Este artículo es para: empleados/as, aprobadores/as y equipos de finanzas.
¿Has enviado un gasto con un importe, un proyecto o un recibo incorrecto? Mientras espera la aprobación, puedes retirarlo tú mismo/a, corregirlo y volver a enviarlo, sin tener que pedir a tu aprobador/a que lo rechace.
Retira un gasto pendiente
Descripción general
Mientras un gasto está Pendiente, su responsable o quien lo registró puede retirarlo con Volver a borrador. El gasto vuelve a Borrador, se borran las aprobaciones que ya se habían dado y, cuando lo vuelves a enviar, pasa por el flujo de aprobación actual de tu empresa desde el primer paso.
Cómo hacerlo
En la web
- Ve a Mis gastos > Gastos y abre el gasto pendiente.
- Haz clic en Volver a borrador y después en Restablecer. Verás el mensaje «Gasto guardado como borrador».
- Haz clic en Editar, haz los cambios y haz clic en Guardar.
- Haz clic en Enviar a aprobación.
En la app móvil: abre el gasto desde Gastos, pulsa Volver a borrador > Restablecer, edítalo y pulsa Enviar a aprobación.
Con ONE: pide a ONE que retire el gasto. Si sigue pendiente, lo devuelve a borrador.
Edita un borrador o un gasto que te han devuelto
Cómo hacerlo
Puedes editar un gasto del que eres responsable o que has registrado mientras está en Borrador o Cambios solicitados.
- Abre el gasto y haz clic en Editar.
- Haz los cambios y haz clic en Guardar. Si intentas salir sin guardar, elige Seguir editando o Descartar.
- Haz clic en Enviar a aprobación.
Qué se puede cambiar en cada estado
| Estado | Editar | Eliminar | Retirar o reiniciar |
|---|---|---|---|
| Borrador, Cambios solicitados | Responsable o quien lo registró | Responsable o quien lo registró | — |
| Pendiente | Solo con el permiso Puede editar gastos en estado pendiente | No | Responsable o quien lo registró: Volver a borrador. Admins: Restablecer flujo de aprobación |
| Rechazado | No | Solo con el permiso Puede eliminar gastos manuales rechazados | Admins: Restablecer flujo de aprobación |
| Aprobado | No | No | Admins: Restablecer flujo de aprobación |
| En nómina | No | No | Finanzas: Quitar de la nómina (vuelve a Aprobado). Hace falta el mismo permiso que para añadir el gasto a la nómina, y puede que no se pueda hacer si el periodo de nómina está cerrado |
| Enviado para pagar | No | No | Finanzas: eliminar su solicitud de pago en Tesorería (vuelve a Aprobado) |
| Pagado | No | No | Finanzas: Deshacer estado de pagado, solo si se marcó como pagado a mano |
| Pago revertido | No | No | — |
Consejos y buenas prácticas
- Usa Volver a borrador en lugar de eliminar un gasto pendiente: así conservas el recibo y los datos.
- Avisa a tu aprobador/a con un comentario si retiras un gasto que estaba a punto de revisar.
Artículos relacionados: Consulta los estados y alertas de los gastos · Elimina un gasto · Configura el flujo de aprobación
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No veo Volver a borrador.
El gasto ya no está Pendiente (por ejemplo, ya se ha aprobado) o no es tuyo: solo su responsable o quien lo registró puede retirarlo. En la web, búscalo en Mis gastos > Gastos.
«Este gasto ya no se puede devolver a borrador».
Su estado ha cambiado mientras tanto; por ejemplo, se acaba de aprobar o rechazar.
«Este gasto pertenece a un grupo y debe enviarse a través del grupo».
Un borrador que forma parte de un grupo de gastos se envía junto con el grupo, no por separado. Abre el grupo y envíalo desde ahí.
Preguntas frecuentes
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¿Cómo vuelvo a enviar un gasto rechazado?
No puedes volver a enviar el mismo gasto. Crea uno nuevo con las correcciones (puedes reutilizar el recibo). Si el rechazo ha sido un error, pide al/a la admin o al equipo de finanzas que restablezcan su flujo de aprobación. Consulta Corrige un gasto devuelto o rechazado.
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¿Puedo retirar un gasto que ya se ha aprobado?
No. Pídeselo al/a la admin o al equipo de finanzas: pueden usar Restablecer flujo de aprobación.
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¿Puedo cambiar el/la responsable del gasto?
Normalmente no: el/la responsable se define al crear el gasto. Consulta Añade un gasto en nombre de otra persona.
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¿Mi aprobador/a verá que lo he retirado?
El gasto desaparece de su lista de pendientes y vuelve a aparecer cuando lo envías de nuevo, si sigue formando parte del flujo de aprobación.
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¿Qué dice la ventana de Volver a borrador?
«Esta acción restablece el flujo de aprobación. Puedes editar el gasto y volver a enviarlo a aprobación.» Haz clic en Restablecer para confirmarlo; el gasto vuelve a Borrador.
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¿Qué pasa si retiro un gasto que forma parte de un grupo de gastos?
Al usar Volver a borrador, el gasto sale del grupo. El resto del grupo sigue su curso.
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¿Puedo retirar varios gastos pendientes a la vez?
Sí. En Mis gastos > Gastos, puedes devolver a borrador uno o varios gastos pendientes desde la lista.
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Después de Volver a borrador, ¿puedo eliminar el gasto en lugar de volver a enviarlo?
Sí. Cuando es un Borrador, puedes editarlo, volver a enviarlo o eliminarlo.
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¿Qué pasa si salgo del formulario de edición sin guardar?
Factorial te lo pregunta antes: «Cambios sin guardar. Si sales de esta página, se perderán los cambios.» Haz clic en Seguir editando para volver o en Descartar para salir sin guardar.
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¿Un/a aprobador/a o el equipo de finanzas pueden editar un gasto pendiente?
Sí, con el permiso Puede editar gastos en estado pendiente: abre el gasto pendiente y edítalo. Sigue en Pendiente y su aprobación no se reinicia.
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¿Cómo pueden los/as admins volver a pasar un gasto por el flujo de aprobación?
Con el permiso Puede restablecer el flujo de aprobación de los gastos, abre un gasto pendiente, aprobado o rechazado y usa Restablecer flujo de aprobación. Vuelve a Pendiente, en el primer paso del flujo de aprobación. Esto no permite que el/la empleado/a lo edite.
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¿Cómo pido a ONE que retire un gasto?
Pídeselo a ONE, por ejemplo: «He enviado el gasto del taxi con una descripción incorrecta, ¿puedes retirarlo?». Si sigue pendiente, ONE lo devuelve a borrador y después puede ayudarte a corregirlo.
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¿Dónde puedo retirar un gasto pendiente?
En la web, en la app móvil o pidiéndoselo a ONE. En los tres casos, el gasto vuelve a Borrador.
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¿Qué presupuestos, proyectos y centros de coste puede asignar ONE a mi gasto?
Solo los presupuestos y proyectos a los que está asignado/a el/la responsable del gasto y que son válidos en la Fecha del documento del gasto. ONE asigna un solo centro de coste por gasto: no puede repartir un gasto entre varios centros de coste.
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¿Qué puedo pedirle a ONE cuando no se puede enviar un borrador?
Si no se puede enviar un borrador porque falta algo, dile a ONE cómo corregirlo, por ejemplo: «Ponlo en el proyecto de la oficina de Sevilla», «Imputa el gasto al presupuesto de Marketing» o «Añade el centro de coste Ventas». ONE también rellena un campo obligatorio que falte si le das el dato. Solo asigna presupuestos y proyectos a los que está asignado/a el/la responsable del gasto, y un solo centro de coste por gasto.
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¿Puedo editar o eliminar un gasto con tarjeta Factorial?
No puedes eliminarlo, y su importe, el nombre del proveedor y la moneda no se pueden cambiar en ningún estado. Mientras es un Borrador, puedes editar los demás campos, como la categoría, la descripción o el proyecto.
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¿El equipo de finanzas puede quitar un gasto de la nómina?
Sí. En un gasto que está En nómina, el equipo de finanzas usa Quitar de la nómina y el gasto vuelve a Aprobado. Hace falta el mismo permiso que para añadir el gasto a la nómina, y puede que no se pueda hacer si el periodo de nómina está cerrado.