I termini che vedrai in Spese e nelle carte Factorial, spiegati in modo semplice. Consultalo quando configuri Spese, verifichi una spesa o spieghi qualcosa al tuo team.

Le spese e come vengono create

• Spesa: qualcosa che un dipendente ha pagato per lavoro, registrato in Factorial per poter essere approvato e, se necessario, rimborsato.
• Tipi di spesa: Spesa ordinaria (supportata da una ricevuta o fattura, come un pasto o un biglietto del treno), Rimborso chilometrico (distanza percorsa con il proprio veicolo per lavoro, rimborsata alla tariffa chilometrica della tua azienda) e Diaria (indennità giornaliera fissa per le trasferte, rimborsata alla tariffa della diaria della tua azienda).
• Spesa manuale: creata dal dipendente, di solito anticipata di tasca propria.
• Spesa con carta: creata automaticamente da un pagamento con carta Factorial. Devi solo aggiungere la ricevuta.
• Titolare: il dipendente a cui appartiene la spesa. Si applicano il suo flusso di approvazione e il suo rimborso.
• Inserimento per conto di altri: creare una spesa per un'altra persona, ad esempio un assistente per il proprio responsabile. La spesa resta comunque della seconda persona.
• Gruppo di spese: più spese di una stessa persona inviate e verificate insieme, ad esempio quelle di una trasferta.
• Lettura della ricevuta: Factorial legge la ricevuta che aggiungi e compila data, importo, fornitore e imposte.
• Utente di Spese: un dipendente aggiunto a Spese, che può creare spese.

Stati

Una spesa ha sempre un solo stato: Bozza, In attesa, Modifiche richieste, Rifiutata, Approvata, In busta paga, Inviata al pagamento, Pagata o Pagamento stornato. Vedi Stati e avvisi delle spese per capire cosa significa ciascuno.

Regole e approvazioni

• Flusso di approvazione: le regole della tua azienda su chi verifica una spesa e quando. Lo configuri chattando con One, il nostro assistente AI.
• Revisore (approvatore): una persona a cui viene chiesto di approvare una spesa.
• Approvazione automatica: una regola che approva alcune spese senza intervento di una persona, ad esempio quelle che superano i controlli spese.
• Approvatore globale per Spese: un permesso che consente di gestire completamente qualsiasi spesa visibile, saltando il flusso di approvazione.
• Reimposta il flusso di approvazione: far ripartire l'approvazione di una spesa dal primo passaggio.
• Controlli spese: One verifica ogni spesa rispetto alla tua policy: Conforme alla policy, Avviso, Non conforme alla policy o Non verificata.
• Segnalazione forte / lieve: forte significa non conforme alla policy, lieve significa da controllare. Nessuna delle due blocca la spesa.
• Avviso: un segnale per il revisore, come un possibile duplicato, un pasto in un giorno già coperto da una diaria o un superamento del budget. Gli avvisi non bloccano mai l'invio o l'approvazione.
• Budget: un importo che un gruppo di persone può spendere in un periodo. Le spese vengono conteggiate man mano che arrivano.

Impostazioni e contabilità

• Categoria / sottocategoria: per cosa è stata sostenuta la spesa, come Pasti o Taxi. Le categorie sono un elenco fisso; la tua azienda può aggiungere sottocategorie.
• Modulo della spesa: i dettagli richiesti per ogni spesa e quali sono obbligatori.
• Tariffa: un importo chilometrico per km o miglio, oppure un importo di diaria al giorno, assegnato alle persone.
• Entità legale: una delle società del tuo account Factorial. Determina valuta, imposte e conti.
• Valuta del documento: la valuta indicata sulla ricevuta.
• Importo / valuta rimborsabile: quanto viene rimborsato al dipendente e in quale valuta.
• Rimborso: restituire una spesa approvata, tramite payroll, un pagamento SEPA oppure Imposta come pagata dopo aver pagato in un altro modo.
• Voce di payroll: la riga della busta paga in cui compare una spesa rimborsata tramite payroll. Colleghi ogni categoria di spesa a una voce. Vedi Come configuro come appaiono le spese in busta paga?
• Centro di costo: un'etichetta per raggruppare i costi, ad esempio per reparto o progetto.
• Conto contabile: il conto del tuo piano dei conti in cui viene registrata una spesa.
• Carta Factorial: una carta aziendale fisica o virtuale emessa tramite Factorial. I suoi pagamenti diventano spese con carta.
• One: il nostro assistente AI. Può creare spese per te, aiutarti a verificarle e configurare il flusso di approvazione e i controlli spese.

Consigli e best practice

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

Vedo a schermo un termine che non è qui.
Consulta l'articolo correlato a quella schermata oppure chiedi a One cosa significa nella configurazione della tua azienda.

FAQ

1. Qual è la differenza tra un avviso e uno stato?

Lo stato indica a che punto si trova la spesa (ad esempio In attesa). Un avviso è un'informazione aggiuntiva per il revisore (ad esempio un possibile duplicato). Una spesa ha un solo stato e può avere più avvisi.

2. "Conflitto di categoria" è uno stato?

No. È un avviso che segnala che una spesa per un pasto cade in un giorno già coperto da una diaria.

3. Che fine hanno fatto le policy di spesa?

I controlli spese sostituiscono le policy di spesa. Le regole delle vecchie policy diventano controlli quando la tua azienda passa al nuovo sistema.