Con la configuración de aprobación adecuada, la mayoría de los gastos se aprueban rápido y las personas solo dedican tiempo a lo que lo necesita. A continuación tienes ejemplos listos para adaptar a una startup, una pyme y una multinacional, con las frases exactas que puedes darle a ONE, nuestro asistente de IA. ONE las convierte en comprobaciones de gastos (¿el gasto cumple la política?) y en un flujo de aprobación (¿quién lo revisa?).

Cómo funcionan juntas las dos piezas

Descripción general

• Las comprobaciones de gastos leen cada gasto y le dan un resultado: Dentro de la política, Advertencia, Fuera de la política o No se ha podido comprobar.
• El flujo de aprobación decide qué pasa después: aprobar automáticamente, pedir la revisión de una persona o rechazar, según los datos del gasto y el resultado de las comprobaciones de gastos. Las reglas se refieren a roles, como «el manager del empleado», así que el flujo sigue funcionando cuando las personas cambian de equipo. Consulta todas las opciones en Configura el flujo de aprobación.

Qué necesitas: el permiso Puede acceder a la configuración de gastos y tener ONE activado en tu empresa.

Cómo usarlo

1. Ve a Configuración > Gastos, haz clic en Comprobaciones de gastos en Automatizaciones y después en Editar comprobaciones, y describe tu política. Consulta Comprueba los gastos según tu política de gastos.
2. En Configuración > Gastos, haz clic en Flujo de aprobación en Configuración y después en Editar, y describe quién aprueba qué. Consulta Configura el flujo de aprobación.
3. Revisa en la página lo que ha preparado ONE y haz clic en Guardar. No cambia nada hasta que guardas.

Startup (hasta unas 50 personas)

Objetivo: rapidez. Los fundadores no quieren aprobar cafés y todavía no hay equipo de finanzas.

Pídele tu flujo a ONE:

«Aprueba automáticamente los gastos que superen las comprobaciones de gastos y sean inferiores a 100 €. Envía todos los demás al manager del empleado. Si el empleado no tiene manager, envíalos al CEO.»

Pyme (de unas 50 a 500 personas)

Objetivo: que finanzas revise lo importante sin frenar el resto.

Pídele tu flujo a ONE:

«Aprueba automáticamente los gastos que superen las comprobaciones de gastos y sean inferiores a 200 €. Envía las advertencias y todo lo que supere los 200 € al manager del empleado. Después del manager, envía al equipo de finanzas los gastos de más de 1.000 € y todo lo que esté fuera de la política.»

Revisa el resumen de ONE antes de guardar (consulta la pregunta frecuente 5). Para añadir más comprobaciones, consulta la pregunta frecuente 7.

Multinacional (varias entidades legales o países)

Objetivo: el mismo control en todas partes, con equipos de finanzas locales responsables de su entidad.

Pídele tu flujo a ONE:

«Aprueba automáticamente los gastos que superen las comprobaciones de gastos y sean inferiores a 150 €. Envía todos los demás al manager del empleado. Después, envía los gastos de la entidad legal de España al equipo de finanzas de España y los de la entidad legal de Alemania al equipo de finanzas de Alemania. Como último paso, envía al director financiero los gastos de más de 5.000 €.»

Consejos y buenas prácticas

• Empieza por algo sencillo. Uno o dos pasos bastan para la mayoría de las empresas. Añade pasos solo cuando veas una necesidad real.
• Decide qué pasa con los gastos que no se han podido comprobar para que nada se apruebe sin que nadie lo mire.
• Usa roles, no nombres, para que el flujo siga funcionando cuando entra o se va alguien.
• Pídele a ONE que te explique tu flujo («explícame mi flujo de aprobación») y revísalo una vez por trimestre.

Artículos relacionados: Configura el flujo de aprobación · Comprueba los gastos según tu política de gastos · Consigue que tu equipo envíe bien los gastos a la primera

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un gasto ha llegado a la persona equivocada.
Se aplica la primera regla que coincide. Asegúrate de que las reglas específicas van antes que las generales y de que el empleado tiene un manager en su perfil.

ONE no responde en la página Flujo de aprobación.
Vuelve a cargar la página e inténtalo de nuevo. Si el problema continúa, contacta con soporte.

Todavía llegan demasiados gastos a una persona.
Mira qué comprobaciones dan advertencias con más frecuencia. Ajusta la regla o deja que las advertencias por debajo de un importe pequeño se aprueben automáticamente.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo seguir eligiendo a los aprobadores por niveles, como antes?

Sí, con tus propias palabras: «primero el manager y después finanzas» es un flujo de dos pasos.

2. ¿Necesito las comprobaciones de gastos para automatizar las aprobaciones?

No. Puedes aprobar automáticamente solo por importe. Las comprobaciones de gastos lo hacen más seguro, porque solo pasan los gastos que cumplen tu política.

3. ¿Las comprobaciones impiden que un empleado envíe un gasto?

No. Las comprobaciones nunca impiden enviar ni aprobar. Tu flujo decide qué hacer con el resultado.

4. ¿Qué ha pasado con nuestros antiguos grupos de aprobación y políticas de gastos?

Los grupos de aprobación se han convertido en tu flujo de aprobación y las políticas de gastos, en comprobaciones de gastos, así que tus reglas se han mantenido.

5. En el ejemplo de la pyme, ONE ha enviado a finanzas gastos con una advertencia. ¿Es normal?

Puede pasar: ONE también puede enviar a finanzas los gastos con una advertencia, no solo los que están fuera de la política. Revisa el resumen de ONE antes de guardar y, si no es lo que quieres, díselo; por ejemplo: «envía a finanzas solo los gastos fuera de la política, no las advertencias».

6. ¿Dónde están las comprobaciones de gastos y el flujo de aprobación en Configuración?

Los dos están en Configuración > Gastos: Comprobaciones de gastos en Automatizaciones y Flujo de aprobación en Configuración.

7. ¿Qué comprobaciones de gastos debo añadir según el tamaño de mi empresa?

• Startup: las predefinidas, más tus uno o dos límites reales; por ejemplo, «Comidas: 30 € por persona como máximo».
• Pyme: límites semanales o mensuales por categoría, plazos (por ejemplo, 30 días para enviar) y facturas detalladas con IVA a partir de un importe.
• Multinacional: reglas solo para algunas personas (por ejemplo, límites de hotel distintos según el país), comprobaciones de moneda y viajes en business o primera clase marcados con una advertencia.

8. ¿Qué pasa si un gasto no coincide con ninguna de mis reglas?

Indica lo que quieres en tu primera petición; por ejemplo, «envía todos los demás al manager del empleado», como en los ejemplos anteriores, para que todos los gastos tengan un siguiente paso. Después, revisa el resumen de ONE antes de guardar.