La configuración de aprobaciones adecuada deja pasar rápido la mayoría de los gastos y dedica el tiempo de las personas solo a donde hace falta. A continuación encontrarás ejemplos listos para adaptar para una startup, una pyme y una multinacional, con las palabras exactas que debes darle a One, nuestro asistente de IA. One los convierte en Controles de gastos (¿el gasto cumple con la política?) y en un flujo de aprobación (¿quién lo revisa?).

Cómo funcionan juntas las dos piezas

Descripción general

• Los Controles de gastos leen cada gasto y le dan un resultado: Dentro de la política, Advertencia, Fuera de la política o No se pudo revisar.
• El flujo de aprobación decide qué pasa después: aprobar automáticamente, pedirle la aprobación a una persona o rechazar, según los datos del gasto y el resultado de sus Controles de gastos. Las reglas apuntan a roles, como "el gerente del colaborador", así que el flujo sigue funcionando cuando las personas cambian de equipo. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación? para ver todas las opciones.

Qué necesitas: el permiso Puede acceder a la configuración de gastos y tener One habilitado en tu empresa.

Cómo usarlo

1. Ve a Configuración > Gastos, haz clic en Controles de gastos en Automatizaciones, luego en Editar controles, y describe tu política. Consulta ¿Cómo reviso los gastos según mi política de gastos?
2. En Configuración > Gastos, haz clic en Flujo de aprobación en Configuración, luego en Editar, y describe quién aprueba qué. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
3. Revisa en la página lo que One preparó y haz clic en Guardar. No cambia nada hasta que guardes.

Startup (hasta unas 50 personas)

Objetivo: rapidez. Los fundadores no quieren aprobar un café y todavía nadie tiene un equipo de finanzas.

Pídele a One tu flujo:

"Aprueba automáticamente los gastos que pasen los controles de gastos y sean menores a $100. Envía todo lo demás al gerente del colaborador. Si el colaborador no tiene gerente, envíalo al CEO."

Pyme (de unas 50 a 500 personas)

Objetivo: una revisión de finanzas sobre lo que importa, sin frenar el resto.

Pídele a One tu flujo:

"Aprueba automáticamente los gastos que pasen los controles de gastos y sean menores a $200. Envía las advertencias y todo lo que supere los $200 al gerente del colaborador. Después del gerente, envía los gastos de más de $1,000 y todo lo que esté fuera de la política al equipo de finanzas."

Revisa el resumen de One antes de guardar (consulta la pregunta frecuente 5). Más controles que puedes agregar: consulta la pregunta frecuente 7.

Multinacional (varias entidades legales o países)

Objetivo: el mismo control en todos lados, con equipos de finanzas locales a cargo de su entidad.

Pídele a One tu flujo:

"Aprueba automáticamente los gastos que pasen los controles de gastos y sean menores a $150. Envía todo lo demás al gerente del colaborador. Luego envía los gastos de la entidad legal de España al equipo de finanzas de España y los de la entidad legal de Alemania al equipo de finanzas de Alemania. Envía los gastos de más de $5,000 al CFO como último paso."

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un gasto fue a la persona equivocada.
Gana la primera regla que coincide. Asegúrate de que las reglas específicas estén antes que las generales y de que el colaborador tenga un gerente en su perfil.

One no responde en la página de Flujo de aprobación.
Vuelve a cargar la página e inténtalo de nuevo. Si el problema continúa, comunícate con soporte.

Todavía llegan demasiados gastos a una persona.
Revisa qué controles dan advertencias con más frecuencia. Ajusta la regla o deja que las advertencias por un importe pequeño se aprueben automáticamente.

Preguntas frecuentes

1. ¿Todavía puedo elegir aprobadores por nivel, como antes?

Sí, con tus propias palabras: "primero el gerente y luego finanzas" es un flujo de dos pasos.

2. ¿Necesito los Controles de gastos para automatizar las aprobaciones?

No. Puedes aprobar automáticamente solo por importe. Los Controles de gastos lo hacen más seguro, porque solo pasan los gastos que cumplen con tu política.

3. ¿Los controles impiden que un colaborador envíe un gasto?

No. Los controles nunca bloquean el envío ni la aprobación. Tu flujo decide qué pasa con el resultado.

4. ¿Qué pasó con nuestros grupos de aprobación y políticas de gastos anteriores?

Los grupos de aprobación se convirtieron en tu flujo de aprobación y las políticas de gastos se convirtieron en Controles de gastos, así que se conservaron tus reglas.

5. En el ejemplo de la pyme, One envió a finanzas gastos con una advertencia. ¿Es lo esperado?

Puede pasar: One también puede enviar a finanzas los gastos con una advertencia, no solo los que están fuera de la política. Revisa el resumen de One antes de guardar y, si no es lo que quieres, díselo a One, por ejemplo: "envía a finanzas solo los gastos fuera de la política, no las advertencias".

6. ¿Dónde están los Controles de gastos y el flujo de aprobación en Configuración?

Ambos están en Configuración > Gastos: Controles de gastos en Automatizaciones y Flujo de aprobación en Configuración.

7. ¿Qué Controles de gastos debo agregar según el tamaño de mi empresa?

• Startup: el conjunto predefinido, más uno o dos de tus límites reales, por ejemplo "Comidas: máximo $30 por persona".
• Pyme: límites semanales o mensuales por categoría, plazos (por ejemplo, 30 días para enviar) y facturas detalladas con IVA a partir de un importe.
• Multinacional: reglas solo para algunas personas (por ejemplo, distintos límites de hotel según el país), controles de moneda y viajes en clase ejecutiva o primera clase marcados como advertencia.

8. ¿Qué pasa si un gasto no coincide con ninguna de mis reglas?

Di lo que quieres en tu primera solicitud, por ejemplo "envía todo lo demás al gerente del colaborador", como hacen los ejemplos anteriores, para que cada gasto tenga un siguiente paso. Luego revisa el resumen de One antes de guardar.