Este artículo es para: administradores, equipos financieros y aprobadores.
Los chequeos de gastos eliminan la revisión manual de tu equipo. One, nuestro asistente de IA, verifica cada gasto contra tu política de gastos una vez que tiene los detalles que necesita, y le dice a los empleados y a los revisores qué corregir, para que tu equipo solo revise los gastos que necesitan una decisión.
Chequeos de gastos
Descripción general
Cada empresa comienza con 28 chequeos predefinidos (tabla a continuación), y puedes añadir los tuyos en palabras simples. Los chequeos nunca impiden que alguien envíe o apruebe. Los revisores deciden, a menos que configures tu flujo de aprobación para aprobar o rechazar automáticamente. ¿Buscas políticas de gasto? Ahora son chequeos de gastos.
Lo que necesitas: el permiso de Puede acceder a la configuración de gastos, y One habilitado en tu empresa. Configurar tus chequeos con One es gratuito; cada gasto chequeado utiliza 2 One créditos (ver FAQ 14).
Cómo usar
- Ve a Configuración > Gastos > Automatizaciones > Chequeos de gastos. La etiqueta junto al título muestra Activado o Desactivado.
- Haz clic en Editar chequeos. One se abre con algunas sugerencias.
- Elige una, o describe tu regla y si es una advertencia o fuera de política, por ejemplo "Las personas pueden gastar como máximo £100 a la semana en comidas".
- One añade cada regla que puede verificar bajo Banderas suaves — advertencia o Banderas duras — fuera de política, y te dice si una regla no puede ser verificada.
- Sigue conversando para ajustar, luego haz clic en Guardar. Salir de la página antes de guardar perderá tu borrador.
Apagar el interruptor junto a Chequeos de gastos envía cada gasto a revisión manual a través de tu flujo de aprobación; tus chequeos se mantienen.
Chequeos predefinidos
Banderas duras significan fuera de política; banderas suaves son advertencias (ver FAQ 8).
| Grupo | Banderas duras (12) | Banderas suaves (16) |
|---|---|---|
| Tiempo | Fecha después de enviar · fuera del contrato del empleado | Enviado más de 30 días después de la fecha del documento · fecha del documento más de un día fuera del recibo |
| Recibos | Faltante, ilegible, recibo de máquina de tarjeta, no desglosado, facturado a otro negocio | |
| Qué se compró | Tabaco y juegos de azar, multas, tarjetas de regalo y efectivo, artículos del hogar, extras de hotel y viaje, cuidado personal, costos familiares y de mascotas, suscripciones personales, donaciones | |
| Importes | Reclamar más del 1% por encima del total del recibo | La moneda difiere del recibo |
| Contexto | Sin propósito comercial, invitados no nombrados, categoría no adecuada | |
| Vale la pena revisar | Alcohol, clase ejecutiva, fin de semana o vacaciones, tiempo libre (necesita el módulo de Tiempo libre), kilometraje en un día de alquiler de coche |
Lo que ven empleados y revisores
Cada gasto recibe un resultado (Dentro de la política, Advertencia, Fuera de política o No se pudo verificar) con la explicación de One para cada bandera. Los empleados lo ven en el borrador y pueden corregirlo primero. Los revisores ven una recomendación en la solicitud de aprobación, como "Aprobación recomendada". La columna de Alertas de la lista de gastos muestra las banderas.
Para aprobar gastos dentro de la política automáticamente, utiliza el resultado en tu flujo de aprobación (ver FAQ 2).
Consejos y Mejores Prácticas
- Comienza desde los chequeos predefinidos y elimina los que no se ajusten a tu empresa, en lugar de escribir todo desde cero.
- Usa advertencias para "vale la pena revisar" y fuera de política para límites estrictos. Demasiadas banderas duras entrenan a los revisores a ignorarlas.
- Decide qué sucede con los gastos que no pudieron ser verificados en tu flujo de aprobación, para que nada sea aprobado sin una revisión por error.
- ¿Quieres que los empleados lean tu política también? Publícalo como un documento en el Manual. Los chequeos de gastos la aplican; el Manual la comparte.
- Relacionado: ¿Cómo configuro el flujo de aprobación? · ¿Cómo manejo gastos duplicados? · ¿Cómo captura Factorial duplicados y otros errores automáticamente? · ¿Cómo redacto una política de gastos que One pueda verificar?
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
- Un gasto dice que no se pudo verificar. Tu empresa puede no tener créditos de One disponibles, el chequeo puede no haber terminado dentro de 1 hora, o hubo un error temporal. Revísalo manualmente. Editar el gasto vuelve a ejecutar los chequeos.
- Un gasto sigue mostrando "Verificando la política de tu empresa..." Mientras se ejecutan los chequeos, el gasto muestra este mensaje. El empleado puede enviarlo de todos modos, y la aprobación comienza después de 1 hora como máximo. Si permanece así por más tiempo, contacta a nuestro equipo de soporte con el enlace al gasto.
- Los gastos no muestran ningún resultado. Verifica que los chequeos de gastos estén Activados, que hayas guardado al menos un chequeo y que One esté habilitado. Los borradores solo se chequean una vez que tienen todos los detalles requeridos.
- "Estos chequeos no pudieron ser guardados." El borrador de One no pasó la validación. Pide a One que refine los chequeos y vuelve a intentarlo.
- No veo el botón Editar chequeos. Verifica que One esté habilitado para tu empresa y que tengas el permiso de Puede acceder a la configuración de gastos.
FAQ
1. ¿Qué ven los empleados y revisores para cada resultado de chequeo de gastos?
Cada resultado muestra un mensaje diferente para el empleado y el revisor, además de una breve explicación de One para cada bandera, como cuál era el límite y cuánto se excedió el gasto:
| Resultado | El empleado ve | El revisor ve |
|---|---|---|
| Dentro de la política | "Bien para enviar" | "Aprobación recomendada" |
| Advertencia | "Vale la pena revisar antes de enviar" (borrador) o "Tu aprobador puede preguntar sobre esto" (enviado) | "Revisión recomendada" |
| Fuera de política | "Esto probablemente volverá a ti" | "Rechazo recomendado" |
| No se pudo verificar | Un mensaje de que el gasto no fue verificado | Un mensaje de que el gasto no fue verificado: revísalo manualmente |
2. ¿Puedo aprobar gastos dentro de la política automáticamente?
Sí. En Configuración > Gastos > Flujo de aprobación, haz clic en Editar y pide a One, por ejemplo "Aprobar automáticamente los gastos que pasen los chequeos de gastos, enviar advertencias al gerente del empleado y enviar cualquier cosa fuera de política a finanzas." Luego revisa el flujo y haz clic en Guardar. Ver ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?.
3. ¿Qué hacen los chequeos de gastos que una revisión manual no hace?
One verifica cada gasto y recomienda aprobar, echar un vistazo o rechazar, para que tu equipo solo dedique tiempo a los gastos que necesitan una decisión. Verifica tus reglas para gastos regulares, de kilometraje y por día, y suma el gasto durante el día, la semana o el mes. Lee el recibo (factura desglosada, IVA, alcohol o tabaco, tipo de negocio, totales que no concuerdan), de modo que los totales que no concuerdan o los importes editados sean señalados antes de ser pagados.
4. ¿Cómo ayudan los chequeos de gastos a los empleados a acertar con los gastos?
Los chequeos de gastos muestran el resultado mientras el gasto aún es un borrador, con una explicación simple, para que los gastos lleguen correctos la primera vez y las personas sean reembolsadas más rápido. One convierte tu política, escrita en tus propias palabras, en chequeos, y te dice si una regla no puede ser verificada, para que tu política real se aplique a cada gasto en lugar de un PDF que nadie lee o un formulario que cubre solo algunos casos.
5. ¿Qué chequeos predefinidos recibe cada empresa?
Cada empresa comienza con 28 chequeos predefinidos de gastos en seis grupos (tiempo, recibos, qué se compró, importes, contexto, vale la pena revisar): 12 banderas duras y 16 banderas suaves, listadas en la tabla bajo Chequeos predefinidos. Están activados por defecto. Pide a One que edite o elimine cualquiera de ellos: eso es gratuito. Cada gasto chequeado utiliza 2 One créditos, una vez por gasto. El chequeo de tiempo libre necesita el módulo de Tiempo libre. Si tenías políticas de gasto, tus reglas convertidas también se añaden.
6. ¿Qué puedo pedir a One que verifique?
Limites por gasto ("Los hoteles pueden costar como máximo £150 por noche"), límites a lo largo del tiempo (totales diarios, semanales o mensuales), plazos ("Marcar cualquier gasto enviado más de 30 días después de la fecha del documento"), categorías, kilometraje y por día (por ejemplo, una distancia máxima para el kilometraje), reglas para algunas personas solamente (por equipo, contrato u otros detalles del empleado), qué hay en el recibo ("Las comidas de más de £50 necesitan una factura desglosada que muestre el IVA", IVA, artículos prohibidos, tipo de negocio, o una moneda o categoría diferente a la del gasto), y comerciantes que nunca reembolsas, como casinos. Puedes ajustar los chequeos conversando, por ejemplo "hacer el límite de comidas £120 para el equipo de ventas" o "eliminar el chequeo de fin de semana".
7. ¿Necesito un chequeo para gastos duplicados o per diem superpuestos?
No. Factorial señala gastos que parecen uno ya enviado, y per diems superpuestos, sin un chequeo. Las alertas de duplicados solo son visibles para las personas que pueden ver todos los gastos de la empresa. Ver ¿Cómo manejo gastos duplicados? y ¿Cómo captura Factorial duplicados y otros errores automáticamente?.
8. ¿Cuál es la diferencia entre una bandera dura y una bandera suave?
Una bandera dura (fuera de política) significa que One le dice al empleado que el gasto probablemente volverá a ellos, y aconseja al revisor en contra de aprobarlo tal como está. Una bandera suave (advertencia) significa que One advierte al empleado y pide al revisor que lo revise; el gasto aún pasa. Dile a One cuál quieres para cada regla, por ejemplo "hacer que un recibo faltante esté fuera de política, y el chequeo de fin de semana solo una advertencia".
9. ¿Cuándo se ejecutan los chequeos de gastos?
Los chequeos comienzan una vez que el gasto tiene todos sus detalles requeridos; los empleados pueden enviarlo mientras tanto. Los chequeos se ejecutan nuevamente cuando el gasto es editado (como borrador, en revisión o devuelto para cambios). Los gastos aprobados, rechazados y pagados no se chequean.
10. ¿Alguien recibe notificaciones cuando terminan los chequeos de gastos?
No. Nadie recibe un correo electrónico o notificación cuando los chequeos terminan. El resultado está en el gasto.
11. ¿El flujo de aprobación espera a que terminen los chequeos de gastos?
Sí. El flujo de aprobación espera a que terminen los chequeos. Si no han terminado después de 1 hora, la aprobación comienza de todos modos y el gasto muestra que no se pudo verificar.
12. ¿Puedo filtrar la lista de gastos por resultado de política?
La columna de Alertas en la lista de gastos muestra Dentro de la política o el título de cada bandera, y puedes usar el filtro de Alertas para encontrar gastos con una bandera. Para ver los gastos que están listos para aprobar, usa la pestaña Listo para aprobar en Gastos > Gastos de empleados. Ver ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar?.
13. ¿Qué pasó con mis políticas de gasto?
Se han convertido en chequeos de gastos, por lo que los gastos siguen siendo verificados contra las mismas reglas, junto con los chequeos predefinidos. Las reglas convertidas son banderas suaves (advertencias). Si una regla convertida se aplica a un grupo de personas, pide a One que la actualice cuando las personas se unan al grupo.
14. ¿Cuántos One créditos usan los chequeos de gastos?
Cada gasto chequeado utiliza 2 One créditos, una vez por gasto: volver a verificarlo después de una edición es gratuito. Los verás como Reglas de política de gastos en tu uso de créditos de One. Escribir o cambiar tus chequeos con One es gratuito. Si tu empresa no tiene créditos disponibles, los nuevos gastos no son verificados contra tu política y se revisan manualmente. La detección de duplicados y los otros chequeos integrados siguen funcionando: no utilizan créditos.
15. Soy un empleado. ¿Puedo desactivar el mensaje de política en mi gasto?
No, los administradores de tu empresa deciden si los chequeos están activados. El mensaje está ahí para ayudar: te dice qué corregir antes de enviar. Nunca te impide enviar.
16. ¿Puedo configurar chequeos de gastos sin One?
No. One es la única forma de crear y editar chequeos. Eso es lo que te permite escribir cualquier regla que necesite tu política. Aún revisas cada cambio antes de guardar.
17. ¿Puede un revisor ignorar una bandera?
Sí. Las banderas son recomendaciones: los revisores pueden aprobar un gasto con banderas, o rechazar uno que esté dentro de la política. La excepción es un flujo de aprobación que configures para aprobar o rechazar automáticamente.
18. ¿Puedo volver a ejecutar los chequeos en un gasto?
No hay botón para ello. Los chequeos se ejecutan nuevamente automáticamente cuando se edita el gasto.
19. One dice que no puede verificar una de mis reglas. ¿Por qué?
One solo puede verificar lo que está en Factorial o en el recibo. Por ejemplo, no puede saber si una cena con un cliente fue acordada por correo electrónico.
20. ¿Cambia One mis chequeos por sí mismo?
No. Los cambios solo entran en vigor cuando haces clic en Guardar.