Lorsque vous soumettez une dépense dans Factorial , elle passe par différents statuts selon son stade d'approbation et de paiement. Des alertes peuvent également parfois vous fournir des informations supplémentaires sur votre dépense.
Statuts des dépenses
Les statuts de dépenses aident les employés et les gestionnaires à comprendre où se trouve une dépense dans le flux de travail, de la création du brouillon au remboursement.
- Brouillon - La dépense a été créée mais pas encore soumise pour approbation.
- En attente - La dépense a été soumise et attend l'examen du gestionnaire/approbateur.
- Modifications demandées - Le réviseur vous a demandé de mettre à jour ou de corriger des informations (par exemple, document manquant, catégorie incorrecte).
- Rejeté – La dépense n'a pas été approuvée. Vous devrez contacter votre responsable/approbateur pour en connaître la raison.
- Approuvé - La dépense a été validée et est prête à passer au paiement.
- Envoyée pour être payée - La dépense a été programmée pour être payée (par bulletin de paie ou virement SEPA, selon les paramètres de votre entreprise).
- Payé - La dépense a été remboursée.
- Dépense en double - Pour les dépenses régulières ou les indemnités journalières, si deux entrées semblent identiques , nous les signalons de cette façon.
- Conflit de catégorie - Pour une dépense régulière et un per diem : s'ils se chevauchent aux mêmes dates pour les catégories Alimentation et boissons , nous les signalons de cette façon.
Alertes
Parfois, les dépenses peuvent afficher des alertes pour aider les évaluateurs à prendre des décisions :
- Hors politique - La dépense ne respecte pas l'une des règles de la politique de dépenses de votre entreprise (par exemple, au-dessus de l'indemnité journalière maximale pour les repas).
- Hors budget : la dépense dépasse le budget alloué. Le responsable/réviseur verra cette alerte lors de l'approbation.
Une alerte ne signifie pas que votre dépense est automatiquement rejetée : c'est simplement un signal que les réviseurs doivent prendre en compte lors du processus d'approbation.
FAQ
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Les alertes signifient-elles que ma dépense est rejetée ?
Non. Les alertes sont des avertissements adressés aux réviseurs, mais ils peuvent toujours approuver la dépense.
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Combien de temps faut-il pour qu'une dépense approuvée soit payée ?
Cela dépend du cycle de remboursement de votre entreprise (bulletin de paie ou virement bancaire).
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Puis-je modifier une dépense après la soumission ?
Uniquement si le réviseur demande des modifications. Sinon, vous devrez supprimer et soumettre à nouveau.