Este artículo es para: empleados/as, aprobadores/as y equipos de finanzas.
Los comentarios permiten a los empleados/as, aprobadores/as y finanzas aclarar una duda directamente en el gasto, sin tener que enviarlo de vuelta o cambiar a correo electrónico. Todo lo que se dice permanece con el gasto, así que cualquier persona que lo abra después verá toda la historia.
Comentar sobre un gasto
Resumen
Usa un comentario para preguntar o explicar algo que no necesita que el gasto cambie, por ejemplo "¿Fue esta cena con el cliente?". Cualquiera que pueda abrir el gasto puede leer sus comentarios.
Cómo usar
- Abre el gasto: desde Mis gastos > Mis gastos (tuyos), desde Gastos > Gastos de empleados/as, o desde tu solicitud de aprobación.
- Ve a la pestaña Comentarios.
- Escribe tu mensaje. Para mencionar a alguien, escribe @ y su nombre.
- Haz clic en Guardar.
El propietario/a del gasto, quien lo reportó, las personas que actualmente están solicitadas para aprobarlo y cualquier persona que mencionaste con @ recibirán una notificación.
Con One: pregunta, por ejemplo, "Agrega un comentario a mi gasto de hotel: el cliente pagó el desayuno". One publica exactamente el texto que le das.
Da una razón cuando envías un gasto de vuelta o lo rechazas
Cómo usar
- Abre el gasto y haz clic en Solicitar cambios o Rechazar.
- Escribe la razón, por ejemplo "Por favor, adjunta la factura detallada". Es opcional, pero el empleado/a es notificado/a y lo ve en el gasto, así que sabe exactamente qué corregir.
- Confirma con Solicitar cambios o Rechazar.
Consejos y Mejores Prácticas
- Comenta en lugar de enviar de vuelta cuando solo necesitas una respuesta. El gasto sigue avanzando.
- Sé específico/a en las razones: indica qué falta y cómo solucionarlo.
- Registra excepciones, como un gasto aprobado sin recibo, en un comentario, para que la razón permanezca en el gasto.
- Relacionado: ¿Cómo apruebo, rechazo o envío de vuelta un gasto? · Estados y alertas de gastos
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
Alguien no recibió notificación.
Puede que haya desactivado las notificaciones de Nuevo comentario o Menciones.
FAQ
1. ¿Pueden los empleados/as responder a los comentarios?
Sí, en la misma pestaña Comentarios.
2. ¿Se mantienen los comentarios después de que el gasto es pagado?
Sí, permanecen en el gasto.
3. ¿Puedo comentar desde mi teléfono?
Si One está disponible para ti, pregúntale desde la aplicación móvil, por ejemplo "Agrega un comentario a mi gasto de taxi: el cliente pagó".
4. ¿Qué notificaciones envían los comentarios?
El propietario/a del gasto, quien lo reportó, y las personas que actualmente están solicitadas para aprobarlo reciben una notificación de "[nombre] comentó sobre un gasto". Cualquiera que menciones con @ recibe una notificación de "[nombre] te mencionó en un gasto".
5. ¿Puedo desactivar las notificaciones de comentarios?
Sí. Cada persona puede desactivarlas en sus configuraciones de notificación: Nuevo comentario para comentarios y Menciones para @menciones.
6. ¿Es necesaria una razón cuando solicito cambios o rechazo un gasto?
No. En pantalla la razón es opcional, pero siempre vale la pena agregarla: el empleado/a es notificado/a y lo ve en el gasto. Si lo haces a través de One, One te pedirá una razón.