Questo articolo è per: dipendenti, approvatori e team finance.
Hai inviato una spesa con l'importo, il progetto o la ricevuta sbagliati? Mentre è in attesa di approvazione puoi ritirarla tu stesso, correggerla e inviarla di nuovo, senza chiedere al tuo approvatore di rifiutarla.
Ritira una spesa in sospeso
Panoramica
Finché una spesa è In sospeso, il suo titolare o chi l'ha registrata può ritirarla con Riporta in bozza. Torna in Bozza, le approvazioni già date vengono cancellate e, quando la invii di nuovo, passa dal flusso di approvazione attuale dell'azienda a partire dal primo passaggio.
Come si usa
Sul web
- Vai su Le mie spese > Le mie spese e apri la spesa in sospeso.
- Clicca su Riporta in bozza, poi su Reimposta. Vedrai "Spesa salvata come bozza".
- Clicca su Modifica, apporta le modifiche e clicca su Salva.
- Clicca su Invia per approvazione.
Nell'app mobile: apri la spesa da Spese, tocca Riporta in bozza > Reimposta, modificala e tocca Invia per approvazione.
Con One: chiedi a One di ritirare la spesa. La riporta in bozza se è ancora in sospeso.
Modifica una bozza o una spesa che ti è stata rimandata indietro
Come si usa
Puoi modificare una spesa di cui sei titolare o che hai registrato tu finché è in Bozza o in Modifiche richieste.
- Apri la spesa e clicca su Modifica.
- Apporta le modifiche e clicca su Salva. Se provi a uscire senza salvare, scegli Continua a modificare o Scarta.
- Clicca su Invia per approvazione.
Cosa si può cambiare in ogni stato
| Stato | Modifica | Eliminazione | Ritiro o riavvio |
|---|---|---|---|
| Bozza, Modifiche richieste | Titolare o chi l'ha registrata | Titolare o chi l'ha registrata | — |
| In sospeso | Solo con Può modificare le spese in sospeso | No | Titolare o chi l'ha registrata: Riporta in bozza. Admin: Reimposta il flusso di approvazione |
| Rifiutata | No | Solo con Può eliminare le spese manuali rifiutate | Admin: Reimposta il flusso di approvazione |
| Approvata | No | No | Admin: Reimposta il flusso di approvazione |
| In payroll | No | No | Finance: Elimina dal cedolino (torna in Approvata). Richiede lo stesso permesso necessario per aggiungere la spesa al cedolino e un periodo di payroll chiuso può rifiutarla |
| Inviata al pagamento | No | No | Finance: eliminare la sua richiesta di pagamento in Tesoreria (torna in Approvata) |
| Pagata | No | No | Finance: Annulla lo stato di pagata, solo se è stata impostata come pagata a mano |
| Pagamento stornato | No | No | — |
Consigli e buone pratiche
- Usa Riporta in bozza invece di eliminare una spesa in sospeso: conservi la ricevuta e i dettagli.
- Avvisa il tuo approvatore con un commento se ritiri una spesa che stava per revisionare.
- Correlati: Stati e avvisi delle spese · Come elimino una spesa? · Come configuro il flusso di approvazione?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Non vedo Riporta in bozza.
La spesa non è più In sospeso (per esempio è già approvata) oppure non è tua: solo il suo titolare o chi l'ha registrata può ritirarla. Sul web, cercala in Le mie spese > Le mie spese.
"Questa spesa non può più essere riportata in bozza".
Nel frattempo il suo stato è cambiato, per esempio è stata appena approvata o rifiutata.
"Questa spesa appartiene a un gruppo e deve essere inviata tramite il gruppo".
Una bozza in un gruppo di spese viene inviata insieme al gruppo, non da sola. Apri il gruppo e invialo da lì.
FAQ
1. Come reinvio una spesa rifiutata?
Non puoi inviare di nuovo la stessa spesa. Creane una nuova con le correzioni (puoi riutilizzare la ricevuta). Se il rifiuto è stato un errore, chiedi al tuo admin o al team finance di reimpostare il flusso di approvazione. Vedi Come correggo una spesa rimandata indietro o rifiutata?.
2. Posso ritirare una spesa già approvata?
No. Chiedi al tuo admin o al team finance: possono usare Reimposta il flusso di approvazione.
3. Posso cambiare il titolare della spesa?
Di solito no: il titolare viene stabilito quando la spesa viene creata. Vedi Come aggiungo una spesa per un'altra persona?.
4. Il mio approvatore vedrà che l'ho ritirata?
Esce dal suo elenco di spese in sospeso e gli ritorna quando la invii di nuovo, se è ancora nel flusso di approvazione.
5. Cosa dice la finestra di Riporta in bozza?
"Questa azione reimposta il flusso di approvazione. Puoi modificare la tua spesa e inviarla di nuovo per approvazione." Clicca su Reimposta per confermare; la spesa torna in Bozza.
6. Cosa succede se ritiro una spesa che fa parte di un gruppo di spese?
Viene tolta dal gruppo quando usi Riporta in bozza. Il resto del gruppo prosegue.
7. Posso ritirare più spese in sospeso insieme?
Sì. In Le mie spese > Le mie spese puoi riportare in bozza una o più spese in sospeso dall'elenco.
8. Dopo Riporta in bozza, posso eliminare la spesa invece di inviarla di nuovo?
Sì. Una volta che è una Bozza, puoi modificarla, inviarla di nuovo o eliminarla.
9. Cosa succede se esco dal modulo di modifica senza salvare?
Factorial te lo chiede prima: "Modifiche non salvate. Le modifiche andranno perse se esci da questa pagina." Clicca su Continua a modificare per tornare indietro o su Scarta per uscire senza salvare.
10. Un approvatore o il team finance possono modificare una spesa in sospeso?
Sì, con il permesso Può modificare le spese in sospeso: apri la spesa in sospeso e modificala. Resta In sospeso e la sua approvazione non ricomincia.
11. Come fanno gli admin a far passare di nuovo una spesa dall'approvazione?
Con il permesso Reimpostare il flusso di approvazione della spesa, apri una spesa in sospeso, approvata o rifiutata e usa Reimposta il flusso di approvazione. Torna In sospeso al primo passaggio del flusso di approvazione. Questo non permette al dipendente di modificarla.
12. Come chiedo a One di ritirare una spesa?
Chiedi a One, per esempio: "Ho inviato la spesa del taxi con la descrizione sbagliata, puoi ritirarla?". One la riporta in bozza se è ancora in sospeso e poi può aiutarti a correggerla.
13. Dove posso ritirare una spesa in sospeso?
Sul web, nell'app mobile o chiedendolo a One. In tutti e tre i casi la spesa torna in Bozza.
14. Quali budget, progetti e centri di costo può impostare One sulla mia spesa?
Solo i budget e i progetti a cui è assegnato il titolare della spesa e che sono validi alla Data del documento della spesa. One imposta un solo centro di costo per spesa: non può dividere una spesa tra più centri di costo.
15. Cosa posso chiedere a One quando una bozza non può essere inviata?
Se una bozza non può essere inviata perché manca qualcosa, di' a One come correggerla, per esempio "Mettila sul progetto dell'ufficio di Leeds", "Imputala al budget Marketing" o "Aggiungi il centro di costo Vendite". One compila anche un campo obbligatorio mancante se gli fornisci il dato. One imposta solo budget e progetti a cui è assegnato il titolare della spesa e un solo centro di costo per spesa.
16. Posso modificare o eliminare una spesa con la carta Factorial?
Non puoi eliminarla e il suo importo, il nome del fornitore e la valuta non si possono cambiare in nessuno stato. Puoi modificare gli altri campi, come categoria, descrizione o progetto, finché è una Bozza.
17. Il team finance può togliere una spesa dal cedolino?
Sì. Su una spesa In payroll, il team finance usa Elimina dal cedolino e la spesa torna in Approvata. Richiede lo stesso permesso necessario per aggiungere la spesa al cedolino e un periodo di payroll chiuso può rifiutarla.