Il arrive qu'une dépense soit rejetée par erreur ; par exemple, l'approbateur a cliqué sur « Rejeter » au lieu de « Demander des modifications ». Cela entraîne des retards et des retouches inutiles. Voici comment résoudre ce problème rapidement et éviter les problèmes récurrents.
Résolution rapide
-
Vérifiez la raison du rejet
- Regardez le commentaire de rejet pour confirmer s’il s’agissait d’une erreur.
- En cas de besoin, demandez à la personne qui a émis le refus.
-
Réinitialiser le flux d'approbation (recommandé)
- Un administrateur peut réinitialiser le flux d’approbation de la dépense rejetée.
- Cela renvoie la dépense au début de son processus d’approbation, afin qu’elle puisse être examinée et approuvée à nouveau sans que l’employé ait à tout soumettre à nouveau.
- Ajoutez toujours un commentaire (à des fins d'audit) expliquant que la réinitialisation était due à un rejet accidentel.
-
En guise de solution de secours : l'employé soumet à nouveau sa demande
- Si la réinitialisation n'est pas possible ou si l'administrateur préfère un enregistrement propre, l'employé peut créer une nouvelle dépense.
- Ils doivent faire référence à la dépense rejetée dans la description.
Comment éviter les erreurs répétées
-
Encourager l’utilisation de « Demander des modifications »
- Les approbateurs doivent utiliser « Demander des modifications » lorsque des détails sont manquants ou incorrects, et conserver « Rejeter » uniquement pour les violations claires (hors politique, frauduleux, doublon).
-
Laissez toujours un commentaire lorsque vous rejetez
- Exigez des approbateurs qu'ils motivent clairement leur refus. Cela permet aux employés et aux administrateurs de déterminer s'il est approprié de réinitialiser ou de soumettre à nouveau une demande.
-
Examiner les besoins de formation
- Si un approbateur rejette souvent de manière incorrecte, vérifiez s'il comprend les options d'approbation et fournissez-lui des conseils.
-
Configuration du flux d'approbation
- Gardez les flux d'approbation basés sur les rôles (par exemple, responsable, administrateur) dans la mesure du possible, afin de réduire les goulots d'étranglement et les erreurs impliquant une seule personne.
Quand contacter le support Factorial
Contactez le support si :
- La réinitialisation du flux ne fonctionne pas ou produit un comportement inattendu.
- Vous suspectez un problème d'interface utilisateur (par exemple, une mauvaise action de bouton).
- Les attributions d’approbation ne correspondent pas aux rôles prévus.
Bonne pratique : Si une dépense a été rejetée par erreur, réinitialisez le processus d'approbation. Cette méthode est plus rapide et permet de centraliser tous les enregistrements, garantissant ainsi une clôture mensuelle fluide.