Este artículo es para: colaboradores, aprobadores y equipos de finanzas.
¿Enviaste un gasto con el importe, el proyecto o el recibo equivocado? Mientras espera aprobación puedes retirarlo tú mismo, corregirlo y enviarlo de nuevo, sin pedirle a tu aprobador que lo rechace.
Retirar un gasto pendiente
Resumen
Mientras un gasto está Pendiente, su propietario o quien lo registró puede retirarlo con Restablecer a borrador. Vuelve a Borrador, se borran las aprobaciones ya dadas y, cuando lo envías de nuevo, pasa por el flujo de aprobación actual de tu empresa desde el primer paso.
Cómo se usa
En la web
- Ve a Mis gastos > Mis gastos y abre el gasto pendiente.
- Haz clic en Restablecer a borrador y luego en Restablecer. Verás "Gasto guardado como borrador".
- Haz clic en Editar, haz tus cambios y haz clic en Guardar.
- Haz clic en Enviar para aprobación.
En la app móvil: abre el gasto desde Gastos, toca Restablecer a borrador > Restablecer, edítalo y toca Enviar para aprobación.
Con One: pídele a One que retire el gasto. Lo restablece a borrador si todavía está pendiente.
Edita un borrador o un gasto que te devolvieron
Cómo se usa
Puedes editar un gasto del que eres titular o que registraste tú mientras esté en Borrador o Cambios solicitados.
- Abre el gasto y haz clic en Editar.
- Haz tus cambios y haz clic en Guardar. Si intentas salir sin guardar, elige Seguir editando o Descartar.
- Haz clic en Enviar para aprobación.
Qué se puede cambiar en cada estado
| Estado | Editar | Eliminar | Retirar o reiniciar |
|---|---|---|---|
| Borrador, Cambios solicitados | Titular o quien lo registró | Titular o quien lo registró | — |
| Pendiente | Solo con Puede editar gastos con estado Pendiente | No | Titular o quien lo registró: Restablecer a borrador. Administradores: Restablecer flujo de aprobación |
| Rechazado | No | Solo con Puede eliminar gastos manuales rechazados | Administradores: Restablecer flujo de aprobación |
| Aprobado | No | No | Administradores: Restablecer flujo de aprobación |
| En nómina | No | No | Finanzas: Eliminar de la nómina (vuelve a Aprobado). Requiere el mismo permiso que agregar el gasto a la nómina, y un periodo de nómina cerrado puede rechazarlo |
| Enviado a pago | No | No | Finanzas: eliminar su solicitud de pago en Tesorería (vuelve a Aprobado) |
| Pagado | No | No | Finanzas: Deshacer estado de pagado, solo si se marcó como pagado manualmente |
| Pago revertido | No | No | — |
Consejos y buenas prácticas
- Usa Restablecer a borrador en lugar de eliminar un gasto pendiente: conservas el recibo y los detalles.
- Avisa a tu aprobador con un comentario si retiras un gasto que estaba por revisar.
- Relacionado: Estados y alertas de los gastos · ¿Cómo elimino un gasto? · ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No veo Restablecer a borrador.
El gasto ya no está Pendiente (por ejemplo, ya está aprobado) o no es tuyo: solo su titular o quien lo registró puede retirarlo. En la web, búscalo en Mis gastos > Mis gastos.
"Este gasto ya no se puede regresar a borrador".
Su estado cambió mientras tanto, por ejemplo, acaba de aprobarse o rechazarse.
"Este gasto pertenece a un grupo y debe enviarse a través del grupo".
Un borrador de un grupo de gastos se envía junto con el grupo, no por separado. Abre el grupo y envíalo desde ahí.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo vuelvo a enviar un gasto rechazado?
No puedes enviar el mismo gasto otra vez. Crea uno nuevo con las correcciones (puedes reutilizar el recibo). Si el rechazo fue un error, pide a tu administrador o al equipo de finanzas que restablezca su flujo de aprobación. Consulta ¿Cómo corrijo un gasto devuelto o rechazado?.
2. ¿Puedo retirar un gasto que ya está aprobado?
No. Pídeselo a tu administrador o al equipo de finanzas: pueden usar Restablecer flujo de aprobación.
3. ¿Puedo cambiar de quién es el gasto?
Normalmente no: el titular se define al crear el gasto. Consulta ¿Cómo agrego un gasto para otra persona?.
4. ¿Mi aprobador verá que lo retiré?
Sale de su lista de pendientes y le vuelve a llegar cuando lo envíes de nuevo, si todavía está en el flujo de aprobación.
5. ¿Qué dice la ventana de Restablecer a borrador?
"Esta acción restablece el flujo de aprobación. Puedes editar tu gasto y enviarlo de nuevo para aprobación." Haz clic en Restablecer para confirmar; el gasto vuelve a Borrador.
6. ¿Qué pasa si retiro un gasto que forma parte de un grupo de gastos?
Sale del grupo cuando usas Restablecer a borrador. El resto del grupo sigue su curso.
7. ¿Puedo retirar varios gastos pendientes a la vez?
Sí. En Mis gastos > Mis gastos, puedes restablecer a borrador uno o varios gastos pendientes desde la lista.
8. Después de Restablecer a borrador, ¿puedo eliminar el gasto en lugar de enviarlo de nuevo?
Sí. Cuando es un Borrador, puedes editarlo, enviarlo de nuevo o eliminarlo.
9. ¿Qué pasa si salgo del formulario de edición sin guardar?
Factorial te pregunta antes: "Cambios sin guardar. Perderás tus cambios si sales de esta página." Haz clic en Seguir editando para volver o en Descartar para salir sin guardar.
10. ¿Un aprobador o finanzas pueden editar un gasto pendiente?
Sí, con el permiso Puede editar gastos con estado Pendiente: abre el gasto pendiente y edítalo. Sigue Pendiente y su aprobación no se reinicia.
11. ¿Cómo hacen los administradores para que un gasto pase otra vez por aprobación?
Con el permiso Restablecer el flujo de aprobación del gasto, abre un gasto pendiente, aprobado o rechazado y usa Restablecer flujo de aprobación. Vuelve a Pendiente en el primer paso del flujo de aprobación. Esto no permite que el empleado lo edite.
12. ¿Cómo le pido a One que retire un gasto?
Pídeselo a One, por ejemplo: "Envié el gasto del taxi con la descripción equivocada, ¿puedes retirarlo?". One lo restablece a borrador si todavía está pendiente y luego puede ayudarte a corregirlo.
13. ¿Dónde puedo retirar un gasto pendiente?
En la web, en la app móvil o pidiéndoselo a One. En los tres casos, el gasto vuelve a Borrador.
14. ¿Qué presupuestos, proyectos y centros de costos puede asignar One a mi gasto?
Solo los presupuestos y proyectos a los que está asignado el titular del gasto y que son válidos en la Fecha del documento del gasto. One asigna un centro de costos por gasto: no puede dividir un gasto entre varios centros de costos.
15. ¿Qué le puedo pedir a One cuando un borrador no se puede enviar?
Si un borrador no se puede enviar porque falta algo, dile a One cómo corregirlo, por ejemplo "Ponlo en el proyecto de la oficina de Leeds", "Imputalo al presupuesto de Marketing" o "Agrega el centro de costos Ventas". One también completa un campo obligatorio faltante si le das el dato. One solo asigna presupuestos y proyectos a los que está asignado el titular del gasto, y un centro de costos por gasto.
16. ¿Puedo editar o eliminar un gasto de la tarjeta de Factorial?
No puedes eliminarlo, y su importe, el nombre del proveedor y la moneda no se pueden cambiar en ningún estado. Puedes editar los demás campos, como categoría, descripción o proyecto, mientras sea un Borrador.
17. ¿Finanzas puede quitar un gasto de la nómina?
Sí. En un gasto que está En nómina, finanzas usa Eliminar de la nómina y el gasto vuelve a Aprobado. Requiere el mismo permiso que agregar el gasto a la nómina, y un periodo de nómina cerrado puede rechazarlo.