Este artículo es para: colaboradores, aprobadores, equipos de finanzas, administradores y equipos de RR. HH.
Pídele a One, nuestro asistente de IA, lo que necesites con tus propias palabras y hará el trabajo de Gastos por ti: los recibos se convierten en gastos, las colas de aprobación se despejan y se responden las preguntas sobre el gasto. One trabaja dentro de tus permisos: solo ve y hace lo que tú mismo podrías hacer.
Qué puede hacer One por ti
Descripción general
Tu empresa necesita el módulo de Gastos y One debe estar disponible para ti. Abre One y di lo que necesitas.
| Eres… | One puede… | Prueba pidiendo |
|---|---|---|
| Colaborador | Crear gastos a partir de recibos, vincularlos con pagos con tarjeta, registrar kilometraje, editar borradores y resolver lo que impide el envío (presupuesto, proyecto, centro de costos, campo faltante), retirar un gasto pendiente, agrupar, eliminar o comentar, decir quién aprueba a continuación, solicitar una tarjeta virtual o de un solo uso, congelarla o descongelarla (bloquea los pagos nuevos, es reversible) y mostrar los límites de la tarjeta | "Aquí están mis recibos del viaje a Monterrey, créalos" · "¿Quién tiene que aprobar mi gasto de taxi a continuación?" |
| Aprobador | Listar tu cola, aprobar o rechazar en lote con tus reglas, solicitar cambios, mostrar quién sigue, responder preguntas sobre el gasto del equipo, enviar un resumen programado o aprobar de forma programada (rutina) | "Aprueba los que están dentro de la política y son menores a $20" · "¿Cuánto gastó mi equipo en viajes el trimestre pasado?" · "Todos los lunes, envíame los gastos pendientes de mi equipo" |
| Equipo de finanzas | Analizar el gasto en tablas, gráficas y dashboards, crear archivos de Excel, PDF, PowerPoint o Word, marcar como pagado o deshacerlo, revisar presupuestos y alertas | "Gasto por centro de costos, últimos 6 meses" · "Exporta a Excel los gastos de mi equipo del tercer trimestre" · "¿Qué presupuestos se excedieron?" |
| Administrador | Configurar por chat el flujo de aprobación y los Controles de gastos, consultar tarifas y categorías, emitir tarjetas, congelar cualquier tarjeta, abrir la cuenta de tarjetas de gastos, crear gastos para otra persona | "Aprueba automáticamente los gastos menores a $20" · "¿Cuál es la dieta oficial para Alemania?" · "Emite una tarjeta virtual con un límite mensual de $500 para nuestro nuevo vendedor" |
| Equipo de RR. HH. | Agregar los gastos aprobados al recibo de nómina actual o al siguiente, o quitarlos (depende de tus permisos y de tu plan) | "Agrega los gastos aprobados de Ana al siguiente recibo de nómina" · "Quita el gasto del hotel del recibo de nómina de Ana" |
Consultar y actuar
- Las preguntas solo abarcan los gastos que tienes permitido ver. Si One no encuentra nada, puede ser porque no tienes acceso.
- Las acciones se ejecutan como tú: si Factorial no te lo permitiría, One tampoco puede. La mayoría de las acciones se realizan en cuanto las pides; para eliminar, siempre te pide confirmación.
Dónde funciona One
| Dónde | Qué cambia |
|---|---|
| Web | Todo, incluidos los dashboards y la configuración. |
| App móvil | Solo texto: sin dashboards, gráficas ni configuración. Las ventanas de confirmación se siguen mostrando. |
| Otros asistentes conectados a One | Solo texto, sin configuración; confirma las acciones escribiendo sí. |
| Rutinas (programadas) | Se ejecutan según un horario sin que estés presente, como tú, y te envían el resultado por correo. También pueden actuar, por ejemplo, aprobar los gastos que coincidan con tus instrucciones. |
Consejos y buenas prácticas
- Dilo en un solo mensaje cuando estés seguro, por ejemplo: "crea estos y envíalos a aprobación". De lo contrario, One crea borradores y te pregunta primero.
- Revisa antes de las acciones en lote. Aprobar o marcar como pagado ocurre de inmediato, así que pídele a One que primero liste los gastos.
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Pasos completos por rol:
- Colaboradores: ¿Cómo envío gastos mandando recibos a One? · ¿Cómo registro el kilometraje? · ¿Cómo edito o retiro un gasto? · ¿Cómo agrupo los gastos de un viaje? · ¿Cómo elimino un gasto? · ¿Cómo dejo un comentario en un gasto? · Estados y alertas de los gastos · Preguntas frecuentes de Gastos para colaboradores · ¿Cómo creo o solicito una tarjeta virtual, física o de un solo uso? · ¿Cómo pago con mi tarjeta de Factorial, agrego el recibo y la desactivo si la pierdo?
- Aprobadores: ¿Cómo apruebo gastos con One? · ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar? · ¿Por qué un gasto está atascado en Pendiente o con el aprobador equivocado? · ¿Cómo configuro las notificaciones y alertas de gastos?
- Equipos de finanzas: ¿Cómo analizo los gastos con One? · ¿Cómo veo en qué gasta mi empresa? · ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago? · ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA?
- Administradores: ¿Cómo configuro el flujo de aprobación? · ¿Cómo reviso los gastos según mi política de gastos? · ¿Cómo detecta Factorial automáticamente duplicados y otros errores? · ¿Cómo redacto una política de gastos que One pueda revisar? · ¿Cómo agrego un gasto para otra persona?
- Equipos de RR. HH.: ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? · ¿Cómo configuro la forma en que los gastos aparecen en el recibo de nómina? · ¿Qué pasa con los gastos cuando un colaborador se va de la empresa?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
One dice que no puede hacer algo que le pedí.
No tienes el permiso para ello en Factorial o el estado del gasto no lo permite (por ejemplo, ya está aprobado). One solo hace lo que tú mismo podrías hacer.
One dice que no encontró gastos.
One solo lee los gastos que tienes permitido ver. Revisa el periodo y los filtros de tu pregunta, o consulta con un administrador sobre tu acceso.
No puedo ver un dashboard ni configurar el flujo de aprobación en mi celular.
Los dashboards y la configuración solo funcionan en la web. En la app móvil, One responde con texto.
Preguntas frecuentes
1. ¿One pregunta antes de actuar?
Para eliminar, siempre. Cuando crea gastos a partir de recibos, crea borradores y pregunta antes de enviarlos, a menos que hayas pedido enviarlos en el mismo mensaje. Aprobar, rechazar y marcar como pagado ocurren en cuanto lo pides.
2. ¿Puedo configurar el flujo de aprobación con One?
Sí, los administradores pueden configurar el flujo de aprobación o los Controles de gastos conversando con One en la web.
3. ¿Dónde puedo usar One?
En la web de Factorial, en la app móvil y en otros asistentes conectados a One.
4. ¿One puede ver los gastos de mis compañeros?
Solo si tú pudieras verlos en Factorial, por ejemplo, porque los apruebas o tienes permiso para verlos.
5. ¿Qué es una rutina?
Una tarea que One ejecuta según un horario, por ejemplo: "Todos los lunes, envíame los gastos pendientes de mi equipo". Se ejecuta como tú y te envía el resultado por correo. Una rutina también puede aprobar gastos de forma programada, por ejemplo: "Todos los viernes, aprueba los gastos de mi equipo que estén dentro de la política y sean menores a $50", pero solo los que tú mismo podrías aprobar. Revisa las instrucciones que te muestra One antes de guardarla, porque se ejecuta sin que la estés viendo. Si prefieres aprobar ahora, consulta ¿Cómo apruebo gastos con One?