Os termos que vai encontrar no módulo Despesas e nos cartões Factorial, explicados por palavras simples. Consulte-o quando configurar o módulo Despesas, rever uma despesa ou tiver de explicar algo à sua equipa.

As despesas e como são criadas

• Despesa: algo que um/a colaborador/a pagou por motivos de trabalho e que é registado na Factorial para ser aprovado e, se necessário, reembolsado.
• Tipos de despesa: Despesa regular (justificada com um recibo ou uma fatura, como uma refeição ou um bilhete de comboio), Quilometragem (a distância percorrida em trabalho com o seu próprio veículo, paga de acordo com a taxa de quilometragem da sua empresa) e Ajuda de custo diária (um valor fixo por dia nas deslocações de trabalho, pago de acordo com a taxa de ajudas de custo da sua empresa).
• Despesa manual: criada pelo/a colaborador/a e normalmente paga do próprio bolso.
• Despesa com cartão: criada automaticamente a partir de um pagamento com cartão Factorial. Só tem de adicionar o recibo.
• Responsável pela despesa: o/a colaborador/a a quem pertence a despesa. Aplicam-se o seu fluxo de aprovação e o seu reembolso.
• Criar em nome de outra pessoa: criar uma despesa para outra pessoa; por exemplo, um/a assistente para o/a seu/sua gestor/a. A despesa continua a pertencer a essa outra pessoa.
• Grupo de despesas: várias despesas da mesma pessoa que são enviadas e revistas em conjunto; por exemplo, as de uma viagem.
• Leitura do recibo: a Factorial lê o recibo que adiciona e preenche a data, o montante, o fornecedor e os impostos.
• Utilizador/a de Despesas: um/a colaborador/a adicionado/a ao módulo Despesas, que pode criar despesas.

Estados

Uma despesa tem sempre um estado: Rascunho, Pendente, Alterações solicitadas, Rejeitado, Aprovado, No recibo de vencimento, Enviado para ser pago, Pago ou Pagamento revertido. Em Consulte os estados e alertas das despesas pode ver o que significa cada um.

Regras e aprovações

• Fluxo de aprovação: as regras da sua empresa que decidem quem revê uma despesa e quando. Configura-o a conversar com o ONE, o nosso assistente de IA.
• Aprovador/a: a pessoa a quem se pede que aprove uma despesa.
• Aprovação automática: uma regra que aprova algumas despesas sem intervenção de ninguém; por exemplo, as que passam nas verificações de despesas.
• Aprovador global de despesas: uma permissão que permite gerir por completo qualquer despesa que a pessoa consiga ver, sem passar pelo fluxo de aprovação.
• Repor o fluxo de aprovação: recomeçar a aprovação de uma despesa a partir do primeiro passo.
• Verificações de despesas: o ONE revê cada despesa de acordo com a sua política de despesas e atribui-lhe um resultado: Dentro da política, Aviso, Fora da política ou Não foi possível verificar.
• Sinalização grave / sinalização ligeira: a grave significa fora da política e a ligeira, convém rever. Nenhuma delas bloqueia a despesa.
• Alerta: um aviso para o/a aprovador/a, como um possível duplicado, uma refeição num dia já coberto por uma ajuda de custo diária ou uma despesa que estourou o orçamento. Os alertas nunca impedem o envio nem a aprovação.
• Orçamento: um montante que um grupo de pessoas pode gastar num período. As despesas são descontadas à medida que chegam.

Configurações e contabilidade

• Categoria / subcategoria: para que foi a despesa, como Refeições ou Táxis. As categorias são uma lista fixa; a sua empresa pode adicionar subcategorias.
• Formulário de despesas: os dados pedidos em cada despesa e quais são obrigatórios.
• Taxa: um valor de quilometragem por km ou milha, ou um valor de ajuda de custo por dia, atribuído às pessoas.
• Entidade legal: cada uma das empresas da sua conta Factorial. Determina a moeda, os impostos e as contas.
• Moeda do documento: a moeda que aparece no recibo.
• Montante e moeda reembolsáveis: quanto é devolvido ao/à colaborador/a e em que moeda.
• Reembolso: devolver o dinheiro de uma despesa aprovada, através do recibo de vencimento, de um pagamento SEPA ou com Marcar como pago depois de a pagar de outra forma.
• Rubrica salarial: a linha do recibo de vencimento onde aparece uma despesa reembolsada através do recibo de vencimento. Associa cada categoria de despesa a uma. Consulte Configure como as despesas aparecem no recibo de vencimento.
• Centro de custo: uma etiqueta para agrupar custos; por exemplo, por departamento ou por projeto.
• Conta de razão: a conta do seu plano de contas onde é registada uma despesa.
• Cartão Factorial: um cartão de empresa físico ou virtual emitido através da Factorial. Os seus pagamentos passam a despesas com cartão.
• ONE: o nosso assistente de IA. Pode criar despesas por si, ajudá-lo/a a revê-las e configurar o seu fluxo de aprovação e as verificações de despesas.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Vejo no ecrã um termo que não está aqui.
Consulte o artigo relacionado com esse ecrã ou pergunte ao ONE o que significa na configuração da sua empresa.

Perguntas frequentes

1. Qual é a diferença entre um alerta e um estado?
   O estado indica em que ponto do percurso está a despesa (por exemplo, Pendente). Um alerta é informação adicional para o/a aprovador/a (por exemplo, um possível duplicado). Uma despesa tem um único estado e pode ter vários alertas.
   
2. «Conflito de categoria» é um estado?
   Não. É um alerta que avisa que uma despesa de refeição coincide com um dia já coberto por uma ajuda de custo diária.
   
3. O que aconteceu às políticas de despesas?
   As verificações de despesas substituem as políticas de despesas. Quando a sua empresa faz a mudança, as regras das políticas anteriores passam a verificações.