Questo articolo è per: dipendenti, approvatori e team finance.
I commenti permettono a dipendenti, approvatori e team finance di chiarire un dubbio direttamente sulla spesa, senza rimandarla indietro né passare all'e-mail. Tutto ciò che viene detto resta con la spesa, così chi la apre in seguito vede la storia completa.
Commenta una spesa
Panoramica
Usa un commento per chiedere o spiegare qualcosa che non richiede di modificare la spesa, per esempio "Questa cena era con il cliente?". Chiunque possa aprire la spesa può leggerne i commenti.
Come si usa
- Apri la spesa: da Le mie spese > Le mie spese (le tue), da Spese > Spese dei dipendenti o dalla tua richiesta di approvazione.
- Vai alla scheda Commenti.
- Scrivi il tuo messaggio. Per coinvolgere qualcuno, digita @ e il suo nome.
- Clicca su Salva.
Vengono avvisati il titolare della spesa, chi l'ha registrata, le persone a cui è attualmente richiesto di approvarla e chiunque tu abbia menzionato con @.
Con One: chiedi, per esempio, "Aggiungi un commento alla mia spesa dell'hotel: la colazione l'ha pagata il cliente". One pubblica esattamente il testo che gli dai.
Indica un motivo quando rimandi indietro o rifiuti una spesa
Come si usa
- Apri la spesa e clicca su Richiedi modifiche o Rifiuta.
- Scrivi il motivo, per esempio "Allega la fattura dettagliata". È facoltativo, ma il dipendente riceve una notifica e lo vede nella spesa, così sa esattamente cosa correggere.
- Conferma con Richiedi modifiche o Rifiuta.
Consigli e buone pratiche
- Commenta invece di rimandare indietro quando ti serve solo una risposta. La spesa continua il suo percorso.
- Sii specifico nei motivi: indica cosa manca e come correggerlo.
- Registra le eccezioni, come una spesa approvata senza ricevuta, in un commento, così il motivo resta nella spesa.
- Correlati: Come approvo, rifiuto o rimando indietro una spesa? · Stati e avvisi delle spese
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Qualcuno non è stato avvisato.
Potrebbe aver disattivato le notifiche di Nuovo commento o Menzioni.
FAQ
1. I dipendenti possono rispondere ai commenti?
Sì, nella stessa scheda Commenti.
2. I commenti vengono conservati dopo il pagamento della spesa?
Sì, restano nella spesa.
3. Posso commentare dal telefono?
Se One è disponibile per te, chiedilo dall'app mobile, per esempio "Aggiungi un commento alla mia spesa del taxi: ha pagato il cliente".
4. Quali notifiche inviano i commenti?
Il titolare della spesa, chi l'ha registrata e le persone a cui è attualmente richiesto di approvarla ricevono una notifica "[nome] ha commentato una spesa". Chi menzioni con @ riceve una notifica "[nome] ti ha menzionato in una spesa".
5. Posso disattivare le notifiche dei commenti?
Sì. Ogni persona può disattivarle nelle proprie impostazioni di notifica: Nuovo commento per i commenti e Menzioni per le @menzioni.
6. Il motivo è obbligatorio quando richiedo modifiche o rifiuto una spesa?
No. Sullo schermo il motivo è facoltativo, ma conviene sempre aggiungerlo: il dipendente riceve una notifica e lo vede nella spesa. Se lo fai tramite One, One ti chiede un motivo.