Al enviar un gasto en Factorial, este pasa por diferentes estados según su etapa en el flujo de aprobación y pago. En ocasiones, también puedes ver alertas que ofrecen contexto adicional sobre tu gasto.
Estados de gastos
Los estados de gastos ayudan a los empleados y gerentes a comprender dónde se encuentra un gasto en el flujo de trabajo, desde la creación del borrador hasta el reembolso.
- Borrador: el gasto se ha creado, pero aún no se ha enviado para su aprobación.
- Pendiente: el gasto se ha enviado y está esperando la revisión del/la manager/aprobador/a.
- Cambios solicitados: el/la revisor/a solicitó que actualices o corrijas información (por ejemplo, documento faltante, categoría incorrecta).
- Rechazado: El gasto no fue aprobado. Deberás contactar a tu manager o responsable de aprobación para comprender el motivo.
- Aprobado: El gasto ha sido validado y está listo para avanzar al pago.
- Enviado a pagar: el gasto ha sido programado para su pago (mediante nómina o transferencia SEPA, según la configuración de su empresa).
- Pagado: El gasto ha sido reembolsado.
- Gasto duplicado: para gastos regulares o viáticos (per diem), si dos entradas parecen ser iguales, las marcamos de esta manera.
- Conflicto de categorías: para un gasto regular y un viático (per diem): si se superponen en las mismas fechas para las categorías de Alimentos y bebidas, los marcamos de esta manera.
Alertas
A veces, los gastos pueden mostrar alertas para ayudar a los revisores a tomar decisiones:
- Fuera de política: el gasto no sigue una de las reglas de política de gastos de tu empresa (por ejemplo, supera la asignación máxima diaria de comidas).
- Fuera de presupuesto: El gasto excede el presupuesto asignado. Le/la manager/revisor verá esta alerta durante la aprobación.
Una alerta no significa que tu gasto se rechace automáticamente; es simplemente una señal para que las personas que tienen que revisar la consideren durante el proceso de aprobación.
Preguntas frecuentes
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¿Las alertas significan que mi gasto es rechazado?
No. Las alertas son advertencias para los roles de revisores, pero aún pueden aprobar el gasto.
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¿Cuánto tiempo tarda en pagarse un gasto aprobado?
Depende del ciclo de reembolso de tu empresa (nómina o transferencia bancaria).
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¿Puedo editar un gasto después de enviarlo?
Solo si la persona que revisa solicita cambios. De lo contrario, deberá eliminarlo y volver a enviarlo.