Este artículo es para: empleados, aprobadores, equipos de finanzas, admins y equipos de RR. HH.
Pídeselo a ONE, nuestro asistente de IA, con palabras sencillas y hará el trabajo de Gastos por ti: convierte los recibos en gastos, vacía las colas de aprobación y responde a tus preguntas sobre el gasto. ONE trabaja dentro de tus permisos: solo ve y hace lo que podrías ver y hacer tú.
Qué puede hacer ONE por ti
Descripción general
Tu empresa necesita el módulo Gastos y ONE tiene que estar disponible para ti. Abre ONE y dile lo que necesitas.
| Si eres… | ONE puede… | Prueba a pedirle |
|---|---|---|
| Empleado | Crear gastos a partir de recibos, asociarlos a pagos con tarjeta, registrar el kilometraje, editar borradores y corregir lo que impide enviarlos (presupuesto, proyecto, centro de coste, campo que falta), retirar un gasto pendiente, agrupar, eliminar o comentar gastos, decirte quién es el siguiente aprobador, solicitar una tarjeta virtual o de un solo uso, congelarla o descongelarla (bloquea los pagos nuevos y se puede revertir) y mostrar los límites de la tarjeta | «Aquí tienes mis recibos del viaje a Valencia, créalos» · «¿Quién tiene que aprobar ahora mi gasto de taxi?» |
| Aprobador | Mostrar tu cola, aprobar o rechazar en bloque con tus reglas, solicitar cambios, indicar quién es el siguiente, responder preguntas sobre el gasto de tu equipo, enviar un resumen programado o aprobar de forma programada (rutina) | «Aprueba los que cumplen la política y son de menos de 20 €» · «¿Cuánto gastó mi equipo en viajes el último trimestre?» · «Todos los lunes, envíame los gastos pendientes de mi equipo» |
| Equipo de finanzas | Analizar el gasto en tablas, gráficos y paneles, crear archivos de Excel, PDF, PowerPoint o Word, marcar gastos como pagados o deshacerlo, y revisar presupuestos y alertas | «Gasto por centro de coste de los últimos 6 meses» · «Exporta a Excel los gastos de mi equipo del T3» · «¿Qué presupuestos se han superado?» |
| Admin | Configurar el flujo de aprobación y las comprobaciones de gastos por chat, consultar tarifas y categorías, emitir tarjetas, congelar cualquier tarjeta, abrir la cuenta de tarjetas de gastos y crear gastos en nombre de otra persona | «Aprueba automáticamente los gastos de menos de 20 €» · «¿Cuál es la dieta oficial para Alemania?» · «Emite una tarjeta virtual con un límite mensual de 500 € para nuestro nuevo comercial» |
| Equipo de RR. HH. | Añadir los gastos aprobados a la nómina actual o a la siguiente, o quitarlos (depende de tus permisos y de tu plan) | «Añade los gastos aprobados de Ana a la próxima nómina» · «Quita el gasto del hotel de la nómina de Ana» |
Consultar y actuar
- Las preguntas solo abarcan los gastos que tienes permiso para ver. Si ONE no encuentra nada, puede ser porque no tienes acceso.
- Las acciones se ejecutan en tu nombre: si Factorial no te dejaría hacerlo, ONE tampoco puede. La mayoría de las acciones se hacen en cuanto las pides; para eliminar, siempre te pide confirmación.
Dónde funciona ONE
| Dónde | Qué cambia |
|---|---|
| Web | Todo, incluidos los paneles y la configuración de ajustes. |
| App móvil | Solo texto: sin paneles, gráficos ni configuración de ajustes. Las ventanas de confirmación se siguen mostrando. |
| Otros asistentes conectados a ONE | Solo texto y sin configuración de ajustes; confirma las acciones escribiendo sí. |
| Rutinas (programadas) | Se ejecutan de forma programada sin que estés delante, en tu nombre, y te envían el resultado por correo electrónico. También pueden actuar; por ejemplo, aprobar los gastos que cumplen tus instrucciones. |
Consejos y buenas prácticas
- Dilo todo en un solo mensaje cuando lo tengas claro; por ejemplo, «crea estos gastos y envíalos a aprobación». Si no, ONE crea borradores y te pregunta antes.
- Revisa antes de hacer acciones en bloque. Aprobar o marcar como pagado se hace al momento, así que pídele antes a ONE que te muestre la lista de gastos.
-
Pasos completos por rol:
- Empleados: Envía gastos mandando los recibos a ONE · Solicita el kilometraje · Edita o retira un gasto · Agrupa los gastos de un viaje · Elimina un gasto · Deja un comentario en un gasto · Consulta los estados y alertas de los gastos · Consulta las preguntas frecuentes sobre Gastos para empleados · Crea o solicita una tarjeta virtual, física o de un solo uso · Paga con tu tarjeta Factorial, añade el recibo y desactívala si la pierdes
- Aprobadores: Aprueba gastos con ONE · Encuentra los gastos que tienes que aprobar · Soluciona un gasto bloqueado en Pendiente o con el aprobador equivocado · Configura las notificaciones y alertas de gastos
- Equipos de finanzas: Analiza los gastos con ONE · Consulta cuánto gasta tu empresa · Marca un gasto como pagado o deshazlo · Reembolsa gastos con un archivo SEPA
- Admins: Configura el flujo de aprobación · Comprueba los gastos según tu política de gastos · Descubre cómo detecta Factorial los duplicados y otros errores automáticamente · Redacta una política de gastos que ONE pueda comprobar · Añade un gasto en nombre de otra persona
- Equipos de RR. HH.: Reembolsa gastos a través de la nómina · Configura cómo aparecen los gastos en la nómina · Descubre qué pasa con los gastos cuando un empleado deja la empresa
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
ONE dice que no puede hacer algo que le he pedido.
No tienes el permiso necesario en Factorial o el estado del gasto no lo permite (por ejemplo, ya está aprobado). ONE solo hace lo que podrías hacer tú.
ONE dice que no ha encontrado ningún gasto.
ONE solo lee los gastos que tienes permiso para ver. Revisa el periodo y los filtros de tu pregunta o consulta tu acceso con un admin.
No puedo ver un panel ni configurar el flujo de aprobación desde el móvil.
Los paneles y la configuración de ajustes solo funcionan en la web. En la app móvil, ONE responde con texto.
Preguntas frecuentes
1. ¿ONE pregunta antes de actuar?
Para eliminar, sí, siempre. Cuando crea gastos a partir de recibos, crea borradores y te pregunta antes de enviarlos, salvo que le hayas pedido enviarlos en el mismo mensaje. Aprobar, rechazar y marcar como pagado se hacen en cuanto lo pides.
2. ¿Puedo configurar el flujo de aprobación con ONE?
Sí, los admins pueden configurar el flujo de aprobación o las comprobaciones de gastos hablando con ONE en la web.
3. ¿Dónde puedo usar ONE?
En la web de Factorial, en la app móvil y en otros asistentes conectados a ONE.
4. ¿ONE puede ver los gastos de mis compañeros?
Solo si tú podrías verlos en Factorial; por ejemplo, porque los apruebas o tienes permiso para verlos.
5. ¿Qué es una rutina?
Una tarea que ONE ejecuta de forma programada; por ejemplo, «Todos los lunes, envíame los gastos pendientes de mi equipo». Se ejecuta en tu nombre y te envía el resultado por correo electrónico. Una rutina también puede aprobar gastos de forma programada; por ejemplo, «Todos los viernes, aprueba los gastos de mi equipo que cumplen la política y son de menos de 50 €», pero solo los que podrías aprobar tú. Revisa las instrucciones que te muestra ONE antes de guardarla, porque se ejecuta sin que estés delante. Para aprobar en este momento, consulta Aprueba gastos con ONE.