Aquest article és per: administradors, equips de finances i aprovadors.
Les verificacions d despesa treuen la revisió manual del teu equip. One, la nostra assistent d'IA, comprova cada despesa contra la teva política de despeses un cop té els detalls que necessita, i informa als empleats i revisors sobre què han de corregir, de manera que el teu equip només revisa les despeses que necessiten una decisió.
Les verificacions d despesa
Visió general
Cada empresa comença amb 28 verificacions predefinides (taula a continuació), i tu afegeixes les teves pròpies en paraules clares. Les verificacions mai aturen ningú de presentar o aprovar. Els revisors decideixen, a menys que configuris el teu flux d'aprovació per aprovar o rebutjar automàticament. Busques polítiques de despesa? Ara són verificacions d despesa.
El que necessites: el permís Pots accedir a la configuració de despeses, i One habilitat a la teva empresa. Configurar les teves verificacions amb One és gratuït; cada despesa verificada utilitza 2 One crèdits (vegeu FAQ 14).
Com utilitzar
- Ves a Configuració > Despeses > Automatitzacions > Verificacions d despesa. L'etiqueta al costat del títol mostra Activat o Desactivat.
- Fes clic a Editar verificacions. One s'obre amb algunes sugerències.
- Tria una, o descriu la teva norma i si és una advertència o fora de política, per exemple "Les persones poden gastar com a màxim £100 a la setmana en àpats".
- One afegeix cada norma que pot verificar sota Banders suaus — advertència o Banders durs — fora de política, i t'informa si una norma no es pot verificar.
- Segueix xerrant per ajustar, després fes clic a Desa. Si deixes la pàgina abans de desar, perds el teu esborrany.
Desactivar l'interruptor al costat de Verificacions d despesa envia cada despesa a revisió manual a través del teu flux d'aprovació; les teves verificacions es mantenen.
Verificacions predefinides
Els banders durs signifiquen fora de política; els banders suaus són advertències (vegeu FAQ 8).
| Grup | Banders durs (12) | Banders suaus (16) |
|---|---|---|
| Temps | Data després d'enviar · fora del contracte de l'empleat | Enviat més de 30 dies després de la data del document · data del document més d'un dia diferent del rebut |
| Rebuts | Faltant, il·legible, resguard de màquina de targetes, no detallat, facturat a un altre negoci | |
| Què es va comprar | Tobac i jocs d'atzar, multes, targetes de regal i efectiu, articles de la llar, extres d'hotel i viatge, cura personal, costos familiars i de mascotes, subscripcions personals, donacions | |
| Quantitats | Reclamar més d'un 1% per sobre del total del rebut | La moneda difereix del rebut |
| Context | Sense propòsit empresarial, convidats no nomenats, la categoria no s'ajusta | |
| Val a veure | Alcohol, classe empresarial, cap de setmana o vacances, temps lliure (necessita el mòdul de Temps lliure), quilometratge en un dia de lloguer de cotxe |
El que veuen els empleats i revisors
Cada despesa obté un resultat (En política, Advertència, Fora de política o No es va poder comprovar) amb l'explicació de One per a cada bander. Els empleats ho veuen a l'esborrany i poden corregir-ho primer. Els revisors veuen una recomanació a la sol·licitud d'aprovació, com "Aprovació recomanada". La columna Alertes de la llista de despeses mostra els banders.
Per aprovar despeses en política automàticament, utilitza el resultat al teu flux d'aprovació (vegeu FAQ 2).
Consells i Millors Pràctiques
- Comença amb les verificacions predefinides i elimina les que no s'ajusten a la teva empresa, en lloc d'escriure-ho tot des de zero.
- Utilitza advertències per "val a veure" i fora de política per a límits durs. Massa banders durs entrenen els revisors per ignorar-los.
- Decideix què passa amb les despeses que no es van poder comprovar al teu flux d'aprovació, perquè res no s'aprovi sense una revisió per error.
- Vols que els empleats llegeixin la teva política també? Publica-ho com un document al Manual. Les verificacions d despesa l'apliquen; el Manual ho comparteix.
- Relacionat: Com puc configurar el flux d'aprovació? · Com gestiono les despeses duplicades? · Com captura Factorial duplicats i altres errors automàticament? · Com escric una política de despeses que One pot comprovar?
Resolució de problemes i FAQ
Resolució de problemes
- Una despesa diu que no es va poder comprovar. La teva empresa pot no tenir crèdits One disponibles, la verificació pot no haver acabat dins d'una hora, o hi va haver un error temporal. Revisa-ho manualment. Editar la despesa torna a executar les verificacions.
- Una despesa continua mostrant "Comprovant la política de la teva empresa..." Mentre es realitzen les verificacions, la despesa mostra aquest missatge. L'empleat pot presentar-la igualment, i l'aprovació comença després d'una hora com a màxim. Si es manté així durant més temps, contacta amb el nostre equip de suport amb l'enllaç a la despesa.
- Les despeses no mostren cap resultat. Comprova que les verificacions d despesa estiguin Activades, que hagis desat almenys una verificació, i que One estigui habilitat. Els esborranys només es comproven un cop tenen tots els detalls requerits.
- "Aquestes verificacions no es van poder desar." L'esborrany de One no va passar la validació. Demana a One que refine les verificacions i torna a provar-ho.
- No veig el botó Editar verificacions. Comprova que One estigui habilitat per a la teva empresa i que tinguis el permís Pots accedir a la configuració de despeses.
FAQ
1. Què veuen els empleats i revisors per a cada resultat de les verificacions d despesa?
Cada resultat mostra un missatge diferent per a l'empleat i per al revisor, més una breu explicació de One per a cada bander, com quin era el límit i quant va sobrepassar la despesa:
| Resultat | L'empleat veu | El revisor veu |
|---|---|---|
| En política | "Bé per enviar" | "Aprovació recomanada" |
| Advertència | "Val a veure abans d'enviar" (esborrany) o "El teu aprovador pot preguntar sobre això" (presentat) | "Revisió recomanada" |
| Fora de política | "És probable que això torni a tu" | "Rebutja recomanat" |
| No es va poder comprovar | Un missatge que indica que la despesa no es va comprovar | Un missatge que indica que la despesa no es va comprovar: revisa-ho manualment |
2. Puc aprovar despeses en política automàticament?
Sí. A Configuració > Despeses > Flux d'aprovació, fes clic a Editar i demana a One, per exemple "Aprova automàticament les despeses que passin les verificacions d despesa, envia advertències al gerent de l'empleat, i envia qualsevol cosa fora de política a finances." Després revisa el flux i fes clic a Desa. Vegeu Com puc configurar el flux d'aprovació?.
3. Què fan les verificacions d despesa que una revisió manual no fa?
One comprova cada despesa i recomana aprovar, fer una ullada o rebutjar, de manera que el teu equip només dedica temps a les despeses que necessiten una decisió. Comprova les teves normes per a despeses regulars, quilometratge i per diem, i suma la despesa del dia, setmana o mes. Llegeix el rebut (factura detallada, IVA, alcohol o tabac, tipus de negoci, totals que no s'afegeixen), de manera que els totals que no s'afegeixen o quantitats editades es marquin abans de ser pagades.
4. Com ajuden les verificacions d despesa als empleats a fer les despeses correctament?
Les verificacions d despesa mostren el resultat mentre la despesa encara és un esborrany, amb una explicació clara, de manera que les despeses s'envien correctament la primera vegada i les persones són reembolsades abans. One transforma la teva política, escrita amb les teves pròpies paraules, en verificacions, i t'informa si una norma no es pot comprovar, de manera que la teva política real s'aplica a cada despesa en lloc d'un PDF que ningú llegeix o un formulari que cobreix només alguns casos.
5. Quines verificacions predefinides obté cada empresa?
Cada empresa comença amb 28 verificacions de despesa predefinides en sis grups (temps, rebuts, què es va comprar, quantitats, context, val a veure): 12 banders durs i 16 banders suaus, enumerats a la taula sota Verificacions predefinides. Estan activades per defecte. Demana a One que editi o elimini qualsevol d'elles: això és gratuït. Cada despesa verificada utilitza 2 One crèdits, una vegada per despesa. La verificació de temps lliure necessita el mòdul de Temps lliure. Si tenies polítiques de despesa, les teves normes convertides també s'afegeixen.
6. Què puc demanar a One que comprovi?
Límits per despesa ("Els hotels poden costar com a màxim £150 per nit"), límits al llarg del temps (totals diaris, setmanals o mensuals), terminis ("Marca qualsevol despesa presentada més de 30 dies després de la data del document"), categories, quilometratge i per diem (per exemple, una distància màxima per quilometratge), normes per a algunes persones només (per equip, contracte o altres detalls de l'empleat), què hi ha al rebut ("Àpats de més de £50 necessiten una factura detallada que mostri l'IVA", IVA, articles prohibits, tipus de negoci, o una moneda o categoria diferent de la despesa), i comerciants que mai reemborses, com els casinos. Pots ajustar les verificacions xerrant, per exemple "fes que el límit d'àpats sigui de £120 per a l'equip de vendes" o "elimina la verificació del cap de setmana".
7. Necessito una verificació per a despeses duplicades o per diems superposats?
No. Factorial marca les despeses que semblen una que ja s'ha presentat, i els per diems superposats, sense una verificació. Les alertes de duplicats són visibles només per a les persones que poden veure totes les despeses de l'empresa. Vegeu Com gestiono les despeses duplicades? i Com captura Factorial duplicats i altres errors automàticament?.
8. Quina és la diferència entre un bander dur i un bander suau?
Un bander dur (fora de política) significa que One informa l'empleat que la despesa és probable que torni a ell, i aconsella al revisor que no l'aprovi tal com està. Un bander suau (advertència) significa que One adverteix l'empleat i demana al revisor que ho revisi; la despesa encara passa. Digueu a One què vols per a cada norma, per exemple "fes que un rebut faltant sigui fora de política, i la verificació del cap de setmana només una advertència".
9. Quan s'executen les verificacions d despesa?
Les verificacions comencen un cop la despesa té tots els seus detalls requerits; els empleats poden presentar-la mentrestant. Les verificacions s'executen de nou quan la despesa s'edita (com a esborrany, en revisió, o enviada per canvis). Les despeses aprovades, rebutjades i pagades no es comproven.
10. Algú rep notificacions quan acaben les verificacions d despesa?
No. Ningú rep un correu electrònic o notificació quan acaben les verificacions. El resultat és a la despesa.
11. El flux d'aprovació espera les verificacions d despesa?
Sí. El flux d'aprovació espera que les verificacions acabin. Si no han acabat després d'una hora, l'aprovació comença igualment i la despesa mostra que no es va poder comprovar.
12. Puc filtrar la llista de despeses pel resultat de la política?
La columna Alertes a la llista de despeses mostra En política o el títol de cada bander, i pots utilitzar el filtre Alertes per trobar despeses amb un bander. Per veure les despeses que estan llestes per aprovar, utilitza la pestanya Llesta per aprovar a Despeses > Despeses dels empleats. Vegeu Com puc trobar les despeses que necessito aprovar?.
13. Què ha passat amb les meves polítiques de despesa?
S'han convertit en verificacions d despesa, de manera que les despeses continuen sent verificades contra les mateixes normes, juntament amb les verificacions predefinides. Les normes convertides són banders suaus (advertències). Si una norma convertida s'aplica a un grup de persones, demana a One que l'actualitzi quan les persones s'uneixin al grup.
14. Quants One crèdits utilitzen les verificacions d despesa?
Cada despesa verificada utilitza 2 One crèdits, una vegada per despesa: tornar a comprovar-ho després d'una edició és gratuït. Els veuràs com a Normes de política de despeses en l'ús de crèdits de One. Escriure o canviar les teves verificacions amb One és gratuït. Si la teva empresa no té crèdits disponibles, les noves despeses no es comproven contra la teva política i es revisen manualment. La detecció de duplicats i les altres verificacions integrades continuen funcionant: no utilitzen crèdits.
15. Sóc un empleat. Puc desactivar el missatge de política a la meva despesa?
No, els administradors de la teva empresa decideixen si les verificacions estan activades. El missatge és per ajudar: t'informa sobre què has de corregir abans d'enviar. Mai t'atura de presentar.
16. Puc configurar les verificacions d despesa sense One?
No. One és l'única manera de crear i editar verificacions. Això és el que et permet escriure qualsevol norma que la teva política necessiti. Encara revises cada canvi abans de desar.
17. Pot un revisor ignorar un bander?
Sí. Els banders són recomanacions: els revisors poden aprovar una despesa amb banders, o rebutjar una que estigui en política. L'excepció és un flux d'aprovació que configuris per aprovar o rebutjar automàticament.
18. Puc tornar a executar les verificacions en una despesa?
No hi ha cap botó per això. Les verificacions s'executen de nou automàticament quan la despesa s'edita.
19. One diu que no pot comprovar una de les meves normes. Per què?
One només pot comprovar el que hi ha a Factorial o al rebut. Per exemple, no pot saber si un sopar amb un client va ser acordat per correu electrònic.
20. Canvia One les meves verificacions per si sol?
No. Els canvis només entren en vigor quan fas clic a Desa.