Este artículo es para: colaboradores, aprobadores y equipos de finanzas.
Los comentarios permiten a empleados, aprobadores y finanzas aclarar una duda directamente en el gasto, sin devolverlo ni pasar al correo. Todo lo que se dice se queda con el gasto, así que quien lo abra después ve la historia completa.
Comenta un gasto
Resumen
Usa un comentario para preguntar o explicar algo que no requiere cambiar el gasto, por ejemplo "¿Esta cena fue con el cliente?". Cualquier persona que pueda abrir el gasto puede leer sus comentarios.
Cómo se usa
- Abre el gasto: desde Mis gastos > Mis gastos (los tuyos), desde Gastos > Gastos de empleados o desde tu solicitud de aprobación.
- Ve a la pestaña Comentarios.
- Escribe tu mensaje. Para mencionar a alguien, escribe @ y su nombre.
- Haz clic en Guardar.
Se notifica al titular del gasto, a quien lo registró, a las personas a las que se les pide aprobarlo en ese momento y a quien hayas mencionado con @.
Con One: pídele, por ejemplo, "Agrega un comentario a mi gasto del hotel: el cliente pagó el desayuno". One publica exactamente el texto que le des.
Indica un motivo cuando devuelvas o rechaces un gasto
Cómo se usa
- Abre el gasto y haz clic en Solicitar cambios o Rechazar.
- Escribe el motivo, por ejemplo "Adjunta la factura detallada". Es opcional, pero el empleado recibe una notificación y lo ve en el gasto, así sabe exactamente qué corregir.
- Confirma con Solicitar cambios o Rechazar.
Consejos y buenas prácticas
- Comenta en lugar de devolver cuando solo necesites una respuesta. El gasto sigue avanzando.
- Sé específico en los motivos: indica qué falta y cómo corregirlo.
- Registra las excepciones, como un gasto aprobado sin recibo, en un comentario, para que el motivo quede en el gasto.
- Relacionado: ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto? · Estados y alertas de los gastos
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Alguien no recibió la notificación.
Puede que haya desactivado las notificaciones de Nuevo comentario o Menciones.
Preguntas frecuentes
1. ¿Los empleados pueden responder a los comentarios?
Sí, en la misma pestaña Comentarios.
2. ¿Los comentarios se conservan después de pagar el gasto?
Sí, se quedan en el gasto.
3. ¿Puedo comentar desde el celular?
Si tienes One disponible, pídeselo desde la app móvil, por ejemplo "Agrega un comentario a mi gasto del taxi: lo pagó el cliente".
4. ¿Qué notificaciones envían los comentarios?
El titular del gasto, quien lo registró y las personas a las que se les pide aprobarlo en ese momento reciben una notificación "[nombre] comentó un gasto". Quien menciones con @ recibe una notificación "[nombre] te mencionó en un gasto".
5. ¿Puedo desactivar las notificaciones de comentarios?
Sí. Cada persona puede desactivarlas en su configuración de notificaciones: Nuevo comentario para comentarios y Menciones para las menciones con @.
6. ¿Es obligatorio indicar un motivo al solicitar cambios o rechazar un gasto?
No. En pantalla el motivo es opcional, pero siempre conviene agregarlo: el empleado recibe una notificación y lo ve en el gasto. Si lo haces con One, One te pide un motivo.