A veces, un gasto se rechaza por error; por ejemplo, el aprobador hizo clic en "Rechazar" en lugar de "Solicitar cambios". Esto genera retrasos y retrabajo innecesario. Aquí te explicamos cómo solucionarlo rápidamente y evitar problemas recurrentes.

Resolución rápida

1. Verificar el motivo del rechazo
   • Mira el comentario de rechazo para confirmar si fue un error.
   • En caso de necesidad preguntar a la persona que realizó el rechazo.
2. Restablecer el flujo de aprobación (recomendado)
   • Un administrador puede restablecer el flujo de aprobación del gasto rechazado.
   • Esto envía el gasto nuevamente al inicio de su proceso de aprobación, para que pueda revisarse y aprobarse nuevamente sin que el empleado tenga que volver a enviar todo.
   • Siempre agregue un comentario (para fines de auditoría) explicando que el restablecimiento se debió a un rechazo accidental.
3. Como alternativa: el empleado vuelve a enviar
   • Si no es posible restablecer o el administrador prefiere un registro limpio, el empleado puede crear un nuevo gasto.
   • Deberían referenciar el gasto rechazado en la descripción.

Cómo evitar errores repetidos

• Fomentar el uso de “Solicitar cambios”
  • Los aprobadores deben usar “Solicitar cambios” cuando faltan detalles o son incorrectos, y mantener “Rechazar” solo para violaciones claras (fuera de política, fraudulento, duplicado).
• Siempre deja un comentario al rechazar
  • Exigir a los aprobadores que indiquen claramente el motivo del rechazo. Esto ayuda a los empleados y administradores a decidir si es apropiado restablecer o volver a enviar un proyecto.
• Revisar las necesidades de formación
  • Si un aprobador rechaza incorrectamente con frecuencia, verifique si comprende las opciones de aprobación y bríndele orientación.
• Configuración del flujo de aprobación
  • Mantenga los flujos de aprobación basados en roles (por ejemplo, Gerente, Administrador) siempre que sea posible, para reducir los cuellos de botella y los errores de una sola persona.

Cuándo contactar con el soporte Factorial

Comuníquese con el servicio de soporte si:

• Restablecer el flujo no funciona o produce un comportamiento inesperado.
• Sospecha que hay un problema con la interfaz de usuario (por ejemplo, la acción del botón incorrecta).
• Las asignaciones de aprobación no coinciden con los roles previstos.