Los términos que verás en Gastos y en las tarjetas Factorial, explicados con palabras sencillas. Consúltalo cuando configures Gastos, revises un gasto o tengas que explicarle algo a tu equipo.

Los gastos y cómo se crean

• Gasto: algo que un empleado ha pagado por trabajo y que se registra en Factorial para aprobarlo y, si hace falta, reembolsarlo.
• Tipos de gasto: Gasto regular (justificado con un recibo o una factura, como una comida o un billete de tren), Kilometraje (la distancia recorrida por trabajo con tu propio vehículo, que se paga según la tarifa de kilometraje de tu empresa) y Dieta (una cantidad fija por día en los viajes de trabajo, que se paga según la tarifa de dietas de tu empresa).
• Gasto manual: lo crea el empleado y normalmente lo ha pagado de su bolsillo.
• Gasto con tarjeta: se crea automáticamente a partir de un pago con tarjeta Factorial. Solo tienes que añadir el recibo.
• Responsable del gasto: el empleado al que pertenece el gasto. Se aplican su flujo de aprobación y su reembolso.
• Crear en nombre de otra persona: crear un gasto para otra persona; por ejemplo, un asistente para su manager. El gasto sigue perteneciendo a esa otra persona.
• Grupo de gastos: varios gastos de una misma persona que se envían y se revisan juntos; por ejemplo, los de un viaje.
• Lectura del recibo: Factorial lee el recibo que añades y rellena la fecha, el importe, el proveedor y los impuestos.
• Usuario de Gastos: un empleado añadido a Gastos, que puede crear gastos.

Estados

Un gasto siempre tiene un estado: Borrador, Pendiente, Cambios solicitados, Rechazado, Aprobado, En nómina, Enviado para pagar, Pagado o Pago revertido. En Consulta los estados y alertas de los gastos puedes ver qué significa cada uno.

Reglas y aprobaciones

• Flujo de aprobación: las reglas de tu empresa que deciden quién revisa un gasto y cuándo. Lo configuras hablando con ONE, nuestro asistente de IA.
• Aprobador: la persona a la que se le pide que apruebe un gasto.
• Aprobación automática: una regla que aprueba algunos gastos sin que intervenga nadie; por ejemplo, los que superan las comprobaciones de gastos.
• Aprobador global de gastos: un permiso que permite gestionar por completo cualquier gasto que la persona pueda ver, sin pasar por el flujo de aprobación.
• Restablecer flujo de aprobación: volver a empezar la aprobación de un gasto desde el primer paso.
• Comprobaciones de gastos: ONE revisa cada gasto según tu política de gastos y le da un resultado: Dentro de la política, Advertencia, Fuera de la política o No se ha podido comprobar.
• Indicador grave / indicador leve: el grave significa fuera de la política y el leve, conviene revisarlo. Ninguno de los dos bloquea el gasto.
• Alerta: un aviso para el aprobador, como un posible duplicado, una comida en un día que ya cubre una dieta o un gasto por encima del presupuesto. Las alertas nunca impiden enviar ni aprobar.
• Presupuesto: un importe que un grupo de personas puede gastar en un periodo. Los gastos se descuentan de él a medida que llegan.

Configuración y contabilidad

• Categoría / subcategoría: para qué era el gasto, como Comidas o Taxis. Las categorías son una lista fija; tu empresa puede añadir subcategorías.
• Formulario de gastos: los datos que se piden en cada gasto y cuáles son obligatorios.
• Tarifa: un importe de kilometraje por km o milla, o un importe de dieta por día, asignado a las personas.
• Entidad legal: cada una de las empresas de tu cuenta de Factorial. Determina la moneda, los impuestos y las cuentas.
• Moneda del documento: la moneda que aparece en el recibo.
• Importe y moneda reembolsables: cuánto se le devuelve al empleado y en qué moneda.
• Reembolso: devolver el dinero de un gasto aprobado, a través de la nómina, de un pago SEPA o con Marcar como pagado después de pagarlo de otra forma.
• Concepto de nómina: la línea de la nómina donde aparece un gasto reembolsado a través de la nómina. Vinculas cada categoría de gasto a uno. Consulta Configura cómo aparecen los gastos en la nómina.
• Centro de coste: una etiqueta para agrupar costes; por ejemplo, por departamento o por proyecto.
• Cuenta contable: la cuenta de tu plan contable en la que se registra un gasto.
• Tarjeta Factorial: una tarjeta de empresa física o virtual emitida a través de Factorial. Sus pagos se convierten en gastos con tarjeta.
• ONE: nuestro asistente de IA. Puede crear gastos por ti, ayudarte a revisarlos y configurar tu flujo de aprobación y las comprobaciones de gastos.

Consejos y buenas prácticas

• Comparte este glosario con los nuevos aprobadores y con las personas que se incorporen al equipo de finanzas.
• Artículos relacionados: Descubre qué hace Gastos por tu empresa · Consulta los estados y alertas de los gastos

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Veo en pantalla un término que no está aquí.
Consulta el artículo relacionado con esa pantalla o pregúntale a ONE qué significa en la configuración de tu empresa.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué diferencia hay entre una alerta y un estado?

El estado indica en qué punto de su recorrido está el gasto (por ejemplo, Pendiente). Una alerta es información adicional para el aprobador (por ejemplo, un posible duplicado). Un gasto tiene un solo estado y puede tener varias alertas.

2. ¿«Conflicto de categoría» es un estado?

No. Es una alerta que avisa de que un gasto de comida coincide con un día que ya cubre una dieta.

3. ¿Qué ha pasado con las políticas de gastos?

Las comprobaciones de gastos sustituyen a las políticas de gastos. Cuando tu empresa hace el cambio, las reglas de las políticas anteriores se convierten en comprobaciones.