Afegida a la teva nòmina com a reemborsament. | Res: es paga amb el sou. |
| Enviat per ser pagat | Inclosa en una transferència bancària (SEPA) a favor teu. | Res: els diners són de camí. |
| Pagat | Reemborsada o liquidada. | Res. |
| Pagament revertit | El comerç ha revertit el pagament amb targeta associat a una despesa amb targeta, o el pagament ha caducat. | Res: Factorial l'hi assigna automàticament. |
Resultats de les verificacions de despesa
Descripció general
Si la teva empresa fa servir les verificacions de despesa, ONE, el nostre assistent d'IA, verifica cada esborrany segons la política de l'empresa. El resultat es mostra a la part superior de la despesa i a la columna Alertes de la llista. És una recomanació, mai un bloqueig. Trobaràs els missatges i què volen dir a l'última pregunta d'aquest article. Consulta també Verifica les despeses segons la teva política de despeses.
Altres alertes
Descripció general
Factorial afegeix aquestes alertes automàticament.
| Alerta | Què vol dir | Qui la veu |
|---|---|---|
| Duplicada (Possible despesa duplicada) | Sembla una despesa que ja s'ha enviat: el mateix rebut, una despesa amb targeta i una de manual per al mateix pagament, o dues dietes per als mateixos dies. | Només les persones que veuen les despeses de tota l'empresa. Consulta Gestiona les despeses duplicades. |
| Conflicte de categoria | Una dieta i una despesa de la categoria Àpats o Refrigeris en els mateixos dies. | Les persones que poden veure la despesa. |
| Quilometratge modificat (es mostra com a Modificada a la columna Alertes) | Algú ha canviat a mà la distància que havia calculat Factorial. | Les persones que poden veure la despesa. |
Si la teva empresa fa servir les verificacions de despesa, la recomanació de ONE també té en compte aquestes alertes: una alerta de duplicat o de conflicte de categoria dona «Es recomana rebutjar-la», i una alerta de quilometratge modificat, per si sola, dona «Es recomana revisar-la». La decisió continua sent de qui revisa la despesa. Consulta Descobreix com detecta Factorial automàticament els duplicats i altres errors.
Consells i bones pràctiques
- Resol les advertències abans d'enviar la despesa. L'esborrany és el millor moment per afegir-hi un rebut o una explicació que falti.
- Aprovadors/es: llegiu l'explicació de ONE abans de decidir. Podeu aprovar una despesa amb una advertència o rebutjar-ne una que compleixi la política.
Articles relacionats: Edita o recupera una despesa · Gestiona les despeses duplicades · Verifica les despeses segons la teva política de despeses · Descobreix com detecta Factorial automàticament els duplicats i altres errors
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
La meva despesa fa molt de temps que està Pendent.
Obre-la per veure qui l'ha d'aprovar. Si no hi apareix ningú, demana a l'admin que hi faci servir Restableix el flux d'aprovació. Consulta Descobreix per què una despesa està encallada a Pendent o amb un/a aprovador/a incorrecte/a.
La despesa indica que no s'ha pogut verificar.
Pot ser que la verificació no estigui disponible per a la teva empresa en aquest moment o que no s'hagi acabat a temps. El/la teu aprovador/a la revisa com sempre. Si edites la despesa, la verificació es torna a fer.
Preguntes freqüents
-
Si la meva despesa té una alerta, vol dir que la rebutjaran?
No. Les alertes i els resultats de les verificacions de despesa són recomanacions. Qui decideix és el/la teu aprovador/a.
-
«Duplicada» és un estat?
No. És una alerta en una despesa que manté el seu estat normal, per exemple Pendent.
-
Quant de temps passa d'Aprovat a Pagat?
Depèn de com reemborsa les despeses la teva empresa: amb la nòmina (A la nòmina), per transferència bancària (Enviat per ser pagat) o marcant-les com a pagades. Pregunta a l'equip de finances quin calendari segueix.
-
Com torno a enviar una despesa rebutjada?
No pots tornar a enviar la mateixa despesa. Crea'n una de nova amb les correccions (pots reutilitzar el rebut). Si el rebuig ha estat un error, demana a l'admin o a l'equip de finances que en restableixin el flux d'aprovació. Consulta Corregeix una despesa retornada o rebutjada.
-
Puc desactivar el missatge de la política a la meva despesa?
No. Són els/les admins de l'empresa qui decideixen si les verificacions de despesa estan activades. El missatge et diu què has de corregir abans d'enviar-la.
-
Com s'agrupen les meves despeses a l'app mòbil?
A l'app mòbil, les despeses s'agrupen a Pendents de fer, Enviades i Fetes, i cadascuna en mostra l'estat.
-
Puc enviar una despesa mentre ONE encara la verifica?
Sí. Mentre es fa la verificació de la política (normalment uns quants segons), la despesa mostra «S'està verificant la política de l'empresa...» i la pots enviar igualment.
-
Com es verifiquen els terminis de la política en un esborrany?
Mentre la despesa és un esborrany, els terminis es compten des d'avui. Així, una regla com «Envia-la en un termini de 30 dies» t'avisa abans d'enviar-la.
-
Les verificacions de despesa es tornen a fer quan modifico una despesa?
Sí. Es tornen a fer quan edites la despesa.
-
Puc filtrar la llista de despeses per alerta?
Sí. A més de la columna Alertes, la llista té un filtre Alertes, per exemple per veure les despeses marcades com a Despesa duplicada.
-
Les alertes impedeixen enviar o aprovar una despesa?
No. Les alertes, igual que els resultats de les verificacions de despesa, només informen qui la revisa i mai no bloquegen l'enviament ni l'aprovació.
-
Què volen dir Dins del pressupost, Risc de pressupost i Pressupost superat en una despesa?
Si la despesa està associada a un pressupost, se'n mostra l'estat: Dins del pressupost, Risc de pressupost o Pressupost superat. Així veus com hi afecta la despesa.
-
Què volen dir els missatges de les verificacions de despesa, com ara «Val la pena revisar-la abans d'enviar-la»?
- Dins de la política: el/la treballador/a veu «A punt per enviar» i qui la revisa, «Es recomana aprovar-la».
- Advertència: el/la treballador/a veu «Val la pena revisar-la abans d'enviar-la» en un esborrany, o «És possible que l'aprovador/a et pregunti per això» un cop enviada. Qui la revisa veu «Es recomana revisar-la».
- Fora de la política: el/la treballador/a veu «És probable que te la tornin» i qui la revisa, «Es recomana rebutjar-la».
- No s'ha pogut verificar: tots dos veuen «No s'han pogut fer les verificacions de la política», i qui la revisa ha de verificar la despesa manualment.